Plazos de conservación en Alemania: la tabla que te ahorra problemas en 2027

Cada enero, la misma pregunta: ¿qué archivadores pueden ir ya a la trituradora? Si destruyes demasiado pronto, te arriesgas a problemas con la Agencia Tributaria alemana (Finanzamt). Si conservas demasiado tiempo, pagas espacio de archivo y, con datos personales, puede que incluso infrinjas el RGPD.

A esto se suma que desde 2025 rigen nuevas normas. Las facturas y otros justificantes contables ya solo tienes que conservarlos ocho años en lugar de diez. Y si recibes facturas electrónicas, debes archivarlas en su formato original. En esta guía encontrarás todos los plazos de conservación de Alemania en una tabla: para empresas, expedientes de personal y particulares. Además: cómo calcular correctamente el plazo, qué documentos puedes destruir a partir del 1 de enero de 2027, qué excepciones existen y cómo cumplir los plazos de forma digital y automática.

En DOCSHERO® llevamos más de 20 años implantando en empresas de todos los tamaños y sectores, desde pequeños negocios hasta grandes grupos, archivos que supervisan por sí solos los plazos de conservación y de eliminación.

Situación legal y revisión de fuentes: 29 de octubre de 2026.

• Hay tres plazos estándar: 10 años para libros y cuentas anuales, 8 años para justificantes contables como las facturas y 6 años para cartas comerciales y de negocio.
• Facturas ya solo 8 años: desde el 1 de enero de 2025 se aplica a los justificantes contables el plazo reducido de la cuarta Ley alemana de reducción de la burocracia (Bürokratieentlastungsgesetz IV).
• El plazo empieza al final del año natural en el que se creó el documento. El 1 de enero de 2027 pueden eliminarse los justificantes contables de 2018 y anteriores, las cartas comerciales de 2020 y anteriores y los libros de 2016 y anteriores, siempre que no se aplique ninguna excepción.
• Los documentos electrónicos siguen siendo electrónicos: debes conservar las facturas electrónicas, los correos electrónicos y los justificantes digitales en su formato original, de forma inalterable y procesable.
• Al terminar el plazo llega la obligación de eliminar: según el RGPD, los datos personales deben eliminarse en cuanto deja de existir un motivo para conservarlos. Un archivo con archivo a prueba de auditorías se encarga de ambas cosas automáticamente.

En Alemania, los plazos legales de conservación para empresas se recogen sobre todo en dos leyes: en el § 147 del Código Tributario alemán (Abgabenordnung, AO) para el derecho fiscal y en el § 257 del Código de Comercio alemán (Handelsgesetzbuch, HGB) para el derecho mercantil. A ellas se suman disposiciones especiales, por ejemplo en la Ley del IVA alemana (UStG) para las facturas, en la Ley del Impuesto sobre la Renta (EStG) para las cuentas salariales o en la Ley de Jornada Laboral (ArbZG) para los registros de jornada.

La obligación de conservación se aplica a todos los que están obligados fiscalmente a llevar contabilidad o registros: comerciantes, sociedades de capital, empresarios a partir de determinados umbrales de facturación y beneficio, pero también profesionales autónomos para sus registros y justificantes. Incluso si solo haces una cuenta de ingresos y gastos (Einnahmen-Überschuss-Rechnung), debes guardar facturas y justificantes.

Cómo se conservan los documentos lo regulan los GoBD, los principios alemanes para la correcta llevanza y conservación de libros, registros y documentos en formato electrónico. Lo que exigen en detalle los principios GoBD afecta sobre todo a los documentos digitales: deben ser completos, inalterables, localizables y procesables automáticamente para la inspección fiscal.

Una regla práctica ayuda a ordenar: todo lo que afecta a los propios libros, 10 años. Todo lo que justifica un asiento, 8 años. Todo lo que es solo correspondencia, 6 años. En caso de duda, se aplica el plazo más largo.

