Digitale Personalakte Pflicht: Was ab 2027 wirklich gilt

„Ab 2027 ist die digitale Personalakte Pflicht“ – diesen Satz liest du gerade überall. In Newslettern, auf Messen, in Angeboten von Softwareanbietern. Er stimmt so aber nicht. Eine Pflicht, überhaupt eine Personalakte zu führen, gibt es für private Arbeitgeber nicht – weder auf Papier noch digital.

Was es tatsächlich gibt: Seit dem 1. Januar 2022 müssen Arbeitgeber bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch führen. Wer das bisher nicht wollte, konnte sich davon befreien lassen. Genau diese Befreiung endet am 31. Dezember 2026. Ab 2027 muss also jeder Arbeitgeber einen Teil seiner Personalunterlagen digital vorhalten, und viele dieser Dokumente liegen heute in der Personalakte.

In diesem Ratgeber erfährst du, was das Gesetz wirklich verlangt, welche Unterlagen betroffen sind, wie lange du Personalunterlagen aufbewahren musst, was mit Papieroriginalen passiert und worauf du bei Datenschutz und Betriebsrat achten musst. Am Ende zeigen wir dir, wie du die Personalakte in sechs Schritten digital einführst.

Als DOCSHERO® führen wir seit mehr als 20 Jahren digitale Akten in Unternehmen jeder Größe und Branche ein – auch Personalakten mit Anbindung an DATEV.

Rechtsstand und Quellenprüfung: 3. November 2026. Keine Rechtsberatung.

• Keine Pflicht zur Personalakte: Private Arbeitgeber müssen keine Personalakte führen – weder auf Papier noch digital. Pflicht ist die Personalakte nur im öffentlichen Dienst, etwa für Bundesbeamte.
• Pflicht für Entgeltunterlagen: Seit dem 1. Januar 2022 müssen bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden (§ 8 Abs. 2 BVV). Neu ist 2027 nur, dass die Befreiung davon wegfällt.
• Betroffen sind rund 20 Dokumentarten, etwa Aufenthaltstitel, Nachweise zur Versicherungsfreiheit, Minijob-Erklärungen, der Nachweis nach dem Nachweisgesetz, die Elterneigenschaft und Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz.
• Papieroriginale bleiben vorerst: Gescannte Originale musst du bis zum bestandskräftigen Abschluss der nächsten Betriebsprüfung aufbewahren.
• Am einfachsten mit einer echten Akte: Wer ohnehin digitalisieren muss, führt am besten gleich die ganze digitale Personalakte – mit Rechten, Fristen und Anbindung an die Lohnabrechnung.

Eine gesetzliche Pflicht zur Personalakte gibt es für Unternehmen in der Privatwirtschaft nicht. Kein Gesetz schreibt vor, dass du für deine Mitarbeitenden eine Akte anlegen musst, und erst recht nicht, dass sie elektronisch sein muss. Fast jedes Unternehmen führt trotzdem eine, weil Arbeitsvertrag, Bescheinigungen und Nachweise ohnehin irgendwo abgelegt werden müssen.

Anders im öffentlichen Dienst: Für jede Beamtin und jeden Beamten des Bundes ist nach § 106 Bundesbeamtengesetz eine Personalakte zu führen. Sie darf teilweise oder vollständig elektronisch geführt werden, muss es aber nicht. Für Landesbeamte gelten eigene Landesgesetze.

Woher kommt dann das „Pflicht ab 2027“? Aus der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Sie regelt, welche Entgeltunterlagen Arbeitgeber für die Sozialversicherung führen müssen. Seit dem 1. Januar 2022 verlangt § 8 Abs. 2 BVV, dass bestimmte dieser Unterlagen in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen genommen werden. Gleichzeitig erlaubt § 8 Abs. 3 BVV, sich bis zum 31. Dezember 2026 auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung davon befreien zu lassen.

Ab dem 1. Januar 2027 gilt die elektronische Führung also ohne Ausnahme. Die Pflicht betrifft aber nur die Entgeltunterlagen – also einen Teil dessen, was in einer typischen Personalakte liegt. Wer diese Dokumente ohnehin digital vorhalten muss, hat allerdings einen guten Grund, die übrigen Unterlagen gleich mitzudigitalisieren.

