Gestión de contratos. Sin volver a perder un plazo.

Software de gestión de contratos. Lo que puede hacer ELO Contract.

ELO Contract es la solución de gestión de contratos de ELO – pensada para una gestión de contratos centralizada en toda la empresa. Funciona sobre la ELO ECM Suite e incluye todo lo que necesita una gestión de contratos digital: un repositorio central para todos los contratos, una visión de vigencias y plazos de preaviso, workflows de aprobación, plantillas, informes – e IA que resume los contratos por vosotros. Como ELO Contract forma parte de la plataforma, los contratos no quedan aislados, sino en un único sistema junto a facturas, correspondencia y documentación de personal.

Qué aporta la gestión de contratos digital

• Ningún plazo perdido: Los recordatorios automáticos sustituyen a las notas en el calendario de cada persona.
• Menos costes: Las renovaciones no deseadas, los contratos duplicados y los derechos de rescisión especial olvidados salen a la luz antes de costar dinero.
• Aprobaciones más rápidas: Los contratos circulan por workflow en lugar de por correo interno y cadenas interminables de e-mails.
• Menos riesgo: Todos ven la versión vigente y cada decisión queda registrada.
• Más visión de conjunto: Dirección y controlling ven compromisos y vigencias con solo pulsar un botón.
• Mejores negociaciones: Quien sabe qué contratos tiene con un socio negocia con datos.

¿Administración de contratos o gestión de contratos?

Los términos se usan a menudo como sinónimos, pero significan cosas distintas. Administración de contratos significa archivar contratos y volver a encontrarlos. Gestión de contratos significa dirigir activamente todo el ciclo de vida – con plazos, aprobaciones, plantillas, responsables e informes. Incluso una administración de contratos digital en una unidad de red o en una lista de Excel, como mucho, administra. Un software de gestión de contratos como ELO Contract gestiona.

El proceso de gestión de contratos

Todo contrato pasa por las mismas fases – ya sea un contrato de suministro, un arrendamiento o una licencia de software. Una buena gestión de contratos acompaña todas ellas:

1. Solicitud y borrador: Un departamento necesita un contrato. El borrador se crea a partir de una plantilla o lo envía la otra parte.
2. Revisión y negociación: Compras, el departamento jurídico y el área de negocio revisan contenido, riesgos y condiciones. Los cambios se versionan.
3. Aprobación: Según el tipo y el valor del contrato, las personas responsables dan su conformidad – documentada de forma trazable.
4. Firma: El contrato se firma digitalmente o en papel y se archiva como versión vigente.
5. Vigencia: Se hace seguimiento de obligaciones, pagos, prestaciones y anexos. Los informes muestran costes y compromisos.
6. Renovación o rescisión: Antes de cada plazo llega un recordatorio. Decidís de forma consciente en lugar de que os sorprendan las renovaciones automáticas.
7. Archivo: Tras finalizar, el contrato se conserva en un archivo a prueba de auditorías hasta que vence el plazo de conservación.

Tipos de contrato habituales

Un software de administración de contratos debe poder gestionar contratos muy distintos. En la mediana empresa son habituales los contratos con proveedores y contratos marco en compras, contratos con clientes y de servicio en ventas, contratos de alquiler, arrendamiento y mantenimiento de edificios e instalaciones, contratos de leasing de vehículos y maquinaria, contratos de software, licencias y cloud en TI, contratos de seguros, acuerdos de confidencialidad y contratos laborales y de servicios en recursos humanos. Cada uno de estos tipos tiene sus propios plazos, circuitos de aprobación y responsables – por eso los configuráis en ELO Contract como tipos de contrato independientes.

El expediente digital del contrato

Cada contrato recibe un expediente de contrato. En él están el propio contrato, todos los anexos, adendas, la correspondencia y un formulario con los datos clave: otra parte, tipo de contrato, vigencia, plazo de preaviso, valor y responsables. Cada contrato se basa en un tipo de contrato – por ejemplo, con proveedores, con clientes, de alquiler, de mantenimiento o contrato marco – y hereda su estructura y sus reglas. Las vigencias pueden registrarse sin fecha de fin, con duración fija o indefinida.

