ELO ECM Suite 23

ECM ist eine Abkürzung und die genannten Buchstaben stehen für Enterprise Content Management. Darunter versteht man eine unternehmensweite Software, die Informationen sicher verwaltet, strukturiert sowie digitalisiert.

Die ELO ECM Suite ist eine digitale Plattform für effektives Dokumenten- und Informationsmanagement.
Sie erleichtert die tägliche Arbeit mit Dokumenten und die Zusammenarbeit in Unternehmen. Dabei wird die höchste Sicherheit für alle Inhalte garantiert.

Befindet sich ein Dokumentenarchiv in Ihrem Firmenkeller? Wagen Sie stattdessen mit Ihrem Unternehmen die Einführung des ECM-Systems ELO ECM Suite. Denn so sparen Sie Platz und Geld.
Setzen Sie eine digitale Archivierung von Dokumenten um und ermöglichen Sie so den Zugriff auf Daten und Informationen an einem zentralen Ort sowie die Speicherung gemäß gesetzlicher Anforderungen. Das System fungiert wie eine klassische Ablagestruktur mit digitalen Schränken, Ordnern und Registerkarten.

Die ELO ECM Suite garantiert die sichere Verwaltung wertvoller Geschäftsdaten. Die Datensicherheit wird durch folgende Maßnahmen gewährleistet:

• 256 Bit AES-Verschlüsselung
• bis zu 2 Millionen Schlüsselkreise
• individuelle Berechtigungsvergabe für bestimmte Dokumente oder Benutzer

Generell ist der Datenschutz von ECM-Systemen wichtig. Das ist beispielsweise für das Personalwesen relevant. Hier sollten Interessierte berücksichtigen, dass die Lösungen DSGVO-konform sind. Auf die ELO ECM SUITE trifft dies zu. Die Ablage von Daten geschieht gemäß GoBD und der Einhaltung der Datenschutzrichtlinien der EU-DSGVO.

Wer digitale Dokumente nutzt und sich von der Papier-Variante verabschiedet, profitiert von vielen Vorteilen. 

ECM-Systeme wie die ELO ECM Suite erlauben eine Versionierung, sodass alle Beteiligten immer die aktuelle Variante eines Dokuments besitzen, ohne dass in Mail-Eingängen unterschiedliche Versionen im Umlauf sind. Das vereinfacht Prozesse und spart Zeit. Es ist nämlich immer transparent nachvollziehbar, wie weit der Bearbeitungsprozess ist. Zudem funktioniert die Dokumentenablage besser und Inhalte lassen sich über eine intelligente Suche einfach auffinden.
Unternehmensdokumente sind außerdem direkt analysierbar und Ergebnisse lassen sich für Geschäftsziele verarbeiten und nutzen.

Sie nutzen bereits verschiedene Softwaresysteme und haben Sorge, dass Sie komplett umsteigen müssen? Diese Bedenken sind unbegründet, denn die ELO ECM Suite punktet mit einer flexiblen Anbindung an vorhandenen Softwarelösungen und erlaubt eine einfache Integration. Unterstützt werden beispielsweise Microsoft 365, SAP, andere ERP- oder CRM-Systeme wie Saleforce. Gestalten Sie Ihre IT-Landschaft nach eigenen Bedürfnissen.

Dass Daten und Informationen dank eines digitalen Dokumentenmanagement einfacher auffindbar sind, klingt in der Theorie nachvollziehbar. Doch wie sieht das in der Praxis in der ELO ECM Suite aus?

• Suchen lassen sich über konkrete Stichpunkte, Daten und Inhalte ausführen
• Die intelligente Suche lässt sich nach Personen ausrichten, die ein Dokument erstellt oder gesendet haben
• Die Suche lässt sich nach speziellen Dokumenteninhalten ausrichten und nicht nur nach Dateinamen
• Die Filterung nach bestimmten Dateitypen wie z. B. PDF erleichtert das Auffinden der gesuchten Inhalte

Werden Prozessabläufe mit einem ECM-System wie der ELO ECM Suite automatisiert, lassen sich Workflows abbilden. Das spart Zeit und Geld und macht Arbeitsschritte transparent und gestaltet diese effizienter. Dazu zählen: 

• Die Freigabe von Dokumenten ohne große Wartezeiten
• Individuelle Prozesse lassen sich in kürzester Zeit modellieren
• Prozessvisualisierungen für einen Überblick über den aktuellen Status

In der ELO ECM Suite wird zwischen drei verschiedenen Workflows unterschieden, die erstellbar sind.
Ad-hoc-Workflows eignen sich u. a. für einfache Freigabeprozesse.
Standard-Workflows dienen zur Darstellung von komplexeren Unternehmensvorgängen. Dank des Workflow-Designers, der die Automation intuitiv ermöglicht, funktioniert dies aufgrund des Low-Code Ansatzes ohne größere Hürden. Für Automationsaufgaben auf Client- und Serverebene ist jedoch die Komponente ELO-Flows notwendig. 
Formular-Workflows sind darauf ausgelegt digitale Formulare zu erstellen. Das ist für Buchungsformulare, Urlaubsanträge oder Rechnungsformulare eine hilfreiche Funktion.

Mit der ELO ECM Suite verbessern Sie die interne Collaboration, denn eine ideale Kommunikation in Arbeitsgruppen ist ebenso wichtig, wie die Automation des Dokumentenmanagements.
Chat-Funktionen erfreuen sich in diesem Bereich einer großen Beliebtheit. Hier kommt zudem ebenfalls die Systemoffenheit der ELO ECM Suite zum Tragen, denn es besteht eine Kompatibilität zu Microsoft Teams, über das nicht nur gechattet, sondern außerdem auf Informationen von ELO zugegriffen werden kann.
Gemeinsam lässt sich im Team beispielsweise in einem Microsoft 365 Dokument arbeiten und ELO bietet mit dem ELO Workspace zudem ein eigenes Tool, um die Projektarbeit zu realisieren.

Ja, mit der ELO ECM Suite kann Ihr Unternehmen wichtige Einblicke in eigene Geschäftsdaten erhalten und diese gewinnbringend darstellen und bewerten. Zu den Funktionen gehören:

• Die effiziente und schnelle Analyse von großen Datenmengen
• Die Visualisierung von Daten z. B. in Diagrammen oder Kennzahlen
• Die Verknüpfung von Daten aus verschiedenen Quellen

Der Zugriff auf die Inhalte der ELO ECM Suite ist sehr flexibel. Das funktioniert entweder an einem PC, ist aber auch mobil und von unterwegs aus möglich. Denn die ELO ECM Suite ist via iOS oder Android nutzbar und wird daher auch per Smartphone oder Tablet unterstützt.