Expediente de personal digital obligatorio: qué rige de verdad desde 2027

«A partir de 2027, el expediente de personal digital es obligatorio»: esta frase la lees ahora por todas partes. En newsletters, en ferias, en ofertas de proveedores de software. Pero tal cual no es cierta. En Alemania, los empleadores privados no tienen ninguna obligación de llevar un expediente de personal, ni en papel ni en digital.

Lo que sí existe: desde el 1 de enero de 2022, los empleadores deben llevar determinada documentación salarial en formato electrónico. Quien no quería hacerlo podía solicitar una exención. Es precisamente esta exención la que termina el 31 de diciembre de 2026. Por tanto, a partir de 2027 todo empleador debe tener en formato digital una parte de su documentación de personal, y muchos de estos documentos están hoy en el expediente de personal.

En esta guía descubrirás qué exige de verdad la ley alemana, qué documentos se ven afectados, cuánto tiempo debes conservar la documentación de personal, qué pasa con los originales en papel y qué debes tener en cuenta en materia de protección de datos y comité de empresa. Al final te mostramos cómo implantar el expediente de personal digital en seis pasos.

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Situación legal y revisión de fuentes: 3 de noviembre de 2026. No constituye asesoramiento jurídico.

• No hay obligación de llevar un expediente de personal: los empleadores privados no tienen que llevar un expediente de personal, ni en papel ni en digital. Solo es obligatorio en la función pública, por ejemplo para los funcionarios federales.
• Obligación para la documentación salarial: desde el 1 de enero de 2022, determinada documentación salarial debe llevarse en formato electrónico (§ 8 Abs. 2 BVV). Lo único nuevo en 2027 es que desaparece la exención.
• Afecta a unos 20 tipos de documentos, por ejemplo permisos de residencia, justificantes de exención del seguro, declaraciones de minijob, el documento acreditativo según la Nachweisgesetz (ley alemana sobre la prueba de las condiciones laborales), la condición de progenitor y los registros según la Ley del Salario Mínimo.
• Los originales en papel se quedan de momento: debes conservar los originales escaneados hasta que concluya de forma firme la siguiente inspección de la Seguridad Social.
• Lo más sencillo, con un expediente de verdad: si de todos modos tienes que digitalizar, lo mejor es llevar directamente todo el expediente de personal digital, con permisos, plazos y conexión a la nómina.

En Alemania no existe una obligación legal de llevar un expediente de personal para las empresas del sector privado. Ninguna ley exige que crees un expediente para tus empleados, y mucho menos que tenga que ser electrónico. Aun así, casi todas las empresas llevan uno, porque el contrato de trabajo, los certificados y los justificantes tienen que archivarse en algún sitio.

En la función pública es distinto: según el § 106 de la Ley de Funcionarios Federales alemana (Bundesbeamtengesetz, BBG), debe llevarse un expediente de personal para cada funcionaria y funcionario federal. Puede llevarse total o parcialmente en formato electrónico, pero no tiene que hacerse así. Para los funcionarios de los estados federados rigen sus propias leyes regionales.

Entonces, ¿de dónde sale lo de «obligatorio a partir de 2027»? De la Beitragsverfahrensverordnung (BVV, Reglamento alemán sobre el procedimiento de cotización). Regula qué documentación salarial deben llevar los empleadores a efectos de la Seguridad Social. Desde el 1 de enero de 2022, el § 8 Abs. 2 BVV exige que determinados documentos se incorporen a la documentación salarial en formato electrónico. Al mismo tiempo, el § 8 Abs. 3 BVV permitía obtener una exención hasta el 31 de diciembre de 2026, previa solicitud al servicio de inspección competente del Seguro de Pensiones alemán (Deutsche Rentenversicherung).

Por tanto, a partir del 1 de enero de 2027 el formato electrónico se aplica sin excepciones. Pero la obligación solo afecta a la documentación salarial, es decir, a una parte de lo que contiene un expediente de personal típico. Eso sí, si de todos modos tienes que tener estos documentos en digital, tienes un buen motivo para digitalizar a la vez el resto de la documentación.