ELO Contract refleja el ciclo de vida con estados claros: borrador, aprobación iniciada, aprobado, en negociación, cerrado, rescindido o anulado. Así veis de un vistazo en qué punto está cada contrato. Además, las carpetas dinámicas ordenan los contratos por estado, tipo o socio – sin que nadie tenga que mover archivos.

Plazos y fechas de preaviso bajo control

La promesa más importante de un software de gestión de contratos es sencilla: no volver a perder un plazo. ELO Contract muestra seguimientos, plazos de preaviso y fechas de finalización en tres vistas – como tabla, como línea de tiempo y como calendario con vista mensual y diaria. Antes de cada plazo, el sistema avisa automáticamente a los responsables, también ante renovaciones próximas. Si alguien está ausente, su sustituto ve las mismas fechas.

Aprobaciones por workflow

Antes de firmar un contrato, normalmente lo revisan varias personas: el área de negocio, compras, el departamento jurídico, la dirección. En ELO Contract se inicia para ello un workflow de aprobación que envía el contrato de forma secuencial o en paralelo a los pasos de revisión definidos. Cada decisión queda registrada. A partir de qué importe debe aprobar la dirección o qué tipos de contrato pasan siempre por jurídico lo definís una sola vez – del resto se encargan automáticamente los workflows.

Plantillas y gestión de cláusulas

Los contratos se crean más rápido cuando nadie empieza de cero. Las plantillas de documentos de ELO Contract contienen campos que se rellenan automáticamente con los datos del expediente. Con la gestión de cláusulas definís las cláusulas estándar una sola vez y de forma centralizada. Si una cláusula cambia, el cambio puede trasladarse a todos los contratos afectados y actualizarse con un clic antes de la firma. Para documentos complejos con tablas, condiciones y datos de otros sistemas, HEROdocgen complementa la creación de contratos a partir de plantillas de Word.

IA en la gestión de contratos

Con el ELO Assistant, la IA trabaja directamente en ELO: analiza contratos completos, resume pasajes concretos de forma precisa y propone los siguientes pasos adecuados. Si lo deseáis, sugiere valores para los campos del expediente, que vosotros revisáis y guardáis – el control sigue siendo vuestro. El asistente solo accede a los documentos para los que cada persona tiene permisos. Si queréis extraer datos de grandes volúmenes de contratos antiguos, podéis usar además el HEROextractor, que reconoce cualquier dato en cualquier documento. Como la inteligencia artificial en ELO forma parte de la plataforma, usáis las mismas funciones también para facturas, correspondencia y expedientes de personal.

Firma electrónica

Una vez aprobado, el contrato pasa a la firma. ELO integra DocuSign directamente: el contrato se envía desde el sistema, el firmante recibe un e-mail y el documento firmado vuelve automáticamente al expediente. Si usáis otro proveedor, HEROsign conecta Adobe Sign, FP Sign, Skribble o MOXIS con el proceso de contratos.

Qué firma necesitáis depende del contrato. La firma electrónica simple basta para muchos contratos sin requisitos de forma. La avanzada asigna la firma inequívocamente a una persona y detecta modificaciones posteriores. Solo la firma electrónica cualificada (QES) sustituye a la forma escrita exigida por ley. Estos niveles los definís por tipo de contrato para que nadie tenga que decidir caso por caso.

Encontrar contratos en lugar de buscarlos

La búsqueda de texto completo recorre contratos, anexos y correspondencia – también contratos en papel escaneados tras el reconocimiento de texto. Además, podéis filtrar por campos como socio, tipo de contrato, estado, fin de vigencia o responsable. La pregunta «¿Qué contratos de mantenimiento vencen el año que viene?» se responde así en segundos.

Informes, permisos y colaboración

Un dashboard muestra todos los contratos activos. ELO Contract guarda los informes como hojas de Excel en el repositorio, y los planes de pago se configuran rápidamente. Solo las personas autorizadas obtienen permisos de lectura y edición – también entre sedes y desde el móvil. Los contactos y empresas se registran una vez y se seleccionan sin más en el siguiente contrato. Para entidades financieras existe además un módulo DORA ampliable que integra los requisitos de la BaFin (autoridad de supervisión financiera alemana) en el expediente y exporta informes para el portal de la BaFin.

