ELO Office, Professional, Enterprise: Welches ELO passt zu dir?

ELOoffice war für viele kleine Unternehmen und Selbstständige der Einstieg in die digitale Ablage. Doch der Verkauf ist längst eingestellt, und am 31. Dezember 2026 endet der Support. Wer heute noch mit ELOoffice arbeitet, hat also nur noch wenige Wochen, um den Umstieg zu planen.

Gleichzeitig ist die Produktfamilie für viele unübersichtlich: Was ist der Unterschied zwischen ELOprofessional und ELOenterprise? Was bedeutet ELO ECM Suite? Welche Version ist aktuell, und gibt es ELO auch aus der Cloud?

In diesem Ratgeber bekommst du den kompletten Überblick: welche ELO-Produkte es gibt und für wen sie gedacht sind, was der offizielle Nachfolger von ELOoffice ist, wie du deine Daten mitnimmst, wie sich ELOprofessional und ELOenterprise unterscheiden, welche Betriebsmodelle es gibt und wovon die Kosten abhängen.

Als DOCSHERO® sind wir zertifizierter ELO Business Partner und führen ELO seit mehr als 20 Jahren in Unternehmen jeder Größe und Branche ein – von zehn Arbeitsplätzen bis zum Konzern.

Stand der Informationen: 3. November 2026.

• ELOoffice ist ausgelaufen: Der Verkauf wurde 2024 eingestellt, der Support endet am 31. Dezember 2026. Feature-Updates gibt es schon jetzt keine mehr.
• Offizieller Nachfolger: ELOprofessional for Small Business – eine Cloud-Lösung für 3, 5 oder 10 Nutzer, im Abo, nur für Bestandskunden von ELOoffice 11 mit Sitz in Deutschland. Alternativ ist der Umstieg auf ELOprofessional möglich.
• ELOprofessional und ELOenterprise sind die beiden Editionen der ELO ECM Suite: Professional für den Mittelstand auf Windows, Enterprise für große, verteilte und mandantenfähige Umgebungen.
• Aktuelle Version ist ELO ECM Suite 25.0 LTS. Seit ELO 21 gibt es Feature Releases im Jahresverlauf und alle zwei Jahre eine Version mit Langzeit-Support.
• ELO gibt es über zertifizierte Business Partner. Die Kosten hängen von Edition, Nutzern, Modulen und Betriebsmodell ab.

ELO steht ursprünglich für „Elektronischer Leitz Ordner“. Die Marke entstand in der Unternehmensgruppe Louis Leitz, 1998 machte sich die ELO Digital Office GmbH mit Sitz in Stuttgart selbstständig. Heute arbeiten rund 1.030 Menschen für ELO, etwa 500 davon in Deutschland. ELO zählt zu den führenden Herstellern für Enterprise Content Management und verkauft seine Software ausschließlich über Partner.

Oft wird ELO als „DMS“ bezeichnet. Das greift zu kurz. Ein Dokumentenmanagementsystem ist die Basis: Dokumente ablegen, finden, versionieren. ELO deckt aber alle Stufen darüber ab. Mit Workflows, Akten, E-Mail-Archiv und Schnittstellen wird daraus ECM (Enterprise Content Management). Werden Informationen aus allen Systemen verbunden und ausgewertet, spricht man von EIM (Enterprise Information Management). Und mit KI auf mehreren Ebenen, die Prozesse und Mitarbeitende unterstützt, kommt die nächste Stufe dazu: KI-Wissensmanagement.

Deshalb ist ELO heute eine komplette Digitalisierungsplattform. Auf derselben Basis laufen Rechnungseingang, Vertragsmanagement, Personalakte, E-Mail-Archivierung, Workflows und KI-Assistenz.

Lange bestand ELO aus drei Produktlinien: ELOoffice für kleine Betriebe, ELOprofessional für den Mittelstand und ELOenterprise für Konzerne. ELOoffice ist inzwischen ausgelaufen. Professional und Enterprise gibt es weiterhin, beide sind Editionen der ELO ECM Suite. Die ECM Suite ist also kein weiteres Produkt neben ihnen, sondern der Name der Software, zu der sie gehören.

Darauf setzen die ELO Business Solutions auf: fertige Fachlösungen für typische Abläufe, die sich an das eigene Unternehmen anpassen lassen. Und wer ELO nicht selbst betreiben möchte, nutzt ein Cloud-Modell – entweder von ELO selbst oder von einem Business Partner.

ELOoffice war die Einstiegslösung von ELO: ein Archiv für bis zu zehn Nutzer im Netzwerk, mit bis zu 200.000 Dokumenten pro Archiv in maximal vier Archiven. Die letzte Version war ELOoffice 11.02. Im September 2024 hat ELO den Verkauf eingestellt. Der Online-Shop schloss Ende Oktober 2024, letzte Lizenzen und Updates gab es bei Fachhändlern bis zum 31. Dezember 2024.

