ELO Office, Professional, Enterprise: quale ELO fa per te?

Per molte piccole imprese e lavoratori autonomi, ELOoffice è stato il punto di ingresso nell’archiviazione digitale. Ma la vendita è stata interrotta da tempo e il 31 dicembre 2026 termina il supporto. Se lavori ancora con ELOoffice, ti restano quindi solo poche settimane per pianificare il passaggio.

Allo stesso tempo, per molti la famiglia di prodotti è poco chiara: qual è la differenza tra ELOprofessional ed ELOenterprise? Che cosa significa ELO ECM Suite? Qual è la versione attuale ed esiste ELO anche in cloud?

In questa guida trovi la panoramica completa: quali prodotti ELO esistono e a chi sono destinati, qual è il successore ufficiale di ELOoffice, come portare con te i tuoi dati, in cosa differiscono ELOprofessional ed ELOenterprise, quali modelli di esercizio esistono e da cosa dipendono i costi.

Come DOCSHERO® siamo ELO Business Partner certificato e da oltre 20 anni introduciamo ELO in aziende di ogni dimensione e settore, da dieci postazioni di lavoro fino ai grandi gruppi.

Informazioni aggiornate al: 3 novembre 2026.

• ELOoffice è fuori produzione: la vendita è stata interrotta nel 2024 e il supporto termina il 31 dicembre 2026. Già ora non ci sono più aggiornamenti funzionali.
• Successore ufficiale: ELOprofessional for Small Business, una soluzione cloud per 3, 5 o 10 utenti, in abbonamento, solo per i clienti esistenti di ELOoffice 11 con sede in Germania. In alternativa è possibile passare a ELOprofessional.
• ELOprofessional ed ELOenterprise sono le due edizioni della ELO ECM Suite: Professional per le medie imprese su Windows, Enterprise per ambienti grandi, distribuiti e multi-tenant.
• La versione attuale è ELO ECM Suite 25.0 LTS. Da ELO 21 ci sono feature release nel corso dell’anno e ogni due anni una versione con supporto a lungo termine.
• ELO è disponibile tramite Business Partner certificati. I costi dipendono da edizione, utenti, moduli e modello di esercizio.

In origine ELO sta per «Elektronischer Leitz Ordner» (raccoglitore elettronico Leitz). Il marchio è nato all’interno del gruppo Louis Leitz e nel 1998 ELO Digital Office GmbH, con sede a Stoccarda, è diventata indipendente. Oggi per ELO lavorano circa 1.030 persone, circa 500 delle quali in Germania. ELO è tra i principali produttori di soluzioni di Enterprise Content Management e vende il proprio software esclusivamente tramite partner.

Spesso ELO viene definito un «DMS». Ma è riduttivo. Un sistema di gestione documentale è la base: archiviare, trovare e versionare i documenti. ELO però copre tutti i livelli superiori. Con workflow, fascicoli, archivio e-mail e interfacce diventa ECM (Enterprise Content Management). Quando le informazioni di tutti i sistemi vengono collegate e analizzate, si parla di EIM (Enterprise Information Management). E con l’IA su più livelli, che supporta processi e collaboratori, si aggiunge il livello successivo: la gestione della conoscenza con l’IA.

Per questo oggi ELO è una piattaforma di digitalizzazione completa. Sulla stessa base funzionano ricezione delle fatture, gestione dei contratti, fascicolo del personale, archiviazione delle e-mail, workflow e assistenza con l’IA.

Per molto tempo ELO si è articolato in tre linee di prodotto: ELOoffice per le piccole imprese, ELOprofessional per le medie imprese ed ELOenterprise per i grandi gruppi. ELOoffice è ormai fuori produzione. Professional ed Enterprise esistono ancora ed entrambe sono edizioni della ELO ECM Suite. La ECM Suite non è quindi un altro prodotto accanto a loro, ma il nome del software di cui fanno parte.

Su questa base poggiano le ELO Business Solutions: soluzioni specialistiche pronte all’uso per processi tipici, che si possono adattare alla propria azienda. E se non vuoi gestire ELO in autonomia, utilizzi un modello cloud, offerto da ELO stessa o da un Business Partner.