Para quién es adecuado ELO Contract

ELO Contract encaja con empresas que tienen más de un puñado de contratos y ya no quieren gestionarlos en carpetas y listas – desde la mediana empresa con unos cientos de contratos con proveedores hasta grupos empresariales con varias sedes. Merece especialmente la pena cuando varios departamentos intervienen en los contratos, las aprobaciones deben ser trazables o los contratos deben integrarse con el ERP, la contabilidad y la verificación de facturas. Si ya usáis ELO para la gestión documental o la recepción de facturas, añadís la gestión de contratos en la misma plataforma sin implantar un sistema nuevo.

En qué fijaros al elegir un software de gestión de contratos

Tanto si evaluáis ELO Contract como otra herramienta de gestión de contratos, estos puntos separan una solución que funciona en el día a día de otra que, al cabo de un año, vuelve a acabar en Excel:

• Lógica de plazos: ¿Puede el sistema reflejar correctamente plazos de preaviso, duraciones mínimas y renovaciones automáticas y avisar a tiempo – también a los sustitutos?
• Workflows: ¿Se pueden controlar las aprobaciones por tipo de contrato, importe y departamento sin que nadie tenga que programar?
• Integración: ¿Están los contratos conectados con proveedores y pedidos en el ERP, con el correo electrónico y con la contabilidad?
• Archivo: ¿Se archivan los contratos a prueba de auditorías y con plazos de conservación, o necesitáis otro sistema para ello?
• IA: ¿Ayuda la IA a leer y resumir – y siguen vuestros contratos en vuestro entorno y bajo vuestros permisos?
• Operación: ¿Funciona la solución en servidores propios y en la nube, y podéis cambiar más adelante?
• Ampliación: ¿Podéis digitalizar más adelante en la misma plataforma facturas, expedientes de personal o el correo entrante?

ELO Contract cumple estos puntos porque no es una herramienta aislada, sino parte de una plataforma que abarca desde la gestión documental hasta la digitalización completa de procesos.

Implantar la gestión de contratos digital. Así lo hacéis.

El software es la parte menor. Para que la gestión de contratos digital funcione en el día a día, hacen falta tipos de contrato claros, responsabilidades definidas y un arranque ordenado con los contratos que ya existen hoy. Así lo abordamos con vosotros.

Seis pasos hacia la gestión de contratos digital

1. Inventariar: ¿Dónde están hoy vuestros contratos – archivador, unidad de red, buzón, Excel? ¿Qué tipos de contrato hay y quién es responsable?
2. Definir tipos de contrato: Para cada tipo de contrato definimos campos, plazos, circuitos de aprobación y permisos.
3. Configurar ELO Contract: Se configuran el expediente, los workflows, las plantillas, las cláusulas, las notificaciones y los informes.
4. Migrar contratos existentes: Los contratos en papel se escanean y los digitales se importan. Con IA se pueden extraer datos clave de grandes volúmenes y revisarlos después.
5. Formar: Las áreas de negocio, compras y el departamento jurídico aprenden a usar ELO Contract con sus propios contratos.
6. Arrancar y ampliar: Primero un área y después otras – por ejemplo compras, luego ventas y después inmuebles y TI.

Si todavía tenéis muchos contratos en papel, planificad el escaneo como un subproyecto propio. Cómo podéis digitalizar documentos sin bloquear el día a día depende sobre todo del volumen y del estado de los archivos.

Qué dice la ley

En Alemania, un contrato no está sujeto, por regla general, a requisitos de forma. Donde la ley alemana exige una forma determinada, existen tres niveles:

• Forma escrita (§ 126 BGB, Código Civil alemán): firma manuscrita. Puede sustituirse por la forma electrónica si la ley no dispone otra cosa.
• Forma electrónica (§ 126a BGB): nombre más firma electrónica cualificada (QES).
• Forma textual (§ 126b BGB): declaración legible con nombre en un soporte duradero, por ejemplo por e-mail – sin firma.

