XRechnung o ZUGFeRD: qué formato necesitas de verdad

Tu cliente te escribe: «A partir de enero, solo facturas electrónicas, por favor». Contabilidad pregunta: «¿XRechnung o ZUGFeRD?». Y el proveedor de software dice: «Podemos hacer las dos». Por desgracia, con eso la pregunta no queda respondida, solo aplazada.

En esta guía la resolvemos. Descubrirás qué son XRechnung y ZUGFeRD, en qué se diferencian y qué formato necesitas para cada tipo de cliente. Además: qué perfiles de ZUGFeRD cuentan como factura electrónica, cómo es una factura electrónica en un ejemplo, qué tienen que ver Peppol y la Leitweg-ID con todo esto y a qué tienes que prestar atención al crear, recibir y archivar.

En DOCSHERO® procesamos a diario ambos formatos en la recepción de facturas de nuestros clientes, y vemos dónde se atasca la cosa en la práctica.

Situación jurídica y revisión de fuentes: 29 de octubre de 2026.

• XRechnung y ZUGFeRD son ambas facturas electrónicas de pleno derecho. Las dos se basan en la norma europea EN 16931. Jurídicamente, ninguna es mejor que la otra.
• La XRechnung es XML puro: ideal para el software, pero casi ilegible para las personas sin un visor. Las administraciones públicas suelen exigirla.
• ZUGFeRD es un PDF híbrido con XML incrustado. Las personas ven una factura normal y el software lee los datos. En el negocio B2B suele ser la opción más cómoda.
• No todo ZUGFeRD es una factura electrónica: los perfiles MINIMUM y BASIC-WL no bastan. Se admiten BASIC, EN 16931, EXTENDED y XRECHNUNG a partir de la versión 2.0.1.
• Tu recepción de facturas tiene que poder leer ambos formatos. El formato que recibes lo decide el proveedor. Un software de factura electrónica procesa XRechnung y ZUGFeRD en el mismo flujo.

Desde 2025, la factura electrónica es obligatoria en el negocio B2B en Alemania, de forma escalonada hasta 2028. La ley no prescribe ningún formato concreto. Exige una factura en un formato electrónico estructurado que cumpla la norma europea EN 16931. Eso es exactamente lo que hacen XRechnung y ZUGFeRD. Desde cuándo se ve afectada cada empresa lo regula la factura electrónica obligatoria en Alemania con sus periodos transitorios.

La guía rápida para decidir:

• ¿Facturas a administraciones públicas? Entonces, por regla general, necesitas la XRechnung.
• ¿Facturas a empresas? Entonces ZUGFeRD suele ser la opción más sencilla, porque tu cliente puede leer la factura incluso sin software especial.
• ¿Tienes ambos tipos de clientes? Entonces tu software debería generar los dos formatos a partir de los mismos datos.
• ¿Recibes facturas? Entonces tienes que poder procesar ambos: no eliges tú lo que llega.

Lo que define en esencia una factura electrónica es igual en los dos casos: un registro de datos legible por máquina con proveedor, líneas, impuestos y datos de pago. La diferencia está en si ese registro llega solo (XRechnung) o dentro de un PDF (ZUGFeRD).

La XRechnung la desarrolló la Oficina de Coordinación de Estándares TI de Alemania (KoSIT) por encargo del Gobierno federal y los estados federados. Es la especificación alemana (un llamado CIUS) de la EN 16931 y consta únicamente de un archivo XML. No hay representación visual, ni logotipo, ni diseño: solo datos estructurados.

Técnicamente, la XRechnung existe en dos sintaxis: UBL (Universal Business Language) y UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). Para ti como usuario apenas importa; tu software solo tiene que poder leer ambas. La versión actual es la 3.0.2. Hay una versión 4.0 en borrador que previsiblemente será obligatoria en 2027.

Dónde necesitas la XRechnung: en las facturas a clientes del sector público. Para las autoridades federales es obligatoria desde el 27 de noviembre de 2020; los estados federados y los municipios tienen sus propias normas con requisitos similares. Casi siempre forma parte de ello la Leitweg-ID (identificador de enrutamiento para las administraciones públicas alemanas): un código que indica a qué autoridad y a qué unidad va la factura. Sin Leitweg-ID, una factura a una administración pública no suele aceptarse. Normalmente se transmite a través de los portales de facturación del Gobierno federal y los estados federados o a través de la red Peppol.

Ventajas: máxima legibilidad por máquina, aceptada por las administraciones, ligera e inequívoca. Inconveniente: sin un visor o un software, el destinatario solo ve código.

ZUGFeRD significa «Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland» (Guía central del usuario del Foro alemán de factura electrónica) y lo publica el Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), el foro alemán de facturación electrónica. Una factura ZUGFeRD es un documento PDF/A-3 con un archivo XML incrustado. Quien la abre ve una factura completamente normal, con logotipo y diseño. Quien la procesa con un software lee los datos directamente del XML.

