XRechnung o ZUGFeRD: quale formato ti serve davvero

Il tuo cliente scrive: «Da gennaio, per favore, solo fatture elettroniche.» La contabilità chiede: «XRechnung o ZUGFeRD?» E il fornitore del software dice: «Possiamo fare entrambi.» Purtroppo così la domanda non trova risposta: viene solo rimandata.

In questa guida la chiariamo. Scoprirai cosa sono XRechnung e ZUGFeRD, in cosa si differenziano e quale formato ti serve per quali clienti. In più: quali profili ZUGFeRD valgono come fattura elettronica, com’è fatta una fattura elettronica in un esempio, cosa c’entrano Peppol e la Leitweg-ID e a cosa devi fare attenzione quando crei, ricevi e archivi.

Come DOCSHERO® elaboriamo ogni giorno entrambi i formati nella gestione delle fatture passive dei nostri clienti, e vediamo dove le cose si inceppano nella pratica.

Situazione normativa e verifica delle fonti: 29 ottobre 2026.

• XRechnung e ZUGFeRD sono entrambe fatture elettroniche a tutti gli effetti. Entrambe si basano sulla norma europea EN 16931. Dal punto di vista giuridico, nessuna delle due è migliore dell’altra.
• La XRechnung è puro XML: ideale per il software, quasi illeggibile per le persone senza un visualizzatore. I committenti pubblici di solito la richiedono.
• ZUGFeRD è un PDF ibrido con XML incorporato. Le persone vedono una normale fattura, il software legge i dati. Nel B2B è spesso la scelta più comoda.
• Non ogni ZUGFeRD è una fattura elettronica: i profili MINIMUM e BASIC-WL non bastano. Sono ammessi BASIC, EN 16931, EXTENDED e XRECHNUNG a partire dalla versione 2.0.1.
• La tua gestione delle fatture passive deve saper leggere entrambi. Quale formato ricevi lo decide il fornitore. Un software per la fattura elettronica elabora XRechnung e ZUGFeRD nello stesso flusso.

Dal 2025 la fattura elettronica è obbligatoria nel B2B in Germania, con un’introduzione graduale fino al 2028. La legge non prescrive un formato specifico. Richiede una fattura in un formato elettronico strutturato conforme alla norma europea EN 16931. È esattamente ciò che fanno XRechnung e ZUGFeRD. Da quando sono interessate le diverse imprese lo stabilisce l’obbligo di fattura elettronica in Germania con i suoi periodi transitori.

La guida rapida alla scelta:

• Fatturi alle pubbliche amministrazioni? Allora di regola ti serve la XRechnung.
• Fatturi alle imprese? Allora ZUGFeRD è di solito la scelta più semplice, perché il tuo cliente può leggere la fattura anche senza un software specifico.
• Hai entrambi? Allora il tuo software dovrebbe generare entrambi i formati dagli stessi dati.
• Ricevi fatture? Allora devi saperle elaborare entrambe: non scegli tu cosa arriva.

Ciò che caratterizza in sostanza una fattura elettronica è uguale per entrambi: un record di dati leggibile da una macchina con fornitore, righe, imposte e dati di pagamento. La differenza sta nel fatto che questo record arrivi da solo (XRechnung) o all’interno di un PDF (ZUGFeRD).

La XRechnung è stata sviluppata dall’Ufficio di coordinamento tedesco per gli standard IT (KoSIT) su incarico del governo federale e dei Länder. È la specifica tedesca (una cosiddetta CIUS) della EN 16931 e consiste esclusivamente in un file XML. Non c’è una rappresentazione visiva, né un logo, né un layout: solo dati strutturati.

Tecnicamente la XRechnung esiste in due sintassi: UBL (Universal Business Language) e UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). Per te come utente conta poco: il tuo software deve solo saperle leggere entrambe. La versione attuale è la 3.0.2. Una versione 4.0 è in bozza e dovrebbe diventare vincolante nel 2027.

Dove ti serve la XRechnung: per le fatture ai committenti pubblici. Per le autorità federali è obbligatoria dal 27 novembre 2020; i Länder e i comuni hanno regole proprie con requisiti simili. Quasi sempre ne fa parte la Leitweg-ID (codice di instradamento per le pubbliche amministrazioni tedesche): un identificativo che indica a quale autorità e a quale ufficio è destinata la fattura. Senza Leitweg-ID, una fattura a una pubblica amministrazione di regola non viene accettata. Di solito viene trasmessa tramite i portali di fatturazione del governo federale e dei Länder o tramite la rete Peppol.

Vantaggi: massima leggibilità da parte delle macchine, accettata dalle pubbliche amministrazioni, leggera e univoca. Svantaggio: senza un visualizzatore o un software, il destinatario vede solo codice.

ZUGFeRD sta per «Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland» (Guida utente centrale del Forum tedesco per la fattura elettronica) ed è pubblicato dal Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), il forum tedesco per la fatturazione elettronica. Una fattura ZUGFeRD è un documento PDF/A-3 con un file XML incorporato. Chi la apre vede una fattura del tutto normale, con logo e layout. Chi la elabora con un software legge i dati direttamente dall’XML.