Desde el 1 de enero de 2025, los empleadores en Alemania pueden comunicar las condiciones esenciales de trabajo según la Nachweisgesetz (ley alemana sobre la acreditación de las condiciones laborales) en forma textual, siempre que el documento pueda guardarse e imprimirse y se solicite un acuse de recibo. Esto no se aplica a determinados sectores sujetos a la Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (ley alemana contra el trabajo no declarado). En cambio, los despidos y los acuerdos de extinción siguen requiriendo la forma escrita y queda excluida la forma electrónica (§ 623 BGB). Para la temporalidad de un contrato de trabajo, el § 14 TzBfG (ley alemana de trabajo a tiempo parcial y contratos de duración determinada) exige la forma escrita, que puede sustituirse por una QES. Y para los arrendamientos comerciales de larga duración basta desde 2025 la forma textual. Por eso definís por tipo de contrato qué procedimiento de firma corresponde a cada contrato.

Cuánto tiempo deben conservarse los contratos

Los contratos suelen ser cartas comerciales o mercantiles y, por tanto, deben conservarse seis años según el § 147 AO (Código Tributario alemán) y el § 257 HGB (Código de Comercio alemán). Si sirven como justificante contable, desde 2025 el plazo es de ocho años. El plazo empieza al final de un año natural; en la práctica, en los contratos se cuenta a partir del año en que finaliza el contrato. Una visión general de todos los plazos de conservación ayuda a registrar las reglas por tipo de contrato. En ELO los contratos se archivan a prueba de auditorías – inalterables, registrados y con plazos vigilados automáticamente.

Gestión de contratos en SAP y ERP

Los contratos de compras están estrechamente ligados a proveedores, pedidos y facturas. Si usáis SAP, vinculáis documentos de ELO directamente con operaciones en SAP mediante la integración con SAP – para S/4HANA On-Premises, Private Edition y sistemas SAP más antiguos, así como para S/4HANA Cloud Public Edition. Así, compras ve en SAP el contrato marco correspondiente de cada proveedor, y la verificación de facturas contrasta los precios con las condiciones pactadas. También podéis conectar otros sistemas ERP como Microsoft Dynamics 365 Business Central a través de la plataforma ELO.

On-premises o en la nube

ELO Contract funciona donde mejor encaje con vuestra TI: en servidores propios, en una nube privada o alojado por nosotros en la HEROcloud desde centros de datos alemanes y europeos. Precisamente en contratos con condiciones sensibles es un argumento de peso – vuestros datos se quedan en Europa y mantenéis el control sobre quién accede. Es posible cambiar más adelante de modelo de operación sin sustituir el sistema.

Del correo entrante directamente al expediente

Muchos contratos no proceden de vuestra propia plantilla, sino de la otra parte – por correo postal o e-mail. En la bandeja de entrada digital, HEROclassify reconoce los documentos entrantes como contrato, adenda o rescisión e inicia el proceso de ELO adecuado. Los casos dudosos los revisa una persona antes de que el documento llegue al expediente. Así ningún contrato vuelve a perderse en el buzón de una sola persona.

Microsoft 365 y Outlook

Los contratos se negocian a menudo por e-mail. Archiváis los correos de Outlook y Exchange directamente en ELO, y Teams y SharePoint están integrados. Borradores, consultas y la versión final quedan juntos en el expediente – y no dispersos en buzones personales.

Conectar contratos y facturas

Un contrato establece lo que un proveedor puede facturar. Si contratos y facturas están en la misma plataforma, la verificación de facturas puede contrastar precios y condiciones directamente con lo acordado. Con la factura electrónica en ELO, las facturas recibidas llegan en formato digital a partir de 2027 de todos modos – la conexión con el contrato queda entonces a un solo clic.

Protección de datos en los contratos

Los contratos contienen datos personales: personas de contacto, firmas y, en los contratos laborales, salarios y direcciones. El RGPD exige que solo accedan personas autorizadas y que los datos se eliminen cuando ya no exista una finalidad ni una obligación de conservación. En ELO controláis los accesos mediante roles y permisos, registráis cada acceso y definís plazos de borrado por tipo de contrato. Para contratos laborales y otra documentación de personal, el expediente digital de personal ofrece permisos aún más estrictos.

¿Y la lista de Excel?

Una lista de gestión de contratos en Excel es el punto de partida para muchas empresas – y como transición está perfectamente bien. Pero deja de funcionar en cuanto varias personas la mantienen, los plazos deben recordarse automáticamente o un auditor quiere saber quién aprobó qué y cuándo. La buena noticia: una lista bien mantenida es la mejor base para la migración. Columnas como socio, tipo de contrato, inicio, vigencia y plazo de preaviso las importamos directamente como datos clave en ELO Contract.