Seitdem gilt: keine neuen Funktionen mehr, nur noch Sicherheitsupdates. Der Support per Telefon, Ticket und online steht bis zum 31. Dezember 2026 zur Verfügung. Danach betreibst du eine Software ohne Herstellerbetreuung.

Was heißt das konkret? Bei Problemen nach einem Windows-Update, bei neuen Anforderungen wie der E-Rechnung oder bei einem Rechnerwechsel hilft dir dann niemand mehr weiter. Gleichzeitig liegt in ELOoffice oft das komplette Archiv eines Unternehmens: Rechnungen, Verträge, Korrespondenz – also genau die Unterlagen, die du noch Jahre aufbewahren musst. Spätestens jetzt ist der richtige Zeitpunkt, den Umstieg zu planen.

Der offizielle Nachfolger heißt ELOprofessional for Small Business. ELO hat ihn im Mai 2025 für Bestandskunden von ELOoffice 11 vorgestellt. Die wichtigsten Eckdaten:

• Nur aus der Cloud: Die Lösung läuft als Cloud-Dienst, eine Kaufversion ist nicht vorgesehen.
• Drei Größen: für 3, 5 oder 10 Nutzer, im Abo-Modell.
• Für ELOoffice-11-Kunden in Deutschland: Bei der Bestellung brauchst du einen Kaufnachweis für ELOoffice 11.
• Vertrieb über Partner: Bestellt wird ausschließlich über autorisierte ELO Cloud Partner.
• Mit Migrationstool: Daten aus ELOoffice 11 lassen sich inklusive der Benutzerrechte übernehmen.
• Funktionen: unter anderem E-Rechnungsviewer, Formulardesigner, Ad-hoc-Workflows, Texterkennung, Volltextsuche und Workspaces.

Passt das nicht zu dir, etwa weil du mehr als zehn Nutzer hast, ELO auf eigenen Servern betreiben willst oder Fachlösungen wie einen Rechnungsworkflow brauchst, ist der Umstieg auf ELOprofessional der zweite Weg. Er bietet den vollen Funktionsumfang der ELO ECM Suite und lässt sich auf eigenen Servern oder in der Cloud eines Partners betreiben.

Bei jedem Umstieg gilt: Die Aufbewahrungspflichten laufen weiter. Rechnungen und Buchungsbelege musst du acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre aufbewahren – vollständig, unveränderbar und auswertbar. Eine saubere Migration überführt deshalb nicht nur Dateien, sondern auch Merkmale, Anmerkungen und Bezüge in den ELO-Standard.

Für die meisten mittelständischen Unternehmen ist ELOprofessional die passende Wahl. Es läuft auf Windows-Servern, alle Serverprozesse liegen auf einem Host, und Workflows, Akten, E-Mail-Archiv, Business Solutions und KI stehen in vollem Umfang zur Verfügung.

ELOenterprise spielt seine Stärken aus, wenn es groß und anspruchsvoll wird: viele Standorte, hohe Verfügbarkeit, Lastverteilung über mehrere Server, Linux-Server oder mehrere Mandanten in einem System, etwa für eine Unternehmensgruppe oder einen Dienstleister, der ELO für mehrere Kunden betreibt.

Weil beide Editionen denselben Funktionskern haben, ist die Entscheidung vor allem eine Frage der Architektur. Wichtig ist deshalb weniger die Frage „Was brauchen wir heute?“ als „Wo wollen wir in fünf Jahren stehen?“. Genau das klären wir in einer Analyse wie HEROscope, bevor eine Lizenz gekauft wird.

Aktuell ist die ELO ECM Suite 25.0 LTS. Die Dokumentation führt daneben noch die Vorgängerversion 23.0 LTS.

Seit ELO 21 gibt es zwei Arten von Versionen: Feature Releases, die im Laufe des Jahres neue Funktionen bringen, und LTS-Versionen (Long Term Support), die alle zwei Jahre erscheinen und besonders lange unterstützt werden. Für Unternehmen, die Stabilität wichtiger finden als jede neue Funktion, sind die LTS-Versionen die erste Wahl. Wer ELO in der Cloud nutzt, bekommt Updates automatisch und arbeitet immer mit dem aktuellen Stand. Wer ELO selbst betreibt, plant Updates, Monitoring und Backups in Eigenregie oder mit seinem Partner.

