Fascicolo digitale del personale obbligatorio: cosa vale davvero dal 2027

“Dal 2027 il fascicolo digitale del personale è obbligatorio”: questa frase la leggi ovunque in questo periodo. Nelle newsletter, alle fiere, nelle offerte dei fornitori di software. Ma così com’è non è vera. In Germania i datori di lavoro privati non hanno alcun obbligo di tenere un fascicolo del personale, né cartaceo né digitale.

Ciò che esiste davvero: dal 1° gennaio 2022 i datori di lavoro devono tenere determinata documentazione retributiva in formato elettronico. Chi non voleva farlo poteva chiedere un esonero. È proprio questo esonero che termina il 31 dicembre 2026. Dal 2027, quindi, ogni datore di lavoro deve conservare in digitale una parte della documentazione del personale, e molti di questi documenti oggi si trovano nel fascicolo del personale.

In questa guida scopri cosa richiede davvero la legge tedesca, quali documenti sono interessati, per quanto tempo devi conservare la documentazione del personale, cosa succede agli originali cartacei e a cosa devi fare attenzione in materia di protezione dei dati e consiglio aziendale. Alla fine ti mostriamo come introdurre il fascicolo digitale del personale in sei passi.

Come DOCSHERO®, da oltre 20 anni introduciamo fascicoli digitali in aziende di ogni dimensione e settore, anche fascicoli del personale collegati a DATEV.

Stato normativo e verifica delle fonti: 3 novembre 2026. Non costituisce consulenza legale.

• Nessun obbligo di fascicolo del personale: i datori di lavoro privati non devono tenere un fascicolo del personale, né cartaceo né digitale. È obbligatorio solo nel pubblico impiego, ad esempio per i funzionari federali.
• Obbligo per la documentazione retributiva: dal 1° gennaio 2022 determinata documentazione retributiva deve essere tenuta in formato elettronico (§ 8 Abs. 2 BVV). L’unica novità del 2027 è che viene meno l’esonero.
• Sono interessati circa 20 tipi di documenti, ad esempio permessi di soggiorno, attestazioni di esenzione assicurativa, dichiarazioni per i minijob, il documento previsto dal Nachweisgesetz (legge tedesca sulla prova delle condizioni di lavoro), lo status di genitore e le registrazioni ai sensi della legge sul salario minimo.
• Per ora gli originali cartacei restano: devi conservare gli originali scansionati fino alla conclusione definitiva della successiva verifica previdenziale.
• Più semplice con un vero fascicolo: se devi comunque digitalizzare, conviene tenere subito l’intero fascicolo digitale del personale, con diritti di accesso, scadenze e collegamento alle paghe.

In Germania non esiste un obbligo di legge di tenere un fascicolo del personale per le aziende del settore privato. Nessuna legge prescrive che tu debba creare un fascicolo per i tuoi dipendenti, e tanto meno che debba essere elettronico. Quasi tutte le aziende ne tengono comunque uno, perché contratto di lavoro, certificati e attestazioni devono pur essere archiviati da qualche parte.

Nel pubblico impiego è diverso: secondo il § 106 della legge tedesca sui funzionari federali (Bundesbeamtengesetz, BBG), per ogni funzionaria e funzionario federale deve essere tenuto un fascicolo del personale. Questo può essere tenuto in tutto o in parte in formato elettronico, ma non deve esserlo. Per i funzionari dei Länder valgono le rispettive leggi regionali.

Da dove viene allora l’“obbligo dal 2027”? Dalla Beitragsverfahrensverordnung (BVV, regolamento tedesco sulla procedura contributiva). Disciplina quale documentazione retributiva i datori di lavoro devono tenere ai fini previdenziali. Dal 1° gennaio 2022 il § 8 Abs. 2 BVV richiede che determinati documenti vengano inseriti nella documentazione retributiva in formato elettronico. Allo stesso tempo, il § 8 Abs. 3 BVV consentiva di ottenere un esonero fino al 31 dicembre 2026, su richiesta al servizio di verifica competente dell’Assicurazione pensionistica tedesca (Deutsche Rentenversicherung).

Dal 1° gennaio 2027 la tenuta elettronica vale quindi senza eccezioni. L’obbligo riguarda però solo la documentazione retributiva, cioè una parte di ciò che si trova in un tipico fascicolo del personale. Ma se devi comunque conservare questi documenti in digitale, hai un buon motivo per digitalizzare contemporaneamente anche il resto.