Aclarar roles y responsabilidades

El software por sí solo no evita que se pierda un plazo. Lo decisivo es que para cada contrato esté claro quién es el responsable. Ha demostrado su eficacia un reparto sencillo:

• Los responsables del contrato en el área de negocio conocen el contenido y la prestación y deciden sobre la renovación o la rescisión.
• Compras o ventas negocian las condiciones y mantienen actualizados los datos de los socios.
• El departamento jurídico o un despacho externo revisa cláusulas y riesgos.
• La dirección aprueba los contratos a partir de un importe determinado.
• La administración mantiene tipos de contrato, plantillas y permisos.

En ELO Contract cada rol está vinculado al expediente. Los recordatorios llegan a la persona adecuada y, en caso de ausencia, actúa el sustituto.

Errores típicos – y cómo evitarlos

• Todo a la vez: Quien implanta todos los tipos de contrato al mismo tiempo se dispersa. Mejor empezar por el área en la que los plazos perdidos cuestan más.
• Demasiados campos obligatorios: Cada campo que nadie necesita reduce la calidad de los datos. Empezad con los datos clave necesarios para plazos e informes.
• Ignorar los contratos existentes: Un sistema nuevo sirve de poco si los contratos en vigor siguen en el archivador. Planificad la migración desde el principio.
• Sin responsables: Un recordatorio sin destinatario no sirve de nada. Cada contrato necesita una persona responsable.
• Solución aislada: Una herramienta de contratos sin conexión con el ERP, el correo y el archivo genera un archivo duplicado. Planificad la gestión de contratos como parte de vuestra plataforma de digitalización ELO.

Indicadores que merecen la pena

Con todos los contratos en un único sistema se pueden responder preguntas que antes llevaban días: ¿Cuántos contratos vencen en los próximos 90 días? ¿Cuáles se renuevan automáticamente? ¿A cuánto ascienden los compromisos anuales por proveedor o centro de coste? ¿Cuánto tarda de media una aprobación? ELO Contract guarda estos análisis como informes en el repositorio – la base para negociar mejor y llevarse menos sorpresas.

Tres escenarios típicos del día a día

• Licencias de TI: Las suscripciones de software suelen renovarse cada año de forma automática. ELO Contract avisa a TI a tiempo para cancelar licencias que no se usan o renegociar condiciones – en lugar de pagar otro año sin darse cuenta.
• Mantenimiento y facility: Los contratos de mantenimiento de edificios, ascensores o maquinaria suelen durar muchos años. El expediente reúne contrato, actas de inspección y facturas, de modo que ante una avería queda claro al instante qué se acordó.
• Contratos marco en compras: Cantidades, precios y vigencias figuran en el contrato marco y los pedidos se gestionan en el ERP. Con ambos vinculados, compras ve cuándo vence un contrato marco y si se cumplen las condiciones pactadas.

Lo que cuesta la gestión de contratos – y lo que ahorra

El coste de un software de gestión de contratos depende del número de usuarios, los tipos de contrato, el modelo de operación, las interfaces y la migración de vuestros contratos existentes. Frente a ello está lo que ocurre sin un sistema: los contratos se renuevan porque nadie los rescindió a tiempo. No se aprovechan descuentos ni derechos de rescisión especial. Los empleados buscan versiones en lugar de trabajar. Y en una auditoría falta la prueba de quién aprobó qué. Evitar una sola renovación no deseada de un contrato de servicios o de mantenimiento de cierto volumen puede cubrir gran parte de la implantación. Elaboramos una oferta vinculante tras un breve análisis de vuestros contratos.

Por qué el partner marca la diferencia

ELO Contract lo implantan ELO Business Partners certificados. Como ELO Business Partner conocemos ambas cosas: los requisitos de compras, ventas y el departamento jurídico y la plataforma que hay detrás. Conectamos la gestión de contratos con la bandeja de entrada, con el correo electrónico y Microsoft 365, con SAP a través de nuestra integración con SAP y con DATEV mediante ELO for DATEV. Y si tenéis que elegir entre varios sistemas, la comparativa de DMS os ayuda a decidir.