Gestione dei contratti. Mai più una scadenza persa.

Software per la gestione dei contratti. Cosa sa fare ELO Contract.

ELO Contract è la soluzione ELO per la gestione dei contratti – pensata per una gestione dei contratti centralizzata in tutta l'azienda. Funziona sulla ELO ECM Suite e offre tutto ciò che serve a una gestione dei contratti digitale: un archivio centrale per tutti i contratti, una panoramica di durate e termini di disdetta, workflow di approvazione, modelli, report – e un'IA che riassume i contratti per voi. Poiché ELO Contract fa parte della piattaforma, i contratti non restano isolati, ma si trovano in un unico sistema insieme a fatture, corrispondenza e documenti del personale.

Cosa porta la gestione dei contratti digitale

• Nessuna scadenza persa: I promemoria automatici sostituiscono le annotazioni nel calendario delle singole persone.
• Meno costi: Rinnovi indesiderati, contratti doppi e diritti di recesso speciale dimenticati emergono prima che costino denaro.
• Approvazioni più rapide: I contratti viaggiano via workflow anziché per posta interna e infiniti scambi di e-mail.
• Meno rischi: Tutti vedono la versione valida e ogni decisione viene registrata.
• Più visione d'insieme: Direzione e controlling vedono impegni e durate con un clic.
• Trattative migliori: Chi sa quali contratti ha in corso con un partner negozia con i fatti.

Amministrazione o gestione dei contratti?

I termini vengono spesso usati come sinonimi, ma indicano cose diverse. Amministrazione dei contratti significa archiviare i contratti e ritrovarli. Gestione dei contratti significa governare attivamente l'intero ciclo di vita – con scadenze, approvazioni, modelli, responsabili e report. Anche un'amministrazione dei contratti digitale su un'unità di rete o in una lista Excel, nel migliore dei casi, amministra. Un software per la gestione dei contratti come ELO Contract gestisce.

Il processo di gestione dei contratti

Ogni contratto attraversa le stesse fasi – che si tratti di un contratto di fornitura, di locazione o di una licenza software. Una buona gestione dei contratti le accompagna tutte:

1. Richiesta e bozza: Un reparto ha bisogno di un contratto. La bozza nasce da un modello oppure arriva dalla controparte.
2. Verifica e negoziazione: Acquisti, ufficio legale e reparto verificano contenuti, rischi e condizioni. Le modifiche vengono versionate.
3. Approvazione: A seconda del tipo e del valore del contratto, le persone competenti danno il loro consenso – documentato in modo tracciabile.
4. Firma: Il contratto viene firmato in digitale o su carta e archiviato come versione valida.
5. Durata: Obblighi, pagamenti, prestazioni e integrazioni vengono monitorati. I report mostrano costi e impegni.
6. Rinnovo o disdetta: Prima di ogni scadenza arriva un promemoria. Decidete consapevolmente, invece di farvi sorprendere dai rinnovi automatici.
7. Archiviazione: Al termine del contratto, il documento resta conservato a norma fino alla scadenza del periodo di conservazione.

Tipi di contratto più comuni

Un software per l'amministrazione dei contratti deve saper gestire contratti molto diversi. Nelle PMI sono tipici i contratti con i fornitori e i contratti quadro negli acquisti, i contratti con i clienti e di assistenza nelle vendite, i contratti di locazione, affitto e manutenzione per edifici e impianti, i contratti di leasing per veicoli e macchinari, i contratti software, di licenza e cloud nell'IT, i contratti assicurativi, gli accordi di riservatezza e i contratti di lavoro e di servizio nelle risorse umane. Ognuno di questi tipi ha scadenze, iter di approvazione e responsabili propri – per questo in ELO Contract lo configurate come tipo di contratto a sé.

Il fascicolo digitale del contratto

Ogni contratto ha un fascicolo del contratto. Contiene il contratto stesso, tutti gli allegati, le integrazioni, la corrispondenza e un modulo con i dati principali: controparte, tipo di contratto, durata, termine di disdetta, valore e responsabili. Ogni contratto si basa su un tipo di contratto – ad esempio contratto con fornitori, con clienti, di locazione, di manutenzione o quadro – e ne eredita struttura e regole. Le durate possono essere registrate senza scadenza, a termine fisso o a tempo indeterminato.

ELO Contract rappresenta il ciclo di vita con stati chiari: bozza, approvazione avviata, approvato, in negoziazione, concluso, disdetto o annullato. Così vedete a colpo d'occhio a che punto si trova ogni contratto. Le cartelle dinamiche, inoltre, ordinano i contratti per stato, tipo o partner – senza che nessuno debba spostare file.

Scadenze e termini di disdetta sotto controllo

La promessa più importante di un software per la gestione dei contratti è semplice: mai più una scadenza persa. ELO Contract mostra solleciti, termini di disdetta e date di fine contratto in tre viste – come tabella, come timeline e come calendario con vista mensile e giornaliera. Prima di ogni scadenza il sistema avvisa automaticamente i responsabili, anche in caso di rinnovi imminenti. Se qualcuno è assente, il sostituto vede le stesse date.

Approvazioni via workflow

Prima che un contratto venga firmato, di solito lo verificano più persone: reparto, acquisti, ufficio legale, direzione. In ELO Contract parte un workflow di approvazione che invia il contratto in sequenza o in parallelo alle fasi di verifica stabilite. Ogni decisione viene registrata. Da quale valore del contratto deve approvare la direzione o quali tipi di contratto passano sempre dall'ufficio legale lo stabilite una sola volta – al resto pensano automaticamente i workflow.

Modelli e gestione delle clausole

I contratti nascono più in fretta quando nessuno parte da zero. I modelli di documento in ELO Contract contengono segnaposto che vengono compilati automaticamente con i dati del fascicolo. Con la gestione delle clausole definite le clausole standard una sola volta, in modo centralizzato. Se una clausola cambia, la modifica può essere estesa a tutti i contratti interessati e aggiornata con un clic prima della firma. Per documenti complessi con tabelle, condizioni e dati provenienti da altri sistemi, HEROdocgen completa la creazione dei contratti partendo da modelli Word.

L'IA nella