L’elenco lo mostra chiaramente: si tratta soprattutto di attestazioni importanti per il calcolo dei contributi. Quando l’Assicurazione pensionistica tedesca effettua una verifica da te, vuole vedere perché qualcuno era esente dall’assicurazione, perché un minijobber non è iscritto all’assicurazione pensionistica o perché manca la maggiorazione per chi non ha figli. Queste attestazioni devono essere disponibili in formato elettronico.

Molti dati nascono già in digitale, ad esempio le comunicazioni generate dalle paghe. Critici sono i documenti cartacei che portano i dipendenti: certificati di iscrizione universitaria, atti di nascita dei figli, permessi di soggiorno o dichiarazioni firmate dei minijobber. Secondo il § 9 Abs. 5 BVV devono essere convertiti in un formato elettronico.

La documentazione retributiva elettronica deve essere disponibile in ogni momento e leggibile senza ritardo per tutto il periodo di conservazione. In teoria basta una cartella di scansioni sul disco di rete, ma in pratica raramente è sufficiente. Al più tardi alla successiva verifica previdenziale devi trovare rapidamente, e in modo completo, i documenti giusti per ogni persona. Se per questo scansioni comunque, puoi cogliere l’occasione per digitalizzare subito tutti i documenti e trasferire in modo ordinato l’archivio esistente.

Un punto viene spesso trascurato: per la verifica stessa esiste una seconda scadenza. Secondo il § 126 SGB IV, fino alla fine del 2026 i datori di lavoro potevano anche rinunciare a trasmettere in digitale i dati per la verifica previdenziale con supporto elettronico (euBP). Anche questa eccezione scade il 31 dicembre 2026.

Il Tribunale federale del lavoro tedesco (Bundesarbeitsgericht, BAG) descrive i fascicoli del personale come una raccolta di documenti e pratiche che riguardano la situazione personale e professionale di un dipendente e sono in connessione interna con il rapporto di lavoro. Appunti privati, voci di corridoio o documenti senza attinenza con il lavoro non vi rientrano.

Con i dati sanitari serve particolare cautela. I certificati di malattia arrivano oggi per lo più in via elettronica tramite la cassa malattia, e il datore di lavoro non deve conoscere le diagnosi. I documenti sulla gestione del reinserimento aziendale (betriebliches Eingliederungsmanagement) dovrebbero essere archiviati separatamente e con diritti di accesso particolarmente ristretti. La protezione dei dati nel fascicolo del personale pone qui limiti stretti: si conserva solo ciò che è necessario per il rapporto di lavoro.

In un fascicolo digitale non ordini più i documenti in divisori, ma per tipi di documento. Ogni tipo di documento ha i propri diritti di accesso e il proprio termine di conservazione. Così il responsabile vede l’accordo sugli obiettivi, ma non l’ordinanza di pignoramento. E l’ufficio paghe trova lo status di genitore senza vedere le valutazioni.

Il termine più importante per la documentazione retributiva è nel Codice sociale tedesco (Sozialgesetzbuch): devi conservarla fino alla fine dell’anno solare successivo all’ultima verifica previdenziale. Poiché l’Assicurazione pensionistica effettua verifiche almeno ogni quattro anni, nella pratica si arriva spesso a cinque anni e oltre. Se un documento viene usato anche come giustificativo contabile, si applicano in aggiunta i termini fiscali. Per giustificativi contabili, bilanci d’esercizio e lettere commerciali valgono i termini di conservazione del diritto tributario e commerciale tedesco, di sei, otto o dieci anni.

Per il resto del fascicolo, dopo l’uscita vale: conservare finché possono sorgere pretese, poi cancellare. La prescrizione ordinaria è di tre anni dalla fine dell’anno in cui è sorta la pretesa. La maggior parte delle aziende si orienta su questo.

Per quanto tempo resta un richiamo disciplinare (Abmahnung) nel fascicolo del personale? Non esiste un termine fisso, anche se spesso si parla di due o tre anni. Secondo il Tribunale federale del lavoro (sentenza del 19 luglio 2012, 2 AZR 782/11), i dipendenti possono chiedere la rimozione di un richiamo giustificato solo quando ha perso la sua funzione di avvertimento e il datore di lavoro non ha più un interesse legittimo a documentarlo. È una questione da valutare caso per caso. Un richiamo ingiustificato, invece, deve essere rimosso su richiesta.