La lista lo deja claro: se trata sobre todo de justificantes importantes para el cálculo de las cotizaciones. Cuando el Seguro de Pensiones alemán te inspecciona, quiere ver por qué alguien estaba exento del seguro, por qué un minijobber no cotiza al seguro de pensiones o por qué falta un recargo por no tener hijos. Estos justificantes deben estar disponibles en formato electrónico.

Muchos datos se generan ya en digital, por ejemplo las notificaciones de la nómina. Los críticos son los documentos en papel que aportan los empleados: certificados de matrícula, partidas de nacimiento de los hijos, permisos de residencia o declaraciones firmadas de minijobbers. Según el § 9 Abs. 5 BVV, deben convertirse a un formato electrónico.

La documentación salarial electrónica debe estar disponible en todo momento y ser legible sin demora durante todo el plazo de conservación. En teoría basta con una carpeta de escaneos en la unidad de red, pero en la práctica rara vez es suficiente. Como muy tarde en la siguiente inspección de la Seguridad Social tendrás que encontrar rápidamente, y de forma completa, los documentos correctos de cada persona. Si de todos modos vas a escanear, puedes aprovechar para digitalizar todos los documentos y migrar correctamente el archivo existente.

Hay un punto que a menudo se pasa por alto: para la propia inspección existe un segundo plazo. Según el § 126 SGB IV, hasta finales de 2026 los empleadores también podían renunciar a transmitir en digital los datos para la inspección de la Seguridad Social con soporte electrónico (euBP). Esta excepción también expira el 31 de diciembre de 2026.

El Tribunal Federal de Trabajo alemán (Bundesarbeitsgericht, BAG) describe los expedientes de personal como una colección de documentos y actuaciones que afectan a las circunstancias personales y profesionales de un empleado y que guardan una relación interna con la relación laboral. Las notas privadas, los rumores o los documentos sin relación con el trabajo no deben incluirse.

Con los datos de salud hay que tener especial cuidado. Los partes de baja llegan hoy en su mayoría por vía electrónica a través de la caja del seguro de enfermedad, y el empleador no tiene por qué conocer los diagnósticos. Los documentos sobre la gestión de la reincorporación en la empresa (betriebliches Eingliederungsmanagement) deberían archivarse por separado y con permisos especialmente restringidos. La protección de datos en el expediente de personal fija aquí límites estrictos: solo se guarda lo que es necesario para la relación laboral.

En un expediente digital ya no ordenas los documentos en separadores, sino por tipos de documento. Cada tipo de documento tiene sus propios permisos y su propio plazo de conservación. Así, el responsable ve el acuerdo de objetivos, pero no la orden de embargo. Y el departamento de nóminas encuentra la condición de progenitor sin ver las evaluaciones.

El plazo más importante para la documentación salarial está en el Código Social alemán (Sozialgesetzbuch): debes conservarla hasta el final del año natural siguiente a la última inspección de la Seguridad Social. Como el Seguro de Pensiones inspecciona al menos cada cuatro años, en la práctica suelen ser cinco años o más. Si un documento se utiliza además como justificante contable, se aplican también los plazos fiscales. Para justificantes contables, cuentas anuales y cartas comerciales se aplican los plazos de conservación del derecho fiscal y mercantil alemán, de seis, ocho o diez años.

Para el resto del expediente, tras la salida rige lo siguiente: conservar mientras puedan surgir reclamaciones y después eliminar. El plazo general de prescripción es de tres años a contar desde el final del año en que nació la reclamación. La mayoría de las empresas se orientan por él.

¿Cuánto tiempo permanece una amonestación (Abmahnung) en el expediente de personal? No hay un plazo fijo, aunque a menudo se mencionan dos o tres años. Según el Tribunal Federal de Trabajo (sentencia de 19 de julio de 2012, 2 AZR 782/11), los empleados solo pueden exigir que se retire una amonestación justificada cuando esta haya perdido su función de advertencia y el empleador ya no tenga un interés legítimo en documentarla. Es una cuestión que depende de cada caso. En cambio, una amonestación injustificada debe retirarse si el empleado lo solicita.

