ELO Office, Professional, Enterprise: ¿qué ELO te conviene?

Para muchas pequeñas empresas y profesionales autónomos, ELOoffice fue la puerta de entrada al archivo digital. Pero su venta se interrumpió hace tiempo, y el 31 de diciembre de 2026 termina el soporte. Si todavía trabajas con ELOoffice, solo te quedan unas pocas semanas para planificar el cambio.

Al mismo tiempo, a mucha gente la familia de productos le resulta confusa: ¿cuál es la diferencia entre ELOprofessional y ELOenterprise? ¿Qué significa ELO ECM Suite? ¿Qué versión es la actual y existe ELO también en la nube?

En esta guía tienes la visión general completa: qué productos ELO existen y para quién están pensados, cuál es el sucesor oficial de ELOoffice, cómo llevarte tus datos, en qué se diferencian ELOprofessional y ELOenterprise, qué modelos de operación hay y de qué dependen los costes.

Como DOCSHERO® somos ELO Business Partner certificado y llevamos más de 20 años implantando ELO en empresas de todos los tamaños y sectores, desde diez puestos de trabajo hasta grandes grupos empresariales.

Información actualizada a: 3 de noviembre de 2026.

• ELOoffice está descatalogado: la venta se interrumpió en 2024 y el soporte termina el 31 de diciembre de 2026. Ya no hay actualizaciones de funciones.
• Sucesor oficial: ELOprofessional for Small Business, una solución en la nube para 3, 5 o 10 usuarios, por suscripción, solo para clientes existentes de ELOoffice 11 con sede en Alemania. Como alternativa, es posible cambiar a ELOprofessional.
• ELOprofessional y ELOenterprise son las dos ediciones de la ELO ECM Suite: Professional para medianas empresas sobre Windows, Enterprise para entornos grandes, distribuidos y multicliente.
• La versión actual es ELO ECM Suite 25.0 LTS. Desde ELO 21 hay feature releases a lo largo del año y cada dos años una versión con soporte a largo plazo.
• ELO se adquiere a través de Business Partners certificados. Los costes dependen de la edición, los usuarios, los módulos y el modelo de operación.

ELO significa originalmente «Elektronischer Leitz Ordner» (archivador electrónico Leitz). La marca nació en el grupo empresarial Louis Leitz y en 1998 ELO Digital Office GmbH, con sede en Stuttgart, se independizó. Hoy trabajan para ELO unas 1030 personas, unas 500 de ellas en Alemania. ELO es uno de los principales fabricantes de gestión de contenidos empresariales y vende su software exclusivamente a través de partners.

A menudo se describe ELO como un «DMS». Pero eso se queda corto. Un sistema de gestión documental es la base: archivar, encontrar y versionar documentos. Sin embargo, ELO cubre todos los niveles superiores. Con flujos de trabajo, expedientes, archivo de correo electrónico e interfaces se convierte en ECM (Enterprise Content Management). Cuando se conecta y analiza la información de todos los sistemas, se habla de EIM (Enterprise Information Management). Y con IA en varios niveles que apoya los procesos y al personal, se suma el siguiente nivel: la gestión del conocimiento con IA.

Por eso ELO es hoy una completa plataforma de digitalización. Sobre la misma base funcionan la entrada de facturas, la gestión de contratos, el expediente de personal, el archivo de correo electrónico, los flujos de trabajo y la asistencia con IA.

Durante mucho tiempo, ELO se componía de tres líneas de producto: ELOoffice para pequeñas empresas, ELOprofessional para medianas empresas y ELOenterprise para grandes grupos. ELOoffice ya está descatalogado. Professional y Enterprise siguen existiendo, y ambas son ediciones de la ELO ECM Suite. Así pues, la ECM Suite no es otro producto junto a ellas, sino el nombre del software al que pertenecen.

Sobre esta base se apoyan las ELO Business Solutions: soluciones especializadas listas para usar en procesos típicos, que se pueden adaptar a tu empresa. Y si no quieres operar ELO por tu cuenta, utilizas un modelo en la nube, ya sea del propio ELO o de un Business Partner.