ELOoffice era la soluzione entry level di ELO: un archivio per un massimo di dieci utenti in rete, con fino a 200.000 documenti per archivio e al massimo quattro archivi. L’ultima versione è stata ELOoffice 11.02. A settembre 2024 ELO ha interrotto la vendita. Il negozio online ha chiuso a fine ottobre 2024 e le ultime licenze e gli ultimi aggiornamenti sono stati disponibili presso i rivenditori specializzati fino al 31 dicembre 2024.

Da allora non ci sono più nuove funzioni, ma solo aggiornamenti di sicurezza. Il supporto via telefono, ticket e online è disponibile fino al 31 dicembre 2026. Dopo quella data utilizzerai un software senza assistenza del produttore.

Che cosa significa in concreto? In caso di problemi dopo un aggiornamento di Windows, di nuovi requisiti come la fattura elettronica o di un cambio di computer, nessuno potrà più aiutarti. Allo stesso tempo, ELOoffice contiene spesso l’intero archivio di un’azienda: fatture, contratti, corrispondenza, cioè proprio i documenti che devi conservare ancora per anni. Ora è, al più tardi, il momento giusto per pianificare il passaggio.

Il successore ufficiale si chiama ELOprofessional for Small Business. ELO lo ha presentato a maggio 2025 per i clienti esistenti di ELOoffice 11. I dati principali:

• Solo in cloud: la soluzione funziona come servizio cloud; una versione in acquisto non è prevista.
• Tre taglie: per 3, 5 o 10 utenti, con modello in abbonamento.
• Per i clienti di ELOoffice 11 in Germania: al momento dell’ordine ti serve una prova d’acquisto di ELOoffice 11.
• Vendita tramite partner: gli ordini avvengono esclusivamente tramite ELO Cloud Partner autorizzati.
• Con strumento di migrazione: i dati di ELOoffice 11 possono essere trasferiti, inclusi i diritti utente.
• Funzioni: tra cui visualizzatore di fatture elettroniche, designer di moduli, workflow ad hoc, riconoscimento del testo, ricerca full-text e workspace.

Se questo non fa per te, ad esempio perché hai più di dieci utenti, vuoi gestire ELO sui tuoi server o ti servono soluzioni specialistiche come un workflow per le fatture, il passaggio a ELOprofessional è la seconda strada. Offre tutte le funzionalità della ELO ECM Suite e può essere gestito sui tuoi server o nel cloud di un partner.

In ogni passaggio vale la stessa regola: gli obblighi di conservazione continuano a valere. Fatture e documenti contabili devi conservarli per otto anni, libri e bilanci d’esercizio per dieci anni, in modo completo, immodificabile e analizzabile. Una migrazione fatta bene trasferisce quindi nello standard ELO non solo i file, ma anche metadati, annotazioni e riferimenti.

Per la maggior parte delle medie imprese ELOprofessional è la scelta giusta. Funziona su server Windows, tutti i processi server si trovano su un solo host, e workflow, fascicoli, archivio e-mail, Business Solutions e IA sono disponibili in modo completo.

ELOenterprise esprime i suoi punti di forza quando le cose si fanno grandi e impegnative: molte sedi, alta disponibilità, bilanciamento del carico su più server, server Linux o più tenant in un unico sistema, ad esempio per un gruppo aziendale o un fornitore di servizi che gestisce ELO per più clienti.

Poiché entrambe le edizioni hanno lo stesso nucleo funzionale, la decisione è soprattutto una questione di architettura. Conta quindi meno la domanda «Di cosa abbiamo bisogno oggi?» che «Dove vogliamo essere tra cinque anni?». È proprio ciò che chiariamo in un’analisi come HEROscope, prima che venga acquistata una licenza.

La versione attuale è la ELO ECM Suite 25.0 LTS. La documentazione riporta inoltre ancora la versione precedente 23.0 LTS.

Da ELO 21 esistono due tipi di versioni: le feature release, che nel corso dell’anno portano nuove funzioni, e le versioni LTS (Long Term Support), che escono ogni due anni e sono supportate particolarmente a lungo. Per le aziende che considerano la stabilità più importante di ogni nuova funzione, le versioni LTS sono la prima scelta. Se usi ELO in cloud, ricevi gli aggiornamenti automaticamente e lavori sempre con la versione più recente. Se gestisci ELO in autonomia, pianifichi aggiornamenti, monitoraggio e backup da solo o con il tuo partner.

