XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format du wirklich brauchst

Dein Kunde schreibt: „Bitte ab Januar nur noch E-Rechnungen.“ Die Buchhaltung fragt: „XRechnung oder ZUGFeRD?“ Und der Softwareanbieter sagt: „Können wir beides.“ Damit ist die Frage leider nicht beantwortet – sondern nur verschoben.

In diesem Ratgeber klären wir sie. Du erfährst, was XRechnung und ZUGFeRD sind, worin sie sich unterscheiden und welches Format du für welche Kunden brauchst. Dazu: welche ZUGFeRD-Profile als E-Rechnung zählen, wie eine E-Rechnung im Beispiel aussieht, was Peppol und die Leitweg-ID damit zu tun haben und worauf du beim Erstellen, Empfangen und Archivieren achten musst.

Als DOCSHERO® verarbeiten wir täglich beide Formate in den Rechnungseingängen unserer Kunden – und sehen, wo es in der Praxis hakt.

Rechtsstand und Quellenprüfung: 29. Oktober 2026.

• XRechnung und ZUGFeRD sind beide vollwertige E-Rechnungen. Beide basieren auf der europäischen Norm EN 16931. Rechtlich ist keines besser als das andere.
• Die XRechnung ist reines XML – ideal für Software, für Menschen ohne Viewer kaum lesbar. Öffentliche Auftraggeber verlangen sie meist.
• ZUGFeRD ist ein hybrides PDF mit eingebettetem XML. Menschen sehen eine normale Rechnung, Software liest die Daten. Im B2B-Geschäft ist das oft die bequemere Wahl.
• Nicht jedes ZUGFeRD ist eine E-Rechnung: Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht. Zulässig sind BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG ab Version 2.0.1.
• Dein Rechnungseingang muss beide lesen können. Welches Format du bekommst, bestimmt der Lieferant. Eine E-Rechnung Software verarbeitet XRechnung und ZUGFeRD im gleichen Ablauf.

Seit 2025 ist die E-Rechnung im deutschen B2B-Geschäft Pflicht, gestaffelt bis 2028. Das Gesetz schreibt dabei kein bestimmtes Format vor. Es verlangt eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Genau das erfüllen XRechnung und ZUGFeRD. Ab wann welche Unternehmen betroffen sind, regelt die E-Rechnung Pflicht mit ihren Übergangsfristen.

Die kurze Entscheidungshilfe:

• Du schreibst Rechnungen an Behörden? Dann brauchst du in aller Regel die XRechnung.
• Du schreibst Rechnungen an Unternehmen? Dann ist ZUGFeRD meist die einfachere Wahl, weil dein Kunde die Rechnung auch ohne Spezialsoftware lesen kann.
• Du hast beides? Dann sollte deine Software beide Formate aus denselben Daten erzeugen.
• Du empfängst Rechnungen? Dann musst du beide verarbeiten können – du suchst dir nicht aus, was ankommt.

Was eine E-Rechnung im Kern ausmacht, ist bei beiden gleich: ein maschinenlesbarer Datensatz mit Lieferant, Positionen, Steuer und Zahlungsdaten. Der Unterschied liegt darin, ob dieser Datensatz allein kommt (XRechnung) oder in einem PDF steckt (ZUGFeRD).

Die XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag von Bund und Ländern entwickelt. Sie ist die deutsche Ausprägung (ein sogenannter CIUS) der EN 16931 und besteht ausschließlich aus einer XML-Datei. Es gibt kein Sichtbild, kein Logo, kein Layout – nur strukturierte Daten.

Technisch gibt es die XRechnung in zwei Syntaxen: UBL (Universal Business Language) und UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). Für dich als Anwender spielt das kaum eine Rolle, deine Software muss nur beide lesen können. Aktuell ist die Version 3.0.2. Eine Version 4.0 befindet sich im Entwurf und wird voraussichtlich 2027 verbindlich.

Wo du die XRechnung brauchst: Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Für Bundesbehörden ist sie seit dem 27. November 2020 Pflicht, die Länder und Kommunen haben eigene Regeln mit ähnlichen Vorgaben. Dazu gehört fast immer die Leitweg-ID: eine Kennung, die angibt, an welche Behörde und welche Stelle die Rechnung geht. Ohne Leitweg-ID wird eine Rechnung an Behörden in der Regel nicht angenommen. Übermittelt wird sie meist über Rechnungsportale von Bund und Ländern oder über das Peppol-Netzwerk.

Vorteile: maximal maschinenlesbar, von Behörden akzeptiert, klein und eindeutig. Nachteil: Ohne Viewer oder Software sieht der Empfänger nur Code.

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) herausgegeben. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei. Wer sie öffnet, sieht eine ganz normale Rechnung mit Logo und Layout. Wer sie mit einer Software verarbeitet, liest die Daten direkt aus dem XML.

ZUGFeRD ist seit Version 2.1 technisch identisch mit dem französischen Factur-X und damit auch international nutzbar. Nach aktuellem Stand ist die Version 2.5 die neueste, weitere Releases sind angekündigt. Wichtig: Bei Abweichungen zwischen PDF-Ansicht und XML gilt der Datensatz. Das PDF ist nur eine Lesehilfe.