ELOoffice era la solución de entrada de ELO: un archivo para hasta diez usuarios en red, con hasta 200.000 documentos por archivo en un máximo de cuatro archivos. La última versión fue ELOoffice 11.02. En septiembre de 2024, ELO interrumpió la venta. La tienda online cerró a finales de octubre de 2024, y las últimas licencias y actualizaciones estuvieron disponibles en distribuidores especializados hasta el 31 de diciembre de 2024.

Desde entonces no hay funciones nuevas, solo actualizaciones de seguridad. El soporte por teléfono, ticket y online está disponible hasta el 31 de diciembre de 2026. Después, estarás utilizando un software sin asistencia del fabricante.

¿Qué significa esto en la práctica? Si surgen problemas tras una actualización de Windows, con nuevos requisitos como la factura electrónica o al cambiar de ordenador, ya nadie podrá ayudarte. Al mismo tiempo, ELOoffice suele contener el archivo completo de una empresa: facturas, contratos, correspondencia, es decir, justo los documentos que debes conservar durante años. Ahora es, como muy tarde, el momento adecuado para planificar el cambio.

El sucesor oficial se llama ELOprofessional for Small Business. ELO lo presentó en mayo de 2025 para clientes existentes de ELOoffice 11. Los datos clave:

• Solo en la nube: la solución funciona como servicio en la nube; no está prevista una versión de compra.
• Tres tamaños: para 3, 5 o 10 usuarios, con modelo de suscripción.
• Para clientes de ELOoffice 11 en Alemania: al hacer el pedido necesitas un justificante de compra de ELOoffice 11.
• Venta a través de partners: los pedidos se realizan exclusivamente a través de ELO Cloud Partners autorizados.
• Con herramienta de migración: los datos de ELOoffice 11 pueden transferirse, incluidos los derechos de usuario.
• Funciones: entre otras, visor de facturas electrónicas, diseñador de formularios, flujos de trabajo ad hoc, reconocimiento de texto, búsqueda de texto completo y workspaces.

Si esto no encaja contigo, por ejemplo porque tienes más de diez usuarios, quieres operar ELO en tus propios servidores o necesitas soluciones especializadas como un flujo de trabajo para facturas, el cambio a ELOprofessional es el segundo camino. Ofrece todas las funciones de la ELO ECM Suite y puede operarse en tus propios servidores o en la nube de un partner.

En cualquier cambio rige lo mismo: las obligaciones de conservación siguen vigentes. Las facturas y los justificantes contables debes conservarlos ocho años; los libros y las cuentas anuales, diez años, de forma completa, inalterable y evaluable. Por eso, una migración bien hecha no solo transfiere archivos, sino también metadatos, anotaciones y referencias al estándar de ELO.

Para la mayoría de las medianas empresas, ELOprofessional es la opción adecuada. Funciona en servidores Windows, todos los procesos del servidor están en un solo host, y los flujos de trabajo, los expedientes, el archivo de correo electrónico, las Business Solutions y la IA están disponibles en su totalidad.

ELOenterprise muestra sus puntos fuertes cuando todo se vuelve grande y exigente: muchas sedes, alta disponibilidad, balanceo de carga entre varios servidores, servidores Linux o varios clientes en un mismo sistema, por ejemplo para un grupo empresarial o un proveedor de servicios que opera ELO para varios clientes.

Como ambas ediciones comparten el mismo núcleo funcional, la decisión es sobre todo una cuestión de arquitectura. Por eso, importa menos la pregunta «¿Qué necesitamos hoy?» que «¿Dónde queremos estar dentro de cinco años?». Justo eso es lo que aclaramos en un análisis como HEROscope antes de comprar una licencia.

La versión actual es la ELO ECM Suite 25.0 LTS. La documentación sigue recogiendo también la versión anterior 23.0 LTS.

Desde ELO 21 hay dos tipos de versiones: las feature releases, que aportan nuevas funciones a lo largo del año, y las versiones LTS (Long Term Support), que se publican cada dos años y tienen soporte durante un periodo especialmente largo. Para las empresas que valoran más la estabilidad que cada nueva función, las versiones LTS son la primera opción. Si usas ELO en la nube, recibes las actualizaciones automáticamente y trabajas siempre con la versión más reciente. Si operas ELO por tu cuenta, planificas las actualizaciones, la monitorización y las copias de seguridad tú mismo o con tu partner.