Die Liste zeigt: Es geht vor allem um Nachweise, die für die Beitragsberechnung wichtig sind. Prüft die Deutsche Rentenversicherung bei dir, will sie sehen, warum jemand versicherungsfrei war, warum ein Minijobber nicht in der Rentenversicherung ist oder warum ein Kinderlosenzuschlag fehlt. Diese Belege müssen elektronisch vorliegen.

Viele Daten entstehen ohnehin digital, etwa die Meldungen aus der Lohnabrechnung. Kritisch sind die Papierdokumente, die Mitarbeitende mitbringen: Immatrikulationsbescheinigungen, Geburtsurkunden der Kinder, Aufenthaltstitel oder unterschriebene Erklärungen von Minijobbern. Sie müssen nach § 9 Abs. 5 BVV in ein elektronisches Format umgewandelt werden.

Die elektronischen Entgeltunterlagen müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sein. Ein Ordner mit Scans auf dem Netzlaufwerk reicht dafür in der Theorie, in der Praxis aber selten. Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung musst du die richtigen Dokumente zu jeder Person schnell finden, und zwar vollständig. Wer dafür ohnehin scannt, kann bei der Gelegenheit gleich alle Dokumente digitalisieren und den Altbestand sauber übernehmen.

Ein Punkt wird oft übersehen: Für die Betriebsprüfung selbst gibt es eine zweite Frist. Nach § 126 SGB IV konnten Arbeitgeber bis Ende 2026 auch darauf verzichten, die Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) digital zu übermitteln. Auch diese Ausnahme läuft am 31. Dezember 2026 aus.

Das Bundesarbeitsgericht beschreibt Personalakten als Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Private Notizen, Gerüchte oder Dokumente ohne Bezug zur Arbeit gehören nicht hinein.

Bei Gesundheitsdaten ist besondere Vorsicht geboten. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen kommen heute meist elektronisch über die Krankenkasse, Diagnosen hat der Arbeitgeber nicht zu erfahren. Unterlagen zum betrieblichen Eingliederungsmanagement sollten getrennt und mit besonders engen Rechten abgelegt werden. Der Personalakte Datenschutz setzt hier enge Grenzen: Gespeichert wird nur, was für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist.

In einer digitalen Akte sortierst du Dokumente nicht mehr in Register, sondern über Dokumentarten. Jede Dokumentart bekommt eigene Rechte und eine eigene Aufbewahrungsfrist. So sieht die Führungskraft die Zielvereinbarung, aber nicht den Pfändungsbeschluss. Und die Lohnbuchhaltung findet die Elterneigenschaft, ohne die Beurteilungen zu sehen.

Die wichtigste Frist für die Entgeltunterlagen steht im Sozialgesetzbuch: Du musst sie bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufbewahren, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt. Weil die Rentenversicherung mindestens alle vier Jahre prüft, kommen in der Praxis oft fünf Jahre und mehr zusammen. Wird ein Dokument gleichzeitig als Buchungsbeleg verwendet, greifen zusätzlich die steuerlichen Fristen. Für Buchungsbelege, Jahresabschlüsse und Geschäftsbriefe gelten die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen von sechs, acht oder zehn Jahren.

Für den Rest der Akte gilt nach dem Austritt: aufbewahren, solange Ansprüche drohen, dann löschen. Die regelmäßige Verjährung beträgt drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Daran orientieren sich die meisten Unternehmen.

Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte? Eine feste Frist gibt es nicht, auch wenn oft zwei bis drei Jahre genannt werden. Nach dem Bundesarbeitsgericht (Urteil vom 19. Juli 2012, 2 AZR 782/11) können Mitarbeitende die Entfernung einer berechtigten Abmahnung erst verlangen, wenn sie ihre Warnfunktion verloren hat und der Arbeitgeber kein berechtigtes Interesse mehr an der Dokumentation hat. Das ist eine Frage des Einzelfalls. Eine unberechtigte Abmahnung muss dagegen auf Verlangen entfernt werden.