Desde la versión 2.1, ZUGFeRD es técnicamente idéntico al formato francés Factur-X y, por tanto, también puede usarse a nivel internacional. Según la situación actual, la versión 2.5 es la más reciente, y hay nuevas versiones anunciadas. Importante: si la vista PDF y el XML no coinciden, prevalece el registro de datos. El PDF es solo una ayuda de lectura.

Lo decisivo para la obligación de factura electrónica es el perfil. Determina cuántos datos contiene el XML:

Para la mayoría de las empresas, el perfil EN 16931 es la elección correcta. Comprueba en tu software qué perfil genera. Muchos programas antiguos siguen escribiendo MINIMUM o BASIC-WL y, por tanto, no cumplen la obligación, aunque en la etiqueta ponga «ZUGFeRD».

Lo que ambos tienen en común es el núcleo de datos: número de factura, fecha, proveedor y cliente, líneas, tipos impositivos, totales y condiciones de pago están en la misma estructura. Por eso, a un buen software le da igual si una factura llega como XRechnung o como ZUGFeRD: lee las dos de la misma manera.

Las diferencias están más bien en los detalles: los archivos ZUGFeRD son más grandes por el PDF incrustado, mientras que las XRechnung son muy pequeñas. Y mientras que una XRechnung siempre contiene un único registro de datos, en ZUGFeRD la vista PDF puede diferir del XML, por ejemplo si un software genera la representación visual de forma distinta a los datos. En caso de duda, prevalece siempre el XML.

La mejor estrategia suele ser: pregunta a tus clientes más importantes. Muchas empresas ya han enviado cartas a sus proveedores en las que fijan el formato, el perfil y la dirección de recepción. Donde no hay requisitos, ZUGFeRD con el perfil EN 16931 es una opción segura en el negocio B2B.

Y para la recepción rige lo siguiente: tienes que aceptar lo que llegue. Quien quiera recibir facturas electrónicas necesita, por tanto, una solución que entienda la XRechnung en ambas sintaxis y ZUGFeRD en todos los perfiles admitidos, y que procese también las facturas en PDF y en papel que seguirán llegando en paralelo durante un tiempo.

Una XRechnung consta solo de datos. Un extracto muy abreviado en sintaxis UBL tiene más o menos este aspecto:

<Invoice>
  <cbc:ID>RE-2026-0815</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2026-11-03</cbc:IssueDate>
  <cac:AccountingSupplierParty>…Ejemplo S.L.…</cac:AccountingSupplierParty>
  <cac:TaxTotal>
    <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">190.00</cbc:TaxAmount>
  </cac:TaxTotal>
  <cac:LegalMonetaryTotal>
    <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">1190.00</cbc:PayableAmount>
  </cac:LegalMonetaryTotal>
</Invoice>

Cada dato tiene su campo fijo. Así, un software sabe sin reconocimiento de texto cuál es el número de factura, la fecha, el impuesto y el importe a pagar. Para las personas, sin un visor, resulta engorroso.

Una factura ZUGFeRD, al abrirla, se parece a cualquier otra factura en PDF: membrete, dirección, tabla de líneas, totales, datos bancarios. Solo si miras los archivos adjuntos del PDF aparece el archivo incrustado, normalmente «factur-x.xml» o «zugferd-invoice.xml». Contiene los mismos datos que la XRechnung, solo que en sintaxis CII.

Precisamente esta diferencia es la razón por la que ZUGFeRD es tan popular en las medianas empresas: nadie tiene que cambiar sus costumbres, pero el software recibe datos limpios.

Muchos programas ERP, de gestión de existencias y de facturación ya pueden generar XRechnung y ZUGFeRD. A menudo es solo una cuestión de versión y de configuración. Comprueba estos puntos:

• Perfil: ¿Genera tu software ZUGFeRD con el perfil EN 16931 o superior, y no MINIMUM o BASIC-WL?
• Datos obligatorios en el registro de datos: ¿Están la descripción de la prestación, el periodo de prestación y los datos fiscales en la parte estructurada y no solo en el PDF? La carta del BMF (circular del Ministerio Federal de Finanzas de Alemania) del 15 de octubre de 2026 insiste precisamente en este punto.
• Anexos: Los partes de horas o las relaciones de prestaciones deben ir incrustados en la factura electrónica, no por separado en el correo electrónico.
• Datos maestros: ¿Están registrados los números de pedido, las Leitweg-ID y las referencias de cliente?
• Validación: ¿Compruebas los archivos generados con un validador antes de enviarlos?

Si trabajas con SAP, puedes generar XRechnung y ZUGFeRD directamente desde el sistema y guardar las facturas emitidas de forma conforme a la normativa. Con la factura electrónica en SAP, el documento, el asiento y el archivo siguen vinculados.

Para abrir una ZUGFeRD basta con un programa de PDF. Para la XRechnung necesitas un visor de XRechnung, un software de contabilidad o un sistema de recepción de facturas que muestre el archivo XML como una factura legible.