En la práctica se pasan por alto a menudo dos puntos. Primero: la documentación de procedimientos (Verfahrensdokumentation) también forma parte de los documentos organizativos y debe conservarse diez años. Describe cómo se registran, revisan y archivan los justificantes en tu empresa. Una documentación de procedimientos GoBD actualizada es, por tanto, en sí misma un documento de archivo. Segundo: si cambias de sistema contable o de archivo, debes mantener los datos antiguos procesables. Al migrar a un sistema nuevo, HEROmigration se encarga de que los documentos se conserven con sus metadatos y vínculos.

Un ejemplo: una factura recibida del 15 de marzo de 2018 es un justificante contable. El plazo empieza el 31 de diciembre de 2018 y es de ocho años. Por tanto, termina el 31 de diciembre de 2026. A partir del 1 de enero de 2027 puedes destruir la factura, siempre que no se aplique ninguna excepción.

En los libros cuenta la última anotación. Si los últimos asientos del ejercicio 2016 no se hicieron hasta 2017, el plazo de diez años no empieza hasta finales de 2017. Para las cuentas anuales cuenta el año en que se formularon. Precisamente con cuentas que se terminan tarde en el año siguiente, merece la pena fijarse bien.

Atención con los documentos que ya podrían haberse destruido antes de 2025: la reducción a ocho años se aplica a todos los justificantes contables cuyo plazo no había vencido aún el 1 de enero de 2025. Por eso, el 1 de enero de 2025 pudieron destruirse de golpe los justificantes de 2015 y 2016, y el 1 de enero de 2026 los de 2017.

Si archivas tus justificantes de forma digital, no tienes que ordenar archivadores cada año. Un sistema de archivo conoce el tipo de documento y la fecha de creación de cada documento y, con ello, el fin de su plazo. Con el cambio de año te muestra automáticamente qué se puede eliminar y bloquea todo lo que todavía se necesita por una inspección en curso.

En los expedientes de personal chocan dos obligaciones: el derecho laboral, fiscal y de seguridad social alemán exige conservar determinados documentos. El RGPD (DSGVO) exige eliminar los datos personales en cuanto ya no se necesitan. Por eso no deberías considerar el expediente de personal como un todo, sino fijar un plazo por tipo de documento.

Un expediente de personal digital hace justo eso posible. Cada documento recibe al archivarse un tipo de documento y, con él, su plazo de conservación. Cuando una empleada deja la empresa, para cada documento corre el plazo correcto, y el sistema te recuerda a tiempo la eliminación. Con la documentación de candidaturas esto es especialmente importante: tras cerrar el proceso, solo debería permanecer guardada mientras puedan hacerse valer posibles reclamaciones según la Ley General de Igualdad de Trato alemana (AGG).

Qué datos deben figurar en el expediente lo regula la protección de datos en el expediente de personal: solo lo necesario para la relación laboral. No existe una obligación legal de expediente de personal digital. Pero desde 2025 los empleadores pueden, en muchos casos, acreditar las condiciones esenciales de trabajo en forma de texto, lo que facilita aún más el expediente digital.

Una unidad de red o un buzón de correo electrónico no suelen cumplir estos requisitos. En ellos, los archivos pueden modificarse, moverse o eliminarse sin que se note, y una evaluación para la inspección fiscal apenas es posible. Qué significa a prueba de auditoría y cómo se implanta técnicamente un archivo a prueba de auditoría es, por tanto, el núcleo de toda conservación digital.

Si un correo debe conservarse depende de su contenido. La obligación de archivar correos electrónicos se aplica a todos los correos con carácter de carta comercial, es decir, ofertas, pedidos, confirmaciones de pedido o reclamaciones. Por eso existen soluciones propias para el correo: un archivo de correo electrónico guarda los correos de empresa de forma automática, completa e inalterable. En las facturas electrónicas, el archivo debería hacerse directamente en la recepción de facturas, da igual si llega una XRechnung o ZUGFeRD. Si quieres recibir facturas electrónicas, guarda el original XML de inmediato a prueba de auditoría y vincúlalo al asiento. Desde la factura electrónica obligatoria en Alemania, esto forma parte del programa obligatorio. Y si todavía tienes papel en la empresa, puedes mantener los plazos al mismo tiempo que vas a digitalizar documentos.