§ 9 Abs. 5 BVV ist hier eindeutig: Die Originaldokumente sind bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung aufzubewahren, oder länger, wenn andere Vorschriften das verlangen. Wer im Januar 2027 alle Papierbelege scannt, darf sie also erst nach der nächsten abgeschlossenen Prüfung vernichten. Danach reicht die elektronische Fassung.

Einige Dokumente solltest du grundsätzlich im Original behalten. Kündigung und Aufhebungsvertrag brauchen die Schriftform, die elektronische Form ist ausgeschlossen (§ 623 BGB). Auch eine Befristung muss schriftlich vereinbart werden (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Digital geht das nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Von den drei elektronischen Signatur Arten ersetzt nur diese die Schriftform. Wer einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben lassen will, muss deshalb wissen, ob er eine Befristung enthält.

Seit dem 1. Januar 2025 ist zumindest der Nachweis nach dem Nachweisgesetz einfacher: Die wesentlichen Arbeitsbedingungen dürfen in vielen Fällen in Textform elektronisch übermittelt werden. Das Dokument muss zugänglich sein, gespeichert und ausgedruckt werden können, und du musst mit der Übermittlung einen Empfangsnachweis anfordern. In Branchen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, etwa Bau, Gastronomie oder Gebäudereinigung, gilt diese Erleichterung nicht.

Für die gescannten Dokumente gilt: vollständig, lesbar, unveränderbar. Lege fest, wer scannt, wie die Qualität geprüft wird und wo die Dateien landen. Diese Regeln gehören in eine Verfahrensbeschreibung, ähnlich einer GoBD Verfahrensdokumentation für die Buchhaltung.

Das Einsichtsrecht in die Personalakte steht in § 83 Betriebsverfassungsgesetz: Mitarbeitende dürfen ihre Akte einsehen, ohne dafür einen Grund zu nennen, und ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen. Eigene Erklärungen zum Inhalt sind auf Verlangen beizufügen. Zusätzlich gibt die DSGVO in Art. 15 ein Recht auf Auskunft und auf eine Kopie der gespeicherten Daten.

Innerhalb des Unternehmens gilt das Prinzip so viel wie nötig, so wenig wie möglich. HR sieht die ganze Akte, die Führungskraft nur, was sie für ihre Führungsaufgabe braucht, und die Lohnbuchhaltung die abrechnungsrelevanten Unterlagen. Auf Papier lässt sich das kaum umsetzen: Wer den Schrank aufschließt, sieht alles. Digital steuerst du Rechte pro Rolle und Dokumentart, und jeder Zugriff wird protokolliert.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist seit dem Urteil des EuGH vom 30. März 2023 (C-34/21) nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts nicht mehr die Generalklausel in § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG, sondern in der Regel direkt Art. 6 Abs. 1 DSGVO, bei Gesundheitsdaten zusätzlich Art. 9 DSGVO. Für die Praxis heißt das: Jede Verarbeitung braucht einen klaren Zweck, ein Berechtigungskonzept und ein Löschkonzept.

Liegen die Daten bei einem Dienstleister, brauchst du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Bei einer Cloud-Lösung lohnt der Blick auf den Standort: Unsere HEROcloud läuft auf eigener Infrastruktur in deutschen und europäischen Rechenzentren.

Software, die objektiv geeignet ist, das Verhalten oder die Leistung von Mitarbeitenden zu überwachen, ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Ob du das beabsichtigst, spielt keine Rolle. Eine digitale Personalakte mit Zugriffsprotokollen und Auswertungen fällt in aller Regel darunter.

Üblich ist eine Betriebsvereinbarung. Sie regelt, welche Daten in die Akte kommen, wer worauf zugreift, wie Zugriffe protokolliert und ausgewertet werden dürfen und wann gelöscht wird. Kommt keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle.