Dalla versione 2.1, ZUGFeRD è tecnicamente identico al formato francese Factur-X ed è quindi utilizzabile anche a livello internazionale. Allo stato attuale la versione 2.5 è la più recente, e sono state annunciate ulteriori release. Importante: in caso di differenze tra la vista PDF e l’XML, prevale il record di dati. Il PDF è solo un aiuto alla lettura.

Decisivo per l’obbligo di fatturazione elettronica è il profilo. Stabilisce quanti dati contiene l’XML:

Per la maggior parte delle imprese il profilo EN 16931 è la scelta giusta. Verifica nel tuo software quale profilo genera. Molti programmi meno recenti scrivono ancora MINIMUM o BASIC-WL, e quindi non soddisfano l’obbligo, anche se sull’etichetta c’è scritto «ZUGFeRD».

In comune entrambi hanno il nucleo dei dati: numero di fattura, data, fornitore e cliente, righe, aliquote, totali e condizioni di pagamento hanno la stessa struttura. Per un buon software, quindi, non fa differenza se una fattura arriva come XRechnung o come ZUGFeRD: le legge entrambe allo stesso modo.

Le differenze stanno piuttosto nei dettagli: i file ZUGFeRD sono più grandi a causa del PDF incorporato, mentre le XRechnung sono molto piccole. E mentre una XRechnung contiene sempre un solo record di dati, con ZUGFeRD la vista PDF può differire dall’XML, ad esempio se un software genera la rappresentazione visiva in modo diverso dai dati. In caso di dubbio prevale sempre l’XML.

La strategia migliore di solito è: chiedi ai tuoi clienti più importanti. Molte imprese hanno già inviato ai fornitori lettere in cui stabiliscono formato, profilo e indirizzo di ricezione. Dove non ci sono requisiti, ZUGFeRD nel profilo EN 16931 è una scelta sicura nel B2B.

E per la ricezione vale: devi accettare ciò che arriva. Chi vuole ricevere fatture elettroniche ha quindi bisogno di una soluzione che capisca la XRechnung in entrambe le sintassi e ZUGFeRD in tutti i profili ammessi, e che elabori anche le fatture PDF e cartacee che continueranno ad arrivare in parallelo ancora per un po’.

Una XRechnung è composta solo da dati. Un estratto molto abbreviato nella sintassi UBL si presenta più o meno così:

<Invoice>
  <cbc:ID>RE-2026-0815</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2026-11-03</cbc:IssueDate>
  <cac:AccountingSupplierParty>…Esempio S.r.l.…</cac:AccountingSupplierParty>
  <cac:TaxTotal>
    <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">190.00</cbc:TaxAmount>
  </cac:TaxTotal>
  <cac:LegalMonetaryTotal>
    <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">1190.00</cbc:PayableAmount>
  </cac:LegalMonetaryTotal>
</Invoice>

Ogni informazione ha il suo campo fisso. In questo modo un software sa, senza riconoscimento del testo, quali sono il numero di fattura, la data, l’imposta e l’importo da pagare. Per le persone, senza un visualizzatore, è faticoso.

Una fattura ZUGFeRD, quando la apri, sembra una qualsiasi altra fattura PDF: intestazione, indirizzo, tabella delle righe, totali, coordinate bancarie. Solo guardando gli allegati del PDF compare il file incorporato, di solito «factur-x.xml» o «zugferd-invoice.xml». Contiene gli stessi dati della XRechnung, solo nella sintassi CII.

È proprio questa differenza il motivo per cui ZUGFeRD è così diffuso tra le PMI: nessuno deve cambiare le proprie abitudini, ma il software riceve dati puliti.

Molti programmi ERP, gestionali di magazzino e di fatturazione sono già in grado di generare XRechnung e ZUGFeRD. Spesso è solo una questione di versione e di impostazioni. Verifica questi punti:

• Profilo: Il tuo software genera ZUGFeRD nel profilo EN 16931 o superiore, e non MINIMUM o BASIC-WL?
• Dati obbligatori nel record di dati: La descrizione della prestazione, il periodo di prestazione e i dati fiscali si trovano nella parte strutturata e non solo nel PDF? La circolare del BMF (Ministero federale delle Finanze tedesco) del 15 ottobre 2026 sottolinea proprio questo punto.
• Allegati: I fogli ore o i computi delle prestazioni devono essere incorporati nella fattura elettronica, non inviati separatamente nell’e-mail.
• Dati anagrafici: Sono registrati numeri d’ordine, Leitweg-ID e riferimenti cliente?
• Validazione: Controlli i file generati con un validatore prima di inviarli?

Se lavori con SAP, puoi generare XRechnung e ZUGFeRD direttamente dal sistema e archiviare le fatture attive in modo conforme. Con la fattura elettronica in SAP documento, registrazione e archivio restano collegati.

Per aprire una ZUGFeRD basta un programma PDF. Per la XRechnung ti serve un visualizzatore XRechnung, un software di contabilità o un sistema di gestione delle fatture passive che mostri il file XML come fattura leggibile.