El § 9 Abs. 5 BVV es inequívoco: los documentos originales deben conservarse hasta que la inspección de la Seguridad Social haya concluido de forma firme, o más tiempo si otras normas lo exigen. Si en enero de 2027 escaneas todos los documentos en papel, solo podrás destruirlos después de la siguiente inspección concluida. A partir de ahí basta con la versión electrónica.

Algunos documentos deberías conservarlos siempre en original. El despido y el acuerdo de extinción requieren la forma escrita según el derecho alemán; la forma electrónica está excluida (§ 623 BGB). También un contrato temporal debe pactarse por escrito (§ 14 Abs. 4 TzBfG). En digital, esto solo es posible con una firma electrónica cualificada. De los tres tipos de firma electrónica, solo esta sustituye a la forma escrita. Por eso, si quieres firmar el contrato de trabajo en digital, tienes que saber si incluye una duración determinada.

Desde el 1 de enero de 2025, al menos el documento acreditativo según la Nachweisgesetz es más sencillo: en muchos casos, las condiciones laborales esenciales pueden transmitirse electrónicamente en forma de texto. El documento debe ser accesible y poder guardarse e imprimirse, y con el envío debes solicitar un acuse de recibo. En los sectores sujetos a la Ley alemana contra el trabajo no declarado (Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz), como la construcción, la hostelería o la limpieza de edificios, esta simplificación no se aplica.

Para los documentos escaneados rige lo siguiente: completos, legibles e inalterables. Define quién escanea, cómo se comprueba la calidad y dónde acaban los archivos. Estas reglas deben recogerse en una descripción del procedimiento, similar a una documentación de procedimientos GoBD para la contabilidad.

El derecho a consultar el expediente de personal figura en el § 83 de la Ley alemana de Organización de la Empresa (Betriebsverfassungsgesetz, BetrVG): los empleados pueden consultar su expediente sin indicar el motivo y hacerse acompañar por un miembro del comité de empresa. Si lo solicitan, deben añadirse al expediente sus propias declaraciones sobre el contenido. Además, el art. 15 del RGPD otorga un derecho de acceso y a obtener una copia de los datos almacenados.

Dentro de la empresa rige el principio de tanto como sea necesario, tan poco como sea posible. RR. HH. ve el expediente completo, el responsable solo lo que necesita para su labor de dirección y el departamento de nóminas, los documentos relevantes para la nómina. En papel, esto es casi imposible de aplicar: quien abre el armario lo ve todo. En digital, controlas los permisos por rol y tipo de documento, y cada acceso queda registrado.

Desde la sentencia del TJUE de 30 de marzo de 2023 (C-34/21), según la jurisprudencia del Tribunal Federal de Trabajo alemán (BAG), la base jurídica del tratamiento ya no es la cláusula general del § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG, sino por regla general directamente el art. 6.1 del RGPD y, en el caso de los datos de salud, además el art. 9 del RGPD. En la práctica, esto significa: todo tratamiento necesita una finalidad clara, un concepto de permisos y un concepto de eliminación.

Si los datos están en manos de un proveedor de servicios, necesitas un contrato de encargo del tratamiento. En una solución en la nube merece la pena fijarse en la ubicación: nuestra HEROcloud funciona con infraestructura propia en centros de datos alemanes y europeos.

Según el § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, el software objetivamente apto para supervisar el comportamiento o el rendimiento de los empleados está sujeto a cogestión. Da igual si tienes esa intención o no. Un expediente de personal digital con registros de acceso y análisis entra por regla general en este supuesto.

Lo habitual es un acuerdo de empresa (Betriebsvereinbarung). Regula qué datos entran en el expediente, quién accede a qué, cómo pueden registrarse y analizarse los accesos y cuándo se eliminan los datos. Si no se llega a un acuerdo, decide el órgano de conciliación (Einigungsstelle).