Plane den Betriebsrat deshalb von Anfang an ein, nicht erst kurz vor dem Start. Wer im ersten Workshop schon das Rechtekonzept zeigen kann, spart sich später Schleifen. Ein ständiges Einsichtsrecht in alle Akten hat der Betriebsrat übrigens nicht. Ein Betriebsratsmitglied sieht eine Akte nur, wenn der Mitarbeitende es hinzuzieht. Sonst erhält der Betriebsrat im Einzelfall nur die Auskünfte, die er für eine konkrete Aufgabe braucht.

Es gibt auch Nachteile, und du solltest sie kennen, bevor du startest:

• Einführungsaufwand: Dokumentarten, Rechte und Fristen müssen einmal sauber festgelegt werden. Der Altbestand muss gescannt oder bewusst auf Papier gelassen werden.
• Kosten: Lizenzen, Einrichtung und Betrieb kosten Geld, auch wenn der Aufwand für Ablage und Suche sinkt.
• Abhängigkeit vom Anbieter: Die Akte ist nur so verfügbar wie das System. Ein offenes Archivformat und ein Exportweg sind deshalb wichtig.
• Schulung und Akzeptanz: HR, Führungskräfte und Mitarbeitende müssen neue Abläufe lernen.
• Betriebsrat und Datenschutz: Betriebsvereinbarung, Berechtigungs- und Löschkonzept kosten Projektzeit.
• Papier verschwindet nicht ganz: Originale bleiben bis zur nächsten Betriebsprüfung, Schriftformdokumente oft dauerhaft.

Die meisten dieser Punkte sind einmalig. Die Vorteile wirken dagegen jeden Tag, und die Pflicht für die Entgeltunterlagen musst du ab 2027 ohnehin erfüllen. Wer nur die Pflichtdokumente scannt, hat am Ende zwei Ablagen: eine digitale für die Prüfung und eine aus Papier für alles andere. Das ist meist teurer als eine einzige digitale Akte.

In ELO heißt die digitale Personalakte ELO HR Personnel File. Sie bündelt alle Unterlagen eines Mitarbeitenden in einer Akte, mit Rechten pro Rolle, automatischen Fristen für Probezeit, Befristung und Aufbewahrung, Onboarding und Self-Service. Wer die Lohnabrechnung mit DATEV macht, verbindet die Akte über ELO Personnel File for DATEV mit DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt. Stammdaten werden dann in beide Richtungen synchronisiert. Die Grundlage dafür ist die Partnerschaft von ELO for DATEV: ELO ist offizieller DATEV-Partner.

Neue Dokumente kommen über einen digitalen Posteingang in die richtige Akte, Verträge unterschreiben Mitarbeitende digital mit HEROsign. Weil die Personalakte auf derselben Plattform läuft wie Rechnungen, Verträge und E-Mails, brauchst du für alle Dokumente nur ein revisionssicheres Archiv. Genau das unterscheidet eine Plattform wie ELO von einem einfachen DMS, das nur Dateien ablegt.

DOCSHERO® ist zertifizierter ELO Business Partner und richtet die digitale Personalakte so ein, dass Rechte, Fristen und Abläufe zu deiner HR passen – auf deinen Servern oder in der HEROcloud. Wo dein Unternehmen heute steht, zeigt dir der kostenlose Digitalisierungs-Check in wenigen Minuten.

Rechtsstand und Quellenprüfung: 3. November 2026. Gesetzliche Anforderungen sind direkt verlinkt. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung – im Einzelfall bitte Rechtsberatung, Steuerberatung oder Datenschutzbeauftragte einbeziehen.

• § 8 BVV: Entgeltunterlagen (Fassung ab 1. Juli 2026)
• § 9 BVV: Aufbewahrung der Unterlagen
• § 28f SGB IV: Aufzeichnungspflicht, Entgeltunterlagen
• § 28p SGB IV: Prüfung bei den Arbeitgebern
• § 126 SGB IV: Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung
• § 106 BBG: Personalakte
• § 83 BetrVG: Einsicht in die Personalakten
• BAG, Urteil vom 19.07.2012 – 2 AZR 782/11 (Entfernung einer Abmahnung)
• DATEV: Digitale Personalakte – Pflicht ab 2027?