El RGPD exige eliminar los datos personales en cuanto desaparece la finalidad de su tratamiento. Sin embargo, una obligación legal de conservación es un motivo legítimo para guardar los datos durante más tiempo (Art. 17 Abs. 3 DSGVO). Es decir: durante el plazo puedes y debes conservarlos. Tras el plazo, por regla general, debes eliminarlos.

En la práctica, esto significa tres cosas:

• Crear un concepto de eliminación: define para cada tipo de documento cuánto tiempo se conserva y cuándo se elimina.
• Restringir el acceso: los documentos que solo se guardan por la obligación de conservación deberían poder verlos solo unas pocas personas.
• Acreditar la eliminación: deja constancia de cuándo se eliminaron qué datos. En una inspección, esto demuestra que conoces tus obligaciones.

Sin un sistema, esto es casi imposible. Un sistema de gestión documental registra los plazos por tipo de documento, bloquea los datos vencidos y los elimina tras su aprobación. Así cumples la obligación de conservación y la de eliminación en el mismo proceso.

Si destruyes documentos demasiado pronto o no los conservas debidamente, te expones a varias consecuencias:

• Estimación por la Agencia Tributaria: si la contabilidad no puede justificarse, la Agencia Tributaria puede estimar las bases imponibles (§ 162 AO). Rara vez sale a tu favor.
• Pérdida de la deducción del IVA soportado: si falta una factura recibida, puede anularse el IVA soportado correspondiente.
• Multas: las infracciones de las obligaciones de conservación pueden sancionarse como infracción administrativa.
• Consecuencias penales: en caso de insolvencia, el incumplimiento de las obligaciones de contabilidad y conservación puede ser delito.
• Problemas de prueba: sin contrato, albarán o correspondencia, difícilmente podrás hacer valer tus propias reclamaciones ante los tribunales.

A la inversa, conservar demasiado tiempo tampoco está libre de riesgos. Además de los costes del espacio de archivo, con datos personales puedes infringir el RGPD si ya no existe ningún motivo para guardarlos.

Para los particulares en Alemania se aplica lo siguiente: la mayoría de los plazos son recomendaciones, no obligaciones. Una obligación real existe sobre todo para las facturas de obras y reparaciones y para personas con ingresos muy elevados procedentes de alquileres, capital mobiliario o fuentes similares. Para ellas, el umbral sube a partir de 2027 de 500.000 a 750.000 euros al año.

Si digitalizas documentos privados, aun así deberías guardar los originales de escrituras, certificados y documentos notariales. El resto puede escanearse y guardarse de forma segura.

Así es exactamente como funciona un buen archivo. Con la gestión documental ELO, cada documento recibe su plazo al archivarse. Ya sea la gestión de contratos, la recepción de facturas con un software de factura electrónica o el expediente de personal: todos los documentos pasan por una bandeja de entrada digital al mismo archivo a prueba de auditoría. Los plazos, bloqueos y eliminaciones quedan documentados y son trazables para la inspección fiscal.

DOCSHERO® implanta estos archivos a la medida de tu empresa: en tus servidores o en nuestra HEROcloud desde centros de datos alemanes. El check de digitalización gratuito te muestra en pocos minutos dónde está hoy tu empresa.

Situación legal y revisión de fuentes: 29 de octubre de 2026. Los requisitos legales están enlazados directamente. Este artículo no constituye asesoramiento jurídico ni fiscal: consulta los plazos de cada caso concreto con tu asesoría fiscal.

• § 147 AO: normas para la conservación de documentos (Código Tributario alemán)
• § 257 HGB: conservación de documentos (Código de Comercio alemán)
• § 14b UStG: conservación de facturas (Ley del IVA alemana)
• § 41 EStG: obligaciones de registro en la retención salarial (Ley del Impuesto sobre la Renta alemana)
• Haufe: estos documentos pueden destruirse en 2026 (en alemán)
• Lexware: cuarta Ley de reducción de la burocracia y plazos de conservación (en alemán)