ELO 25 punta soprattutto su low-code e IA: i processi si possono collegare con ELO Flows senza programmare, e ELO Assistant riassume contenuti, risponde a domande e analizza documenti, nel rispetto delle autorizzazioni dell’archivio. Entrambi sono componenti standard del server ELO, non Business Solutions né integrazioni aggiuntive. L’IA di ELO può funzionare con modelli linguistici propri o con un fornitore di IA a tua scelta.

A seconda del ruolo si lavora in interfacce diverse: nell’ELO Java Client, nell’ELO Web Client dal browser, nell’ELO Desktop Client con integrazione di Microsoft Office o in mobilità nell’ELO App per Android e iOS.

• Cloud (software as a service): ELO funziona in un data center ed è gestito dal produttore o da un Business Partner. Usi il software in abbonamento, gli aggiornamenti arrivano automaticamente e non ti servono server propri. In DOCSHERO® è la nostra HEROcloud.
• Managed service: un Business Partner gestisce ELO per te, su un server o una macchina virtuale che monitora, aggiorna e mette in sicurezza con i backup.
• In-house: ELO funziona sui tuoi server o nel tuo private cloud. Hai il pieno controllo, ma ti occupi anche in prima persona di esercizio, aggiornamenti, monitoraggio e backup.

Quale modello sia adatto dipende dal tuo reparto IT. Se non vuoi gestire un’infrastruttura server propria, di solito ti conviene il cloud. Se colleghi molti sistemi locali o hai requisiti interni rigorosi, punterai piuttosto su server propri.

La nostra offerta cloud si chiama HEROcloud: ELO sulla nostra infrastruttura in data center tedeschi, con architettura Kubernetes, monitoraggio e backup automatici. Inoltre gestiamo ELO in hosting su VM o accompagniamo l’esercizio sui tuoi server.

A queste si aggiungono altre soluzioni come ELO HR Recruiting, ELO Visitor, ELO Meeting, ELO Learning o ELO eRecords, oltre alle integrazioni con altri sistemi. È possibile collegare quasi ogni sistema di terzi, tramite un’integrazione standard del produttore o un’integrazione su misura per quel sistema specifico. Con ELO for SAP ERP colleghi i documenti alle operazioni in SAP, sulla base della nostra integrazione SAP. Con ELO for DATEV colleghi ELO alla contabilità, e si possono integrare anche Microsoft 365, Microsoft Dynamics 365 e Salesforce.

Il grande vantaggio: tutte le soluzioni funzionano sulla stessa piattaforma e usano lo stesso archivio a norma di revisione. Puoi iniziare con un’area, ad esempio la ricezione delle fatture, e aggiungere in seguito contratti, fascicolo del personale o archiviazione delle e-mail senza introdurre un nuovo sistema. Le ELO Business Solutions sono il modo più rapido per iniziare.

Il prezzo di ELO dipende da diversi fattori:

• Edizione: ELOprofessional, ELOenterprise o la variante Small Business.
• Numero di utenti: quanti collaboratori lavorano con ELO.
• Moduli: quali Business Solutions e integrazioni ti servono.
• Modello di esercizio: cloud in abbonamento, managed service o server propri. Tutti i modelli di esercizio sono disponibili anche in abbonamento; con la versione 25 ELO ha ampliato notevolmente il modello di abbonamento mensile.
• Introduzione: analisi, configurazione, migrazione, formazione e supporto continuo da parte del partner.

I costi di licenza sono spesso la parte minore. Quanto costa l’introduzione dipende soprattutto da quanti processi vuoi mappare e da quanti dati pregressi vuoi trasferire. I costi di ELO complessivi si compongono quindi di licenze o abbonamento, introduzione, formazione e manutenzione continua. Per un’offerta concreta, la cosa migliore è valutare insieme ciò di cui hai davvero bisogno.

Informazioni aggiornate al: 3 novembre 2026. Nomi dei prodotti, versioni e date possono cambiare: fanno fede le informazioni aggiornate di ELO Digital Office. DOCSHERO® è ELO Business Partner certificato.

• ELOoffice: informazioni importanti su ELOoffice (fine della vendita, supporto fino al 31.12.2026, in tedesco)
• ELOoffice: prodotto alternativo ELOprofessional for Small Business (in tedesco)
• Documentazione ELO: differenza tra ELOprofessional ed ELOenterprise
• ELO ECM Suite: modelli di esercizio e soluzioni
• Documentazione ELO (versioni attuali, in tedesco)