Entscheidend für die E-Rechnungspflicht ist das Profil. Es legt fest, wie viele Daten im XML stehen:

Für die meisten Unternehmen ist das Profil EN 16931 die richtige Wahl. Prüfe in deiner Software, welches Profil sie erzeugt. Viele ältere Programme schreiben noch MINIMUM oder BASIC-WL – und erfüllen damit die Pflicht nicht, obwohl „ZUGFeRD“ draufsteht.

Gemeinsam ist beiden der Datenkern: Rechnungsnummer, Datum, Lieferant und Kunde, Positionen, Steuersätze, Summen und Zahlungsbedingungen liegen in derselben Struktur vor. Für eine gute Software ist es deshalb egal, ob eine Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD ankommt – sie liest beide gleich.

Unterschiede gibt es eher im Detail: ZUGFeRD-Dateien sind durch das eingebettete PDF größer, XRechnungen dagegen sehr klein. Und während eine XRechnung immer nur einen Datensatz enthält, kann bei ZUGFeRD die PDF-Ansicht vom XML abweichen – etwa wenn eine Software das Sichtbild anders erzeugt als die Daten. Im Zweifel gilt dann immer das XML.

Die beste Strategie ist meist: Frag deine wichtigsten Kunden. Viele Unternehmen haben bereits Lieferantenschreiben verschickt, in denen sie Format, Profil und Empfangsadresse festlegen. Wo es keine Vorgabe gibt, ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 im B2B-Geschäft eine sichere Wahl.

Und für den Eingang gilt: Du musst nehmen, was kommt. Wer eine E-Rechnung empfangen will, braucht deshalb eine Lösung, die XRechnung in beiden Syntaxen und ZUGFeRD in allen zulässigen Profilen versteht – und die auch die PDF- und Papierrechnungen verarbeitet, die noch eine Weile parallel ankommen.

Eine XRechnung besteht nur aus Daten. Ein stark gekürzter Ausschnitt in der Syntax UBL sieht etwa so aus:

<Invoice>
  <cbc:ID>RE-2026-0815</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2026-11-03</cbc:IssueDate>
  <cac:AccountingSupplierParty>…Muster GmbH…</cac:AccountingSupplierParty>
  <cac:TaxTotal>
    <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">190.00</cbc:TaxAmount>
  </cac:TaxTotal>
  <cac:LegalMonetaryTotal>
    <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">1190.00</cbc:PayableAmount>
  </cac:LegalMonetaryTotal>
</Invoice>

Jede Information hat ihr festes Feld. Eine Software weiß dadurch ohne Texterkennung, was Rechnungsnummer, Datum, Steuer und Zahlbetrag sind. Für Menschen ist das ohne Viewer mühsam.

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht beim Öffnen aus wie jede andere PDF-Rechnung: Briefkopf, Adresse, Positionstabelle, Summen, Bankverbindung. Erst ein Blick in die Anhänge des PDF zeigt die eingebettete Datei, meist „factur-x.xml“ oder „zugferd-invoice.xml“. Darin stehen dieselben Daten wie in der XRechnung, nur in der Syntax CII.

Genau dieser Unterschied ist der Grund, warum ZUGFeRD im Mittelstand so beliebt ist: Niemand muss seine Gewohnheiten ändern, aber die Software bekommt saubere Daten.

Viele ERP-, Warenwirtschafts- und Fakturaprogramme können XRechnung und ZUGFeRD bereits erzeugen. Oft ist es nur eine Frage der Version und der Einstellungen. Prüfe diese Punkte:

• Profil: Erzeugt deine Software ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder höher – nicht MINIMUM oder BASIC-WL?
• Pflichtangaben im Datensatz: Stehen Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum und Steuerangaben im strukturierten Teil und nicht nur im PDF? Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 betont genau diesen Punkt.
• Anhänge: Stundennachweise oder Leistungsverzeichnisse müssen in die E-Rechnung eingebettet sein, nicht separat in der E-Mail.
• Stammdaten: Sind Bestellnummern, Leitweg-IDs und Kundenreferenzen hinterlegt?
• Validierung: Prüfst du die erzeugten Dateien mit einem Validator, bevor sie rausgehen?

Wer mit SAP arbeitet, kann XRechnung und ZUGFeRD direkt aus dem System erzeugen und Ausgangsrechnungen revisionssicher ablegen. Über die SAP E-Rechnung bleiben Beleg, Buchung und Archiv dabei verknüpft.

Zum Öffnen reicht bei ZUGFeRD ein PDF-Programm. Für die XRechnung brauchst du einen XRechnung Viewer, eine Buchhaltungssoftware oder ein System für den Rechnungseingang, das die XML-Datei als lesbare Rechnung darstellt.

Zum Prüfen gibt es Validatoren. Die KoSIT stellt einen offiziellen Prüfmechanismus für die XRechnung bereit, für ZUGFeRD gibt es eigene Validatoren, die Profil und Regeln kontrollieren. Ein Validator meldet zwei Arten von Fehlern: Die Datei ist technisch kaputt (Syntax), oder sie verstößt gegen Regeln der Norm (Geschäftsregeln). Wichtig: Ein Verstoß gegen eine Geschäftsregel macht eine Rechnung nicht automatisch ungültig. Entscheidend sind die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben.