Para comprobar existen validadores. La KoSIT ofrece un mecanismo de validación oficial para la XRechnung; para ZUGFeRD hay validadores propios que controlan el perfil y las reglas. Un validador notifica dos tipos de errores: el archivo está técnicamente dañado (sintaxis) o infringe reglas de la norma (reglas de negocio). Importante: infringir una regla de negocio no invalida automáticamente una factura. Lo decisivo son los datos obligatorios a efectos del IVA.

En la recepción de facturas, esta comprobación debería ejecutarse automáticamente. Un buzón de entrada digital reconoce el formato, valida el archivo y lo pasa al flujo de aprobación. Para las facturas que todavía llegan como PDF simple o en papel, el procesamiento automatizado de facturas se encarga de la extracción. Así, cada verificación de facturas sigue las mismas reglas, sea cual sea el formato en que llegue la factura.

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) es una red europea para el intercambio seguro de documentos comerciales electrónicos. Las empresas se conectan a través de un punto de acceso certificado y luego se las puede localizar mediante un Peppol ID, de forma parecida a un número de teléfono. En el directorio de Peppol se puede consultar quién está accesible a través de la red.

A través de Peppol se envían sobre todo facturas en formato UBL, es decir, en la sintaxis que también utiliza la XRechnung. El Gobierno federal y muchos estados federados aceptan facturas a través de Peppol. En el negocio B2B, Peppol es voluntario en Alemania, pero en otros países, como Bélgica, ya es el estándar para la factura electrónica.

Para ti, esto significa: Peppol compensa si intercambias muchas facturas con administraciones públicas o clientes internacionales. Para la mayoría de las medianas empresas, de momento basta con el envío por correo electrónico dentro de Alemania. Sin embargo, con el paquete europeo ViDA, que exigirá facturas electrónicas transfronterizas a partir de julio de 2030, el tema gana importancia.

En la mayoría de las empresas, la recepción de facturas en 2026 es de lo más variada: un mayorista envía ZUGFeRD, una compañía energética la XRechnung, el instalador del barrio todavía un PDF y el despacho de abogados una carta. Quien construye un camino distinto para cada formato duplica el trabajo.

Es mejor un flujo común. La clasificación automática de documentos detecta primero si se trata realmente de una factura o de un requerimiento de pago, un abono o una confirmación de pedido. En XRechnung y ZUGFeRD, los datos se toman directamente del XML; en PDF y papel, los extrae la IA. A partir de ahí, el formato da igual: cada factura recibida se cruza con el pedido y el albarán y se envía a aprobación mediante un flujo de trabajo.

Un sencillo cálculo muestra cuánto aporta esto: si el 60 por ciento de las facturas llega como factura electrónica y el resto lo extrae la IA, casi nadie tiene que teclear datos. El equipo solo se ocupa de las discrepancias. La forma concreta en que se estructura un proceso de factura electrónica para 2027 puede trasladarse paso a paso a cualquier empresa.

La base para ello es una plataforma que conecte recepción, flujo de trabajo y archivo. En DOCSHERO® apostamos para ello por la gestión documental con ELO con procesamiento de documentos con IA. Si además todavía tienes papel en la empresa, puedes digitalizar documentos al mismo tiempo y reunirlo todo en un único sistema. Para la inspección fiscal, dejas constancia del proceso en una documentación de procedimientos GoBD, y el archivo de facturas electrónicas se realiza automáticamente en segundo plano.

Al archivar, la misma regla se aplica a ambos formatos: el original en formato estructurado se conserva sin modificaciones durante ocho años. En la XRechnung es el archivo XML; en ZUGFeRD, el archivo PDF completo con el XML incrustado. Por eso, los plazos de conservación exactos y un archivo conforme a la normativa según los GoBD (principios alemanes para la llevanza correcta de registros electrónicos) forman parte de todo proyecto de factura electrónica.

Si trabajas con DATEV, ELO es el complemento adecuado para justificantes y archivo: DATEV ha anunciado el fin de su DMS Classic y recomienda ELO como DMS para DATEV. En DOCSHERO® configuramos la recepción y la emisión de facturas para que ambos formatos funcionen en el mismo proceso, si lo deseas en nuestra HEROcloud desde centros de datos alemanes. El chequeo de factura electrónica gratuito te muestra lo bien preparado que estás ya hoy.

Situación jurídica y revisión de fuentes: 29 de octubre de 2026. Los datos de versión cambian con regularidad; antes de hacer el cambio, comprueba la versión actual en KoSIT y FeRD. Este artículo no constituye asesoramiento jurídico ni fiscal.

• § 14 UStG: emisión de facturas
• KoSIT: el estándar XRechnung
• FeRD: ZUGFeRD 2.4 (publicación)
• xrechnungs.de: resumen de versiones y perfiles de ZUGFeRD
• E-Rechnung Bund: ¿qué es una factura electrónica?
• Kleeberg: nueva carta del BMF del 15 de octubre de 2026