Il § 9 Abs. 5 BVV è inequivocabile: i documenti originali devono essere conservati fino alla conclusione definitiva della verifica previdenziale, o più a lungo se altre norme lo richiedono. Se a gennaio 2027 scansioni tutti i documenti cartacei, potrai quindi distruggerli solo dopo la successiva verifica conclusa. Da quel momento basta la versione elettronica.

Alcuni documenti dovresti conservarli sempre in originale. Licenziamento e accordo di risoluzione richiedono la forma scritta secondo il diritto tedesco; la forma elettronica è esclusa (§ 623 BGB). Anche un contratto a termine deve essere stipulato per iscritto (§ 14 Abs. 4 TzBfG). In digitale questo è possibile solo con una firma elettronica qualificata. Dei tre tipi di firma elettronica, solo questa sostituisce la forma scritta. Se vuoi firmare il contratto di lavoro in digitale, devi quindi sapere se contiene un termine.

Dal 1° gennaio 2025 almeno il documento previsto dal Nachweisgesetz è più semplice: in molti casi le condizioni di lavoro essenziali possono essere trasmesse elettronicamente in forma testuale. Il documento deve essere accessibile, salvabile e stampabile, e con la trasmissione devi richiedere una conferma di ricezione. Nei settori soggetti alla legge tedesca contro il lavoro nero (Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz), come edilizia, ristorazione o pulizia degli edifici, questa semplificazione non si applica.

Per i documenti scansionati vale: completi, leggibili, non modificabili. Stabilisci chi scansiona, come viene verificata la qualità e dove finiscono i file. Queste regole vanno inserite in una descrizione della procedura, simile a una documentazione delle procedure GoBD per la contabilità.

Il diritto di consultare il fascicolo del personale è sancito dal § 83 della legge tedesca sull’ordinamento aziendale (Betriebsverfassungsgesetz, BetrVG): i dipendenti possono consultare il proprio fascicolo senza indicarne il motivo e farsi assistere da un membro del consiglio aziendale. Su richiesta, le loro dichiarazioni sul contenuto devono essere allegate. Inoltre, l’art. 15 del GDPR riconosce un diritto di accesso e di ottenere una copia dei dati conservati.

All’interno dell’azienda vale il principio quanto necessario, il meno possibile. L’HR vede l’intero fascicolo, il responsabile solo ciò che gli serve per il suo compito di gestione e l’ufficio paghe i documenti rilevanti per le paghe. Su carta è quasi impossibile da attuare: chi apre l’armadio vede tutto. In digitale gestisci i diritti di accesso per ruolo e tipo di documento, e ogni accesso viene registrato.

Dalla sentenza della CGUE del 30 marzo 2023 (C-34/21), secondo la giurisprudenza del Tribunale federale del lavoro tedesco (BAG) la base giuridica del trattamento non è più la clausola generale del § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG, ma di regola direttamente l’art. 6, par. 1 del GDPR e, per i dati sanitari, anche l’art. 9 del GDPR. In pratica significa: ogni trattamento richiede uno scopo chiaro, un concetto di autorizzazioni e un concetto di cancellazione.

Se i dati si trovano presso un fornitore di servizi, ti serve un contratto di trattamento dei dati per conto terzi. Con una soluzione cloud conviene guardare all’ubicazione: la nostra HEROcloud funziona su infrastruttura propria in data center tedeschi ed europei.

Secondo il § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, un software oggettivamente idoneo a controllare il comportamento o le prestazioni dei dipendenti è soggetto a codeterminazione. Che tu abbia questa intenzione non ha alcuna importanza. Un fascicolo digitale del personale con log degli accessi e analisi rientra di regola in questa fattispecie.

Di solito si stipula un accordo aziendale (Betriebsvereinbarung). Disciplina quali dati entrano nel fascicolo, chi accede a cosa, come gli accessi possono essere registrati e analizzati e quando i dati vengono cancellati. Se non si raggiunge un accordo, decide l’organo di conciliazione (Einigungsstelle).