Im Rechnungseingang sollte diese Prüfung automatisch laufen. Ein digitaler Posteingang erkennt das Format, validiert die Datei und reicht sie in den Freigabe-Workflow weiter. Für Rechnungen, die noch als einfaches PDF oder Papier kommen, übernimmt die automatisierte Rechnungsverarbeitung das Auslesen. So läuft jede Rechnungsprüfung nach denselben Regeln, egal in welchem Format die Rechnung ankommt.

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein europäisches Netzwerk für den sicheren Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Unternehmen schließen sich über einen zertifizierten Zugangspunkt an und sind dann über eine Peppol-ID erreichbar – ähnlich wie bei einer Telefonnummer. Im Peppol-Verzeichnis lässt sich nachschlagen, wer über das Netzwerk erreichbar ist.

Über Peppol werden vor allem Rechnungen im Format UBL verschickt, also in der Syntax, die auch die XRechnung nutzt. Bund und viele Länder nehmen Rechnungen über Peppol an. Im B2B-Geschäft ist Peppol in Deutschland freiwillig, in anderen Ländern wie Belgien aber bereits Standard für die E-Rechnung.

Für dich heißt das: Peppol lohnt sich, wenn du viele Rechnungen mit Behörden oder internationalen Kunden austauschst. Für die meisten mittelständischen Unternehmen reicht im Inland zunächst der Versand per E-Mail. Mit dem EU-Paket ViDA, das ab Juli 2030 grenzüberschreitende E-Rechnungen vorschreibt, wird das Thema aber wichtiger.

In den meisten Unternehmen sieht der Rechnungseingang 2026 bunt aus: Ein Großhändler schickt ZUGFeRD, ein Energieversorger die XRechnung, der Handwerker um die Ecke noch ein PDF und die Kanzlei einen Brief. Wer für jedes Format einen eigenen Weg baut, verdoppelt die Arbeit.

Besser ist ein gemeinsamer Ablauf. Die automatische Dokumentenklassifizierung erkennt zuerst, ob überhaupt eine Rechnung vorliegt – oder eine Mahnung, Gutschrift oder Auftragsbestätigung. Bei XRechnung und ZUGFeRD werden die Daten direkt aus dem XML übernommen, bei PDF und Papier liest die KI sie aus. Danach ist das Format egal: Jede Eingangsrechnung wird mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen und per Workflow zur Freigabe geschickt.

Ein einfaches Rechenbeispiel zeigt, wie viel das bringt: Wenn 60 Prozent der Rechnungen als E-Rechnung kommen und der Rest per KI ausgelesen wird, muss kaum noch jemand Daten abtippen. Das Team kümmert sich nur um Abweichungen. Wie so ein E-Rechnung Prozess 2027 konkret aufgebaut ist, lässt sich Schritt für Schritt auf jedes Unternehmen übertragen.

Die Grundlage dafür ist eine Plattform, die Eingang, Workflow und Archiv verbindet. Bei DOCSHERO® setzen wir dafür auf ELO Dokumentenmanagement mit KI Dokumentenverarbeitung. Wer parallel noch Papier im Haus hat, kann im selben Zug Dokumente digitalisieren und alles in einem System zusammenführen. Für die Betriebsprüfung hältst du den Ablauf in einer GoBD Verfahrensdokumentation fest, und die Archivierung elektronischer Rechnungen läuft automatisch im Hintergrund.

Beim Archivieren gilt für beide Formate dieselbe Regel: Das Original im strukturierten Format wird acht Jahre lang unverändert aufbewahrt. Bei der XRechnung ist das die XML-Datei, bei ZUGFeRD die komplette PDF-Datei mit eingebettetem XML. Die genauen Aufbewahrungsfristen und eine revisionssichere Archivierung nach GoBD gehören deshalb zu jedem E-Rechnungsprojekt dazu.

Arbeitest du mit DATEV, ist ELO die passende Ergänzung für Belege und Archiv: DATEV hat sein DMS Classic abgekündigt und empfiehlt ELO als DMS für DATEV. Bei DOCSHERO® richten wir Rechnungsein- und -ausgang so ein, dass beide Formate im selben Prozess laufen – auf Wunsch in unserer HEROcloud aus deutschen Rechenzentren. Wie gut du heute schon aufgestellt bist, zeigt dir der kostenlose E-Rechnungs-Check.

Rechtsstand und Quellenprüfung: 29. Oktober 2026. Versionsangaben ändern sich regelmäßig; prüfe vor einer Umstellung die aktuelle Version bei KoSIT und FeRD. Dieser Beitrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung.

• § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
• KoSIT: Standard XRechnung
• FeRD: ZUGFeRD 2.4 (Veröffentlichung)
• xrechnungs.de: ZUGFeRD-Versionen und Profile im Überblick
• E-Rechnung Bund: Was ist eine E-Rechnung?
• Kleeberg: Neues BMF-Schreiben vom 15.10.2026