ELO 25 setzt vor allem auf Low-Code und KI: Abläufe lassen sich mit ELO Flows ohne Programmierung verbinden, und der ELO Assistant fasst Inhalte zusammen, beantwortet Fragen und analysiert Dokumente – mit den Berechtigungen der Ablage. Beide sind Standardkomponenten des ELO Servers und keine zusätzlichen Business Solutions oder Integrationen. Die ELO KI lässt sich dabei mit eigenen Sprachmodellen oder einem KI-Anbieter deiner Wahl betreiben.

Gearbeitet wird je nach Rolle in unterschiedlichen Oberflächen: im ELO Java Client, im ELO Web Client im Browser, im ELO Desktop Client mit Microsoft-Office-Anbindung oder unterwegs in der ELO App für Android und iOS.

• Cloud (Software as a Service): ELO läuft in einem Rechenzentrum und wird vom Hersteller oder von einem Business Partner betrieben. Du nutzt die Software im Abo, Updates kommen automatisch, und du brauchst keine eigenen Server. Bei DOCSHERO® ist das unsere HEROcloud.
• Managed Service: Ein Business Partner betreibt ELO für dich, auf einem Server oder einer virtuellen Maschine, die er überwacht, aktualisiert und sichert.
• In-House: ELO läuft auf deinen eigenen Servern oder in deiner Private Cloud. Du hast die volle Kontrolle, kümmerst dich aber auch selbst um Betrieb, Updates, Monitoring und Backups.

Welches Modell passt, hängt von deiner IT ab. Wer keine eigene Serverlandschaft betreuen will, fährt mit der Cloud meist besser. Wer viele lokale Systeme anbindet oder strenge interne Vorgaben hat, setzt eher auf eigene Server.

Unser eigenes Cloud-Angebot heißt HEROcloud: ELO auf unserer Infrastruktur in deutschen Rechenzentren, mit Kubernetes-Architektur, Monitoring und automatischen Backups. Daneben betreiben wir ELO als VM-Hosting oder begleiten den Betrieb auf deinen eigenen Servern.

Dazu kommen weitere Lösungen wie ELO HR Recruiting, ELO Visitor, ELO Meeting, ELO Learning oder ELO eRecords sowie Integrationen in andere Systeme. Angebunden werden kann nahezu jedes Drittsystem – über eine Standard-Integration des Herstellers oder eine maßgeschneiderte Integration für das jeweilige System. Mit ELO for SAP ERP verknüpfst du Belege mit Vorgängen in SAP, die Grundlage dafür ist unsere SAP-Integration. Mit ELO for DATEV verbindest du ELO mit der Buchhaltung, und auch Microsoft 365, Microsoft Dynamics 365 und Salesforce lassen sich anbinden.

Der große Vorteil: Alle Lösungen laufen auf derselben Plattform und nutzen dasselbe revisionssichere Archiv. Du kannst mit einem Bereich starten, etwa dem Rechnungseingang, und später Verträge, Personalakte oder E-Mail-Archivierung ergänzen, ohne ein neues System einzuführen. Die ELO Business Solutions sind dafür der schnellste Einstieg.

Der Preis für ELO hängt von mehreren Faktoren ab:

• Edition: ELOprofessional, ELOenterprise oder die Small-Business-Variante.
• Nutzerzahl: wie viele Mitarbeitende mit ELO arbeiten.
• Module: welche Business Solutions und Integrationen du brauchst.
• Betriebsmodell: Cloud im Abo, Managed Service oder eigene Server. Alle Betriebsmodelle gibt es auch im Abo, ELO hat das monatliche Abo-Modell mit Version 25 deutlich ausgebaut.
• Einführung: Analyse, Einrichtung, Migration, Schulung und laufender Support durch den Partner.

Lizenzkosten sind dabei oft der kleinere Teil. Wie viel die Einführung kostet, hängt vor allem davon ab, wie viele Abläufe du abbilden und wie viele Altdaten du übernehmen willst. Die gesamten ELO Kosten setzen sich deshalb aus Lizenzen oder Abo, Einführung, Schulung und laufender Wartung zusammen. Für ein konkretes Angebot schauen wir uns am besten gemeinsam an, was du wirklich brauchst.

Stand der Informationen: 3. November 2026. Produktnamen, Versionen und Termine können sich ändern – maßgeblich sind die aktuellen Angaben von ELO Digital Office. DOCSHERO® ist zertifizierter ELO Business Partner.

• ELOoffice: Wichtige Information zu ELOoffice (Verkaufsende, Support bis 31.12.2026)
• ELOoffice: Alternativprodukt ELOprofessional for Small Business
• ELO-Dokumentation: Unterschied zwischen ELOprofessional und ELOenterprise
• ELO ECM Suite: Betriebsmodelle und Lösungen
• ELO-Dokumentation (aktuelle Versionen)