Per verificare esistono i validatori. Il KoSIT mette a disposizione uno strumento di validazione ufficiale per la XRechnung; per ZUGFeRD esistono validatori dedicati che controllano profilo e regole. Un validatore segnala due tipi di errori: il file è tecnicamente danneggiato (sintassi) oppure viola regole della norma (regole di business). Importante: la violazione di una regola di business non rende automaticamente invalida una fattura. Decisivi sono i dati obbligatori ai fini IVA.

Nella gestione delle fatture passive questo controllo dovrebbe avvenire in automatico. Una posta in arrivo digitale riconosce il formato, valida il file e lo passa al workflow di approvazione. Per le fatture che arrivano ancora come semplice PDF o su carta, l’elaborazione automatizzata delle fatture si occupa dell’estrazione. Così ogni verifica delle fatture segue le stesse regole, indipendentemente dal formato in cui arriva la fattura.

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) è una rete europea per lo scambio sicuro di documenti commerciali elettronici. Le imprese si collegano tramite un punto di accesso certificato e sono poi raggiungibili tramite un Peppol ID, un po’ come con un numero di telefono. Nella directory Peppol si può verificare chi è raggiungibile tramite la rete.

Tramite Peppol si inviano soprattutto fatture in formato UBL, cioè nella sintassi usata anche dalla XRechnung. Il governo federale e molti Länder accettano fatture tramite Peppol. Nel B2B, in Germania Peppol è facoltativo, ma in altri paesi come il Belgio è già lo standard per la fattura elettronica.

Per te questo significa: Peppol conviene se scambi molte fatture con pubbliche amministrazioni o clienti internazionali. Per la maggior parte delle PMI, per il mercato interno basta per ora l’invio via e-mail. Con il pacchetto UE ViDA, che dal luglio 2030 renderà obbligatorie le fatture elettroniche transfrontaliere, il tema diventa però più importante.

Nella maggior parte delle imprese, nel 2026 le fatture in arrivo sono un mix variegato: un grossista invia ZUGFeRD, un fornitore di energia la XRechnung, l’artigiano sotto casa ancora un PDF e lo studio legale una lettera. Chi crea un percorso separato per ogni formato raddoppia il lavoro.

Meglio un flusso comune. La classificazione automatica dei documenti riconosce innanzitutto se si tratta davvero di una fattura, oppure di un sollecito, di una nota di credito o di una conferma d’ordine. Per XRechnung e ZUGFeRD i dati vengono acquisiti direttamente dall’XML, per PDF e carta li estrae l’IA. Da quel momento il formato non conta più: ogni fattura passiva viene confrontata con ordine e documento di trasporto e inviata in approvazione tramite un workflow.

Un semplice calcolo mostra quanto si guadagna: se il 60 percento delle fatture arriva come fattura elettronica e il resto viene estratto dall’IA, quasi nessuno deve più digitare dati. Il team si occupa solo delle discrepanze. Il modo in cui è strutturato concretamente un processo di fatturazione elettronica 2027 si può trasferire passo dopo passo a qualsiasi impresa.

La base è una piattaforma che collega ricezione, workflow e archivio. In DOCSHERO® puntiamo per questo sulla gestione documentale ELO con elaborazione dei documenti con IA. Se in azienda hai ancora documenti cartacei, puoi digitalizzare i documenti contestualmente e riunire tutto in un unico sistema. Per la verifica fiscale documenti il processo in una documentazione delle procedure GoBD, e l’archiviazione delle fatture elettroniche avviene automaticamente in background.

Per l’archiviazione vale la stessa regola per entrambi i formati: l’originale in formato strutturato viene conservato senza modifiche per otto anni. Per la XRechnung è il file XML, per ZUGFeRD il file PDF completo con XML incorporato. I termini di conservazione esatti e un’archiviazione conforme ai GoBD (principi tedeschi per la corretta tenuta delle scritture in formato elettronico) fanno quindi parte di ogni progetto di fatturazione elettronica.

Se lavori con DATEV, ELO è il complemento giusto per documenti e archivio: DATEV ha dismesso il suo DMS Classic e raccomanda ELO come DMS per DATEV. In DOCSHERO® impostiamo la gestione delle fatture passive e attive in modo che entrambi i formati scorrano nello stesso processo, se lo desideri nel nostro HEROcloud da data center tedeschi. Il check della fattura elettronica gratuito ti mostra quanto sei già preparato oggi.

Situazione normativa e verifica delle fonti: 29 ottobre 2026. Le indicazioni sulle versioni cambiano regolarmente; prima di un passaggio, verifica la versione attuale presso KoSIT e FeRD. Questo articolo non costituisce consulenza legale o fiscale.

• § 14 UStG: emissione delle fatture
• KoSIT: lo standard XRechnung
• FeRD: ZUGFeRD 2.4 (pubblicazione)
• xrechnungs.de: panoramica di versioni e profili ZUGFeRD
• E-Rechnung Bund: che cos’è una fattura elettronica?
• Kleeberg: nuova circolare del BMF del 15 ottobre 2026