ELO 25 apuesta sobre todo por el low-code y la IA: los procesos se pueden conectar con ELO Flows sin programar, y ELO Assistant resume contenidos, responde preguntas y analiza documentos, respetando los permisos del archivo. Ambos son componentes estándar del servidor de ELO, no Business Solutions ni integraciones adicionales. La IA de ELO puede funcionar con modelos de lenguaje propios o con un proveedor de IA de tu elección.

Según el rol, se trabaja en distintas interfaces: en el ELO Java Client, en el ELO Web Client desde el navegador, en el ELO Desktop Client con integración de Microsoft Office o, en movilidad, en la ELO App para Android e iOS.

• Nube (software como servicio): ELO funciona en un centro de datos y lo opera el fabricante o un Business Partner. Usas el software por suscripción, las actualizaciones llegan automáticamente y no necesitas servidores propios. En DOCSHERO®, es nuestra HEROcloud.
• Servicio gestionado: un Business Partner opera ELO para ti, en un servidor o una máquina virtual que supervisa, actualiza y respalda.
• In-house: ELO funciona en tus propios servidores o en tu nube privada. Tienes el control total, pero también te encargas tú mismo de la operación, las actualizaciones, la monitorización y las copias de seguridad.

El modelo adecuado depende de tu TI. Si no quieres mantener una infraestructura de servidores propia, normalmente te irá mejor con la nube. Si conectas muchos sistemas locales o tienes requisitos internos estrictos, te inclinarás más por servidores propios.

Nuestra propia oferta en la nube se llama HEROcloud: ELO en nuestra infraestructura en centros de datos alemanes, con arquitectura Kubernetes, monitorización y copias de seguridad automáticas. Además, operamos ELO como alojamiento en máquinas virtuales o acompañamos la operación en tus propios servidores.

A ello se suman otras soluciones como ELO HR Recruiting, ELO Visitor, ELO Meeting, ELO Learning o ELO eRecords, así como integraciones con otros sistemas. Se puede conectar prácticamente cualquier sistema de terceros, mediante una integración estándar del fabricante o una integración a medida para ese sistema concreto. Con ELO for SAP ERP vinculas documentos con operaciones en SAP; la base para ello es nuestra integración con SAP. Con ELO for DATEV conectas ELO con la contabilidad, y también se pueden integrar Microsoft 365, Microsoft Dynamics 365 y Salesforce.

La gran ventaja: todas las soluciones funcionan en la misma plataforma y utilizan el mismo archivo a prueba de auditorías. Puedes empezar con un área, por ejemplo la entrada de facturas, y añadir más adelante contratos, expediente de personal o archivo de correo electrónico sin implantar un sistema nuevo. Las ELO Business Solutions son la forma más rápida de empezar.

El precio de ELO depende de varios factores:

• Edición: ELOprofessional, ELOenterprise o la variante Small Business.
• Número de usuarios: cuántas personas trabajan con ELO.
• Módulos: qué Business Solutions e integraciones necesitas.
• Modelo de operación: nube por suscripción, servicio gestionado o servidores propios. Todos los modelos de operación están disponibles también por suscripción; ELO amplió notablemente el modelo de suscripción mensual con la versión 25.
• Implantación: análisis, configuración, migración, formación y soporte continuo por parte del partner.

Los costes de licencia suelen ser la parte más pequeña. Cuánto cuesta la implantación depende sobre todo de cuántos procesos quieras reflejar y de cuántos datos históricos quieras transferir. Por eso, los costes de ELO en conjunto se componen de licencias o suscripción, implantación, formación y mantenimiento continuo. Para una oferta concreta, lo mejor es que veamos juntos lo que realmente necesitas.

Información actualizada a: 3 de noviembre de 2026. Los nombres de producto, las versiones y las fechas pueden cambiar; prevalece la información actual de ELO Digital Office. DOCSHERO® es ELO Business Partner certificado.

• ELOoffice: información importante sobre ELOoffice (fin de la venta, soporte hasta el 31.12.2026, en alemán)
• ELOoffice: producto alternativo ELOprofessional for Small Business (en alemán)
• Documentación de ELO: diferencia entre ELOprofessional y ELOenterprise
• ELO ECM Suite: modelos de operación y soluciones
• Documentación de ELO (versiones actuales, en alemán)