Por eso, cuenta con el comité de empresa desde el principio, no justo antes del arranque. Si en el primer taller ya puedes mostrar el concepto de permisos, te ahorrarás rondas de revisión más adelante. Por cierto, el comité de empresa no tiene un derecho permanente a consultar todos los expedientes. Un miembro del comité solo ve un expediente si el empleado lo pide. En otro caso, el comité solo recibe, caso por caso, la información que necesita para una tarea concreta.

También hay inconvenientes, y deberías conocerlos antes de empezar:

• Esfuerzo de implantación: hay que definir bien, una vez, los tipos de documento, los permisos y los plazos. Los expedientes existentes deben escanearse o dejarse conscientemente en papel.
• Costes: las licencias, la configuración y el funcionamiento cuestan dinero, aunque disminuya el esfuerzo de archivo y búsqueda.
• Dependencia del proveedor: el expediente solo está tan disponible como el sistema. Por eso son importantes un formato de archivo abierto y una vía de exportación.
• Formación y aceptación: RR. HH., responsables y empleados tienen que aprender nuevos procesos.
• Comité de empresa y protección de datos: el acuerdo de empresa y los conceptos de permisos y de eliminación requieren tiempo del proyecto.
• El papel no desaparece del todo: los originales se quedan hasta la siguiente inspección y los documentos con forma escrita, a menudo para siempre.

La mayoría de estos puntos son puntuales. Las ventajas, en cambio, se notan cada día, y la obligación para la documentación salarial tendrás que cumplirla de todos modos a partir de 2027. Quien solo escanea los documentos obligatorios acaba con dos archivos: uno digital para la inspección y otro en papel para todo lo demás. Normalmente, eso sale más caro que un único expediente digital.

En ELO, el expediente de personal digital se llama ELO HR Personnel File. Reúne todos los documentos de un empleado en un expediente, con permisos por rol, plazos automáticos para periodos de prueba, contratos temporales y conservación, incorporación y autoservicio. Si haces la nómina con DATEV, conectas el expediente con DATEV LODAS o DATEV Lohn und Gehalt mediante ELO Personnel File for DATEV. Los datos maestros se sincronizan entonces en ambas direcciones. La base para ello es la colaboración ELO for DATEV: ELO es partner oficial de DATEV.

Los documentos nuevos llegan al expediente correcto a través de una bandeja de entrada digital, y los empleados firman los contratos en digital con HEROsign. Como el expediente de personal funciona en la misma plataforma que las facturas, los contratos y los correos electrónicos, solo necesitas un archivo a prueba de auditorías para todos los documentos. Precisamente eso distingue una plataforma como ELO de un simple DMS que solo almacena archivos.

DOCSHERO® es ELO Business Partner certificado y configura el expediente de personal digital para que los permisos, los plazos y los procesos encajen con tu departamento de RR. HH., en tus servidores o en la HEROcloud. El check de digitalización gratuito te muestra en pocos minutos en qué punto está hoy tu empresa.

Situación legal y revisión de fuentes: 3 de noviembre de 2026. Los requisitos legales están enlazados directamente. Este artículo no constituye asesoramiento jurídico: en cada caso concreto, consulta con un abogado, tu asesoría fiscal o el delegado de protección de datos.

• § 8 BVV: documentación salarial (versión vigente desde el 1 de julio de 2026, en alemán)
• § 9 BVV: conservación de la documentación (en alemán)
• § 28f SGB IV: obligación de registro, documentación salarial (Código Social alemán)
• § 28p SGB IV: inspección de los empleadores (Código Social alemán)
• § 126 SGB IV: inspección con soporte electrónico (Código Social alemán)
• § 106 BBG: expediente de personal (Ley de Funcionarios Federales alemana)
• § 83 BetrVG: consulta de los expedientes de personal (Ley alemana de Organización de la Empresa)
• BAG, sentencia de 19.07.2012 – 2 AZR 782/11 (retirada de una amonestación, en alemán)
• DATEV: expediente de personal digital, ¿obligatorio a partir de 2027? (en alemán)