Coinvolgi quindi il consiglio aziendale fin dall’inizio, non solo poco prima dell’avvio. Se già al primo workshop puoi presentare il concetto di autorizzazioni, ti risparmi revisioni successive. Il consiglio aziendale, peraltro, non ha un diritto permanente di consultare tutti i fascicoli. Un membro del consiglio vede un fascicolo solo se il dipendente lo coinvolge. Altrimenti il consiglio riceve, caso per caso, solo le informazioni necessarie per un compito concreto.

Ci sono anche svantaggi, ed è bene conoscerli prima di iniziare:

• Impegno di introduzione: tipi di documento, diritti di accesso e termini vanno definiti una volta per tutte in modo accurato. I fascicoli esistenti vanno scansionati o lasciati consapevolmente su carta.
• Costi: licenze, configurazione ed esercizio costano, anche se si riduce l’impegno per archiviazione e ricerca.
• Dipendenza dal fornitore: il fascicolo è disponibile solo quanto lo è il sistema. Per questo sono importanti un formato di archivio aperto e una via di esportazione.
• Formazione e accettazione: HR, responsabili e dipendenti devono imparare nuovi processi.
• Consiglio aziendale e protezione dei dati: accordo aziendale, concetto di autorizzazioni e concetto di cancellazione richiedono tempo di progetto.
• La carta non sparisce del tutto: gli originali restano fino alla successiva verifica previdenziale, i documenti in forma scritta spesso per sempre.

La maggior parte di questi punti è una tantum. I vantaggi, invece, si fanno sentire ogni giorno, e l’obbligo per la documentazione retributiva dal 2027 devi rispettarlo comunque. Chi scansiona solo i documenti obbligatori finisce per avere due archivi: uno digitale per la verifica e uno cartaceo per tutto il resto. Di solito costa di più di un unico fascicolo digitale.

In ELO il fascicolo digitale del personale si chiama ELO HR Personnel File. Riunisce tutti i documenti di un dipendente in un unico fascicolo, con diritti di accesso per ruolo, scadenze automatiche per periodo di prova, contratti a termine e conservazione, onboarding e self-service. Se elabori le paghe con DATEV, colleghi il fascicolo a DATEV LODAS o DATEV Lohn und Gehalt tramite ELO Personnel File for DATEV. I dati anagrafici vengono quindi sincronizzati in entrambe le direzioni. La base è la partnership ELO for DATEV: ELO è partner ufficiale di DATEV.

I nuovi documenti arrivano nel fascicolo giusto tramite una posta in arrivo digitale, e i dipendenti firmano i contratti in digitale con HEROsign. Poiché il fascicolo del personale funziona sulla stessa piattaforma di fatture, contratti ed e-mail, ti basta un unico archivio a norma per tutti i documenti. È proprio questo a distinguere una piattaforma come ELO da un semplice DMS che si limita ad archiviare file.

DOCSHERO® è ELO Business Partner certificato e configura il fascicolo digitale del personale in modo che diritti di accesso, scadenze e processi si adattino al tuo HR, sui tuoi server o nella HEROcloud. Il check di digitalizzazione gratuito ti mostra in pochi minuti a che punto è oggi la tua azienda.

Stato normativo e verifica delle fonti: 3 novembre 2026. I requisiti di legge sono collegati direttamente. Questo articolo non costituisce consulenza legale: nel singolo caso coinvolgi un avvocato, il consulente fiscale o il responsabile della protezione dei dati.

• § 8 BVV: documentazione retributiva (versione in vigore dal 1° luglio 2026, in tedesco)
• § 9 BVV: conservazione della documentazione (in tedesco)
• § 28f SGB IV: obbligo di registrazione, documentazione retributiva (codice sociale tedesco)
• § 28p SGB IV: verifica presso i datori di lavoro (codice sociale tedesco)
• § 126 SGB IV: verifica previdenziale con supporto elettronico (codice sociale tedesco)
• § 106 BBG: fascicolo del personale (legge tedesca sui funzionari federali)
• § 83 BetrVG: consultazione dei fascicoli del personale (legge tedesca sull’ordinamento aziendale)
• BAG, sentenza del 19.07.2012 – 2 AZR 782/11 (rimozione di un richiamo disciplinare, in tedesco)
• DATEV: fascicolo digitale del personale, obbligatorio dal 2027? (in tedesco)