Vertragsmanagement. Keine Frist mehr verpassen.

Vertragsmanagement Software. Was ELO Contract kann.

ELO Contract ist das ELO Vertragsmanagement – die Lösung für ein zentrales Vertragsmanagement im ganzen Unternehmen. Sie läuft auf der ELO ECM Suite und bringt alles mit, was ein digitales Vertragsmanagement braucht: eine zentrale Ablage für alle Verträge, einen Überblick über Laufzeiten und Kündigungsfristen, Freigabe-Workflows, Vorlagen, Berichte – und KI, die Verträge für euch zusammenfasst. Weil ELO Contract Teil der Plattform ist, liegen Verträge nicht in einer Insel, sondern neben Rechnungen, Korrespondenz und Personalunterlagen in einem System.

Was digitales Vertragsmanagement bringt

• Keine verpassten Fristen: Automatische Erinnerungen ersetzen Notizen im Kalender einzelner Personen.
• Weniger Kosten: Ungewollte Verlängerungen, doppelte Verträge und vergessene Sonderkündigungsrechte fallen auf, bevor sie Geld kosten.
• Schnellere Freigaben: Verträge laufen per Workflow statt per Hauspost und E-Mail-Pingpong.
• Weniger Risiko: Alle sehen die gültige Fassung, und jede Entscheidung ist protokolliert.
• Mehr Überblick: Geschäftsführung und Controlling sehen Verpflichtungen und Laufzeiten auf Knopfdruck.
• Bessere Verhandlungen: Wer weiß, welche Verträge mit einem Partner laufen, verhandelt mit Fakten.

Vertragsverwaltung oder Vertragsmanagement?

Die Begriffe werden oft gleich verwendet, meinen aber Verschiedenes. Vertragsverwaltung heißt: Verträge ablegen und wiederfinden. Vertragsmanagement heißt: den ganzen Lebenszyklus aktiv steuern – mit Fristen, Freigaben, Vorlagen, Verantwortlichen und Berichten. Selbst eine digitale Vertragsverwaltung auf dem Netzlaufwerk oder in einer Excel-Liste kann bestenfalls verwalten. Eine Vertragsmanagement Software wie ELO Contract managt.

Der Vertragsmanagement-Prozess

Jeder Vertrag durchläuft dieselben Phasen – egal ob Liefervertrag, Mietvertrag oder Softwarelizenz. Ein gutes Vertragsmanagement begleitet alle davon:

1. Anfrage und Entwurf: Ein Fachbereich braucht einen Vertrag. Der Entwurf entsteht aus einer Vorlage oder kommt vom Vertragspartner.
2. Prüfung und Verhandlung: Einkauf, Rechtsabteilung und Fachbereich prüfen Inhalt, Risiken und Konditionen. Änderungen werden versioniert.
3. Freigabe: Je nach Vertragsart und Wert stimmen die zuständigen Personen zu – nachvollziehbar dokumentiert.
4. Unterschrift: Der Vertrag wird digital oder auf Papier unterzeichnet und als gültige Fassung abgelegt.
5. Laufzeit: Pflichten, Zahlungen, Leistungen und Nachträge werden verfolgt. Berichte zeigen Kosten und Verpflichtungen.
6. Verlängerung oder Kündigung: Vor jeder Frist kommt eine Erinnerung. Ihr entscheidet bewusst, statt euch von automatischen Verlängerungen überraschen zu lassen.
7. Archivierung: Nach Vertragsende bleibt der Vertrag revisionssicher erhalten, bis die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Typische Vertragsarten

Eine Vertragsverwaltung Software muss mit sehr unterschiedlichen Verträgen umgehen können. Typisch im Mittelstand sind Lieferanten- und Rahmenverträge im Einkauf, Kunden- und Serviceverträge im Vertrieb, Miet-, Pacht- und Wartungsverträge für Gebäude und Anlagen, Leasingverträge für Fahrzeuge und Maschinen, Software-, Lizenz- und Cloud-Verträge in der IT, Versicherungsverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen sowie Arbeits- und Dienstverträge im Personalbereich. Jede dieser Vertragsarten hat eigene Fristen, Freigabewege und Verantwortliche – deshalb legt ihr sie in ELO Contract als eigenen Vertragstyp an.

Die digitale Vertragsakte

Jeder Vertrag bekommt eine Vertragsakte. Darin liegen der Vertrag selbst, alle Anlagen, Nachträge, Korrespondenz und ein Formular mit den Eckdaten: Vertragspartner, Vertragsart, Laufzeit, Kündigungsfrist, Wert und Verantwortliche. Jeder Vertrag basiert auf einem Vertragstyp – etwa Lieferanten-, Kunden-, Miet-, Wartungs- oder Rahmenvertrag – und erbt dessen Struktur und Regeln. Laufzeiten lassen sich ohne Ende, fest oder unbefristet hinterlegen.

Den Lebenszyklus bildet ELO Contract mit klaren Status ab: Entwurf, Freigabe initiiert, freigegeben, in Verhandlung, abgeschlossen, gekündigt oder storniert. So seht ihr auf einen Blick, wo jeder Vertrag gerade steht. Dynamische Ordner sortieren Verträge zusätzlich nach Status, Vertragsart oder Partner – ohne dass jemand Dateien verschieben muss.

Fristen und Kündigungstermine im Blick

Das wichtigste Versprechen einer Vertragsmanagement Software ist simpel: keine Frist mehr verpassen. ELO Contract zeigt Wiedervorlagen, Kündigungsfristen und Vertragsenden in drei Ansichten – als Tabelle, als Zeitleiste und als Kalender mit Monats- und Tagesansicht. Vor jeder Frist benachrichtigt das System automatisch die Verantwortlichen, auch bei anstehenden Verlängerungen. Fällt jemand aus, sieht die Vertretung dieselben Termine.

Freigaben per Workflow

Bevor ein Vertrag unterschrieben wird, prüfen meist mehrere Personen: Fachbereich, Einkauf, Rechtsabteilung, Geschäftsführung. In ELO Contract startet dafür ein Freigabe-Workflow, der den Vertrag nacheinander oder parallel an die festgelegten Prüfschritte schickt. Jede Entscheidung wird protokolliert. Ab welchem Vertragswert die Geschäftsführung zustimmen muss oder welche Vertragsarten immer zur Rechtsabteilung gehen, legt ihr einmal fest – den Rest steuern Workflows automatisch.

Vorlagen und Klauselmanagement

Verträge entstehen schneller, wenn niemand bei null anfängt. Dokumentvorlagen in ELO Contract enthalten Platzhalter, die automatisch mit den Daten aus der Vertragsakte befüllt werden. Mit dem Klauselmanagement definiert ihr Standardklauseln einmal zentral. Ändert sich eine Klausel, lässt sich die Änderung auf alle betroffenen Verträge übertragen und vor der Unterschrift mit einem Klick aktualisieren. Für komplexe Dokumente mit Tabellen, Bedingungen und Daten aus weiteren Systemen ergänzt HEROdocgen die Vertragserstellung aus Word-Vorlagen.

KI im Vertragsmanagement

Mit dem ELO Assistant arbeitet KI direkt in ELO: Er analysiert ganze Verträge, fasst einzelne Passagen prägnant zusammen und schlägt passende nächste Schritte vor. Auf Wunsch macht er Vorschläge für die Felder der Vertragsakte, die ihr prüft und speichert – die Kontrolle bleibt bei euch. Der Assistent greift nur auf Dokumente zu, für die die jeweilige Person berechtigt ist. Wer Vertragsdaten aus großen Altbeständen auslesen will, nutzt zusätzlich den HEROextractor, der beliebige Daten aus beliebigen Dokumenten erkennt. Weil die künstliche Intelligenz in ELO Teil der Plattform ist, nutzt ihr dieselben Funktionen auch für Rechnungen, Korrespondenz und Personalakten.

Elektronische Signatur

Ist der Vertrag freigegeben, geht er zur Unterschrift. ELO bindet DocuSign direkt an: Der Vertrag wird aus dem System verschickt, der Unterzeichner bekommt eine E-Mail, und das unterschriebene Dokument landet automatisch wieder in der Vertragsakte. Wer einen anderen Anbieter nutzt, verbindet mit HEROsign Adobe Sign, FP Sign, Skribble oder MOXIS mit dem Vertragsprozess.

Welche Signatur ihr braucht, hängt vom Vertrag ab. Die einfache elektronische Signatur reicht für viele formfreie Verträge. Die fortgeschrittene ordnet die Unterschrift eindeutig einer Person zu und erkennt nachträgliche Änderungen. Nur die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt die gesetzliche Schriftform. Diese Stufen legt ihr pro Vertragsart fest, damit niemand im Einzelfall entscheiden muss.

Verträge finden statt suchen

Die Volltextsuche durchsucht Verträge, Anlagen und Korrespondenz – auch eingescannte Papierverträge nach der Texterkennung. Zusätzlich filtert ihr nach Feldern wie Partner, Vertragsart, Status, Laufzeitende oder Verantwortlichen. Die Frage „Welche Wartungsverträge laufen nächstes Jahr aus?“ ist damit in Sekunden beantwortet.

Berichte, Rechte und Zusammenarbeit

Ein Dashboard zeigt alle aktiven Verträge. Berichte legt ELO Contract als Excel-Tabelle in der Ablage ab, Zahlungspläne sind schnell eingerichtet. Lese- und Bearbeitungsrechte bekommen nur befugte Personen – auch über Standorte hinweg und mobil. Kontakte und Unternehmen hinterlegt ihr einmal und wählt sie beim nächsten Vertrag einfach aus. Für Finanzunternehmen gibt es zusätzlich ein erweiterbares DORA-Modul, das die Anforderungen der BaFin in die Vertragsakte integriert und Berichte für das BaFin-Portal exportiert.

Für wen sich ELO Contract eignet

ELO Contract passt zu Unternehmen, die mehr als eine Handvoll Verträge haben und sie nicht mehr in Ordnern und Listen steuern wollen – vom Mittelständler mit einigen hundert Lieferantenverträgen bis zur Unternehmensgruppe mit mehreren Standorten. Besonders lohnt es sich, wenn mehrere Abteilungen an Verträgen beteiligt sind, Freigaben nachvollziehbar sein müssen oder Verträge mit ERP, Buchhaltung und Rechnungsprüfung zusammenspielen sollen. Wer ELO bereits für Dokumentenmanagement oder Rechnungseingang nutzt, ergänzt das Vertragsmanagement auf derselben Plattform, ohne ein neues System einzuführen.

Worauf ihr bei einer Vertragsmanagement Software achten solltet

Ob ihr ELO Contract oder ein anderes Vertragsmanagement Tool prüft – diese Punkte trennen eine Lösung, die im Alltag trägt, von einer, die nach einem Jahr wieder in Excel endet:

• Fristenlogik: Kann das System Kündigungsfristen, Mindestlaufzeiten und automatische Verlängerungen sauber abbilden und rechtzeitig erinnern – auch Vertretungen?
• Workflows: Lassen sich Freigaben nach Vertragsart, Wert und Abteilung steuern, ohne dass jemand programmieren muss?
• Integration: Sind Verträge mit Lieferanten und Bestellungen im ERP, mit E-Mail und mit der Buchhaltung verbunden?
• Archiv: Werden Verträge revisionssicher und mit Aufbewahrungsfristen abgelegt, oder braucht ihr dafür noch ein System?
• KI: Hilft KI beim Lesen und Zusammenfassen – und bleiben eure Verträge dabei in eurer Umgebung und unter euren Berechtigungen?
• Betrieb: Läuft die Lösung auf eigenen Servern und in der Cloud, und könnt ihr später wechseln?
• Ausbau: Könnt ihr auf derselben Plattform später Rechnungen, Personalakten oder den Posteingang digitalisieren?

ELO Contract erfüllt diese Punkte, weil es kein Einzelwerkzeug ist, sondern Teil einer Plattform, die vom Dokumentenmanagement bis zur kompletten Prozessdigitalisierung reicht.

Digitales Vertragsmanagement einführen. So geht ihr vor.

Die Software ist der kleinere Teil. Damit digitales Vertragsmanagement im Alltag funktioniert, braucht es klare Vertragsarten, Zuständigkeiten und einen sauberen Start mit den Verträgen, die heute schon existieren. So gehen wir mit euch vor.

In sechs Schritten zum digitalen Vertragsmanagement

1. Bestand erfassen: Wo liegen eure Verträge heute – Schrank, Laufwerk, Postfach, Excel? Welche Vertragsarten gibt es, und wer ist zuständig?
2. Vertragsarten festlegen: Für jeden Vertragstyp definieren wir Felder, Fristen, Freigabewege und Berechtigungen.
3. ELO Contract einrichten: Vertragsakte, Workflows, Vorlagen, Klauseln, Benachrichtigungen und Berichte werden konfiguriert.
4. Altverträge übernehmen: Papierverträge werden gescannt, digitale Verträge importiert. Mit KI lassen sich Eckdaten aus großen Beständen auslesen und anschließend prüfen.
5. Schulen: Fachbereiche, Einkauf und Rechtsabteilung lernen ELO Contract mit ihren eigenen Verträgen kennen.
6. Live gehen und ausbauen: Erst ein Bereich, dann weitere – etwa Einkauf, dann Vertrieb, dann Immobilien und IT.

Wer noch viele Papierverträge hat, plant das Scannen als eigenes Teilprojekt. Wie ihr Dokumente digitalisieren könnt, ohne den Alltag zu blockieren, hängt vor allem von Menge und Zustand der Akten ab.

Was rechtlich gilt

Ein Vertrag ist in Deutschland grundsätzlich formfrei. Wo das Gesetz eine Form verlangt, gelten drei Stufen:

• Schriftform (§ 126 BGB): eigenhändige Unterschrift. Sie lässt sich durch die elektronische Form ersetzen, wenn das Gesetz nichts anderes sagt.
• Elektronische Form (§ 126a BGB): Name plus qualifizierte elektronische Signatur (QES).
• Textform (§ 126b BGB): lesbare Erklärung mit Namen auf einem dauerhaften Datenträger, etwa per E-Mail – ohne Unterschrift.

Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Arbeitgeber die wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz in Textform übermitteln, sofern das Dokument gespeichert und ausgedruckt werden kann und ein Empfangsnachweis angefordert wird. Für bestimmte Branchen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gilt das nicht. Kündigungen und Aufhebungsverträge brauchen dagegen weiterhin die Schriftform, die elektronische Form ist dafür ausgeschlossen (§ 623 BGB). Für die Befristung eines Arbeitsvertrags verlangt § 14 TzBfG die Schriftform, die durch eine QES ersetzt werden kann. Und für langfristige Gewerbemietverträge genügt seit 2025 die Textform. Welches Signaturverfahren für welchen Vertrag passt, legt ihr deshalb pro Vertragsart fest.

Wie lange Verträge aufbewahrt werden

Verträge sind häufig Handels- oder Geschäftsbriefe und damit nach § 147 AO und § 257 HGB sechs Jahre aufzubewahren. Dienen sie als Buchungsbeleg, gelten seit 2025 acht Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende eines Kalenderjahres; in der Praxis rechnet man bei Verträgen ab dem Jahr, in dem der Vertrag endet. Ein Überblick über alle Aufbewahrungsfristen hilft, die Regeln pro Vertragsart zu hinterlegen. In ELO werden Verträge revisionssicher archiviert – unveränderbar, protokolliert und mit automatisch überwachten Fristen.

SAP Vertragsmanagement und ERP

Verträge im Einkauf hängen eng an Lieferanten, Bestellungen und Rechnungen. Wer SAP nutzt, verknüpft Dokumente aus ELO über die SAP-Integration direkt mit Vorgängen in SAP – für S/4HANA On-Premises, Private Edition und ältere SAP-Systeme ebenso wie für S/4HANA Cloud Public Edition. So sieht der Einkauf beim Lieferanten in SAP den passenden Rahmenvertrag, und die Rechnungsprüfung gleicht Preise mit den vereinbarten Konditionen ab. Auch andere ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365 Business Central bindet ihr über die ELO-Plattform an.

On-Premises oder Cloud

ELO Contract läuft dort, wo es zu eurer IT passt: auf eigenen Servern, in einer Private Cloud oder gehostet bei uns in der HEROcloud aus deutschen und europäischen Rechenzentren. Gerade bei Verträgen mit sensiblen Konditionen ist das ein Argument – eure Daten bleiben in Europa, und ihr behaltet die Hoheit darüber, wer zugreift. Ein späterer Wechsel des Betriebsmodells ist möglich, ohne das System zu tauschen.

Vom Posteingang direkt in die Vertragsakte

Viele Verträge kommen nicht aus der eigenen Vorlage, sondern vom Partner – per Post oder E-Mail. Im digitalen Posteingang erkennt HEROclassify eingehende Dokumente als Vertrag, Nachtrag oder Kündigung und startet den passenden ELO-Prozess. Unsichere Fälle prüft eine Person, bevor das Dokument in der Vertragsakte landet. So geht kein Vertrag mehr im Postfach einer einzelnen Person verloren.

Microsoft 365 und Outlook

Verträge werden oft per E-Mail verhandelt. E-Mails aus Outlook und Exchange archiviert ihr direkt in ELO, Teams und SharePoint sind angebunden. Entwürfe, Rückfragen und die finale Fassung liegen damit zusammen in der Vertragsakte – und nicht verstreut in persönlichen Postfächern.

Verträge und Rechnungen verbinden

Ein Vertrag legt fest, was ein Lieferant berechnen darf. Liegen Verträge und Rechnungen auf derselben Plattform, kann die Rechnungsprüfung Preise und Konditionen direkt mit der Vereinbarung abgleichen. Mit der E-Rechnung in ELO laufen Eingangsrechnungen ab 2027 ohnehin digital ein – die Verbindung zum Vertrag ist dann nur noch ein Klick.

Datenschutz bei Verträgen

Verträge enthalten personenbezogene Daten: Ansprechpartner, Unterschriften, bei Arbeitsverträgen Gehälter und Adressen. Die DSGVO verlangt, dass nur befugte Personen zugreifen und Daten gelöscht werden, wenn kein Zweck und keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht. In ELO steuert ihr Zugriffe über Rollen und Rechte, protokolliert jeden Zugriff und hinterlegt Löschfristen pro Vertragsart. Für Arbeitsverträge und andere Personalunterlagen bietet sich die digitale Personalakte mit noch strengeren Rechten an.

Und die Excel-Liste?

Eine Vertragsmanagement Excel-Liste ist für viele Unternehmen der Anfang – und als Übergang völlig in Ordnung. Sie bricht aber, sobald mehrere Personen pflegen, Fristen automatisch erinnern sollen oder ein Prüfer wissen will, wer wann was freigegeben hat. Die gute Nachricht: Eine gepflegte Liste ist die beste Grundlage für die Übernahme. Spalten wie Partner, Vertragsart, Beginn, Laufzeit und Kündigungsfrist importieren wir direkt als Eckdaten in ELO Contract.

Rollen und Verantwortung klären

Software allein verhindert keine verpasste Frist. Entscheidend ist, dass für jeden Vertrag klar ist, wer ihn verantwortet. Bewährt hat sich eine einfache Aufteilung:

• Vertragsverantwortliche im Fachbereich kennen Inhalt und Leistung und entscheiden über Verlängerung oder Kündigung.
• Einkauf oder Vertrieb verhandeln Konditionen und halten Partnerdaten aktuell.
• Rechtsabteilung oder externe Kanzlei prüft Klauseln und Risiken.
• Geschäftsführung gibt Verträge ab einem festgelegten Wert frei.
• Administration pflegt Vertragsarten, Vorlagen und Berechtigungen.

In ELO Contract hängt jede Rolle an der Vertragsakte. Erinnerungen gehen an die richtige Person, und bei Abwesenheit greift die Vertretung.

Typische Fehler – und wie ihr sie vermeidet

• Alles auf einmal: Wer alle Vertragsarten gleichzeitig einführt, verzettelt sich. Besser mit dem Bereich starten, in dem verpasste Fristen am meisten kosten.
• Zu viele Pflichtfelder: Jedes Feld, das niemand braucht, senkt die Datenqualität. Startet mit den Eckdaten, die für Fristen und Berichte nötig sind.
• Altbestand ignorieren: Ein neues System hilft wenig, wenn die laufenden Verträge weiter im Schrank liegen. Plant die Übernahme von Anfang an mit.
• Keine Verantwortlichen: Eine Erinnerung ohne Empfänger verpufft. Jeder Vertrag braucht eine verantwortliche Person.
• Insellösung: Ein Vertrags-Tool ohne Verbindung zu ERP, E-Mail und Archiv erzeugt doppelte Ablage. Plant Vertragsmanagement als Teil eurer ELO Digitalisierungsplattform.

Kennzahlen, die sich lohnen

Mit allen Verträgen in einem System werden Fragen beantwortbar, die vorher Tage dauerten: Wie viele Verträge laufen in den nächsten 90 Tagen aus? Welche verlängern sich automatisch? Wie hoch sind die jährlichen Verpflichtungen pro Lieferant oder Kostenstelle? Wie lange dauert eine Freigabe im Schnitt? Solche Auswertungen legt ELO Contract als Bericht in der Ablage ab – die Grundlage für bessere Verhandlungen und weniger Überraschungen.

Drei typische Szenarien aus dem Alltag

• IT-Lizenzen: Software-Abos verlängern sich oft jährlich und automatisch. ELO Contract erinnert die IT rechtzeitig, damit ungenutzte Lizenzen gekündigt oder Konditionen neu verhandelt werden – statt stillschweigend ein weiteres Jahr zu zahlen.
• Wartung und Facility: Wartungsverträge für Gebäude, Aufzüge oder Maschinen laufen oft über viele Jahre. Die Vertragsakte bündelt Vertrag, Prüfprotokolle und Rechnungen, sodass bei einem Störfall sofort klar ist, was vereinbart wurde.
• Rahmenverträge im Einkauf: Mengen, Preise und Laufzeiten stehen im Rahmenvertrag, Bestellungen laufen im ERP. Mit beidem verknüpft sieht der Einkauf, wann ein Rahmenvertrag ausläuft und ob die vereinbarten Konditionen eingehalten werden.

Was Vertragsmanagement kostet – und was es spart

Die Kosten einer Vertragsmanagement Software hängen von Nutzerzahl, Vertragsarten, Betriebsmodell, Schnittstellen und der Übernahme eurer Altverträge ab. Dem steht gegenüber, was ohne System passiert: Verträge verlängern sich, weil niemand rechtzeitig gekündigt hat. Rabatte und Sonderkündigungsrechte werden nicht genutzt. Mitarbeitende suchen Fassungen, statt zu arbeiten. Und bei einer Prüfung fehlt der Nachweis, wer was freigegeben hat. Schon eine einzige verhinderte ungewollte Verlängerung eines größeren Dienstleistungs- oder Wartungsvertrags kann einen großen Teil der Einführung tragen. Ein verbindliches Angebot erstellen wir nach einer kurzen Analyse eures Bestands.

Warum der Partner den Unterschied macht

ELO Contract wird von zertifizierten ELO Business Partnern eingeführt. Als ELO Business Partner kennen wir beides: die Anforderungen von Einkauf, Vertrieb und Rechtsabteilung und die Plattform dahinter. Wir verbinden Vertragsmanagement mit dem Posteingang, mit E-Mail und Microsoft 365, mit SAP über unsere SAP-Integration und mit DATEV über ELO for DATEV. Und wenn ihr vor der Wahl zwischen mehreren Systemen steht, hilft der DMS-Vergleich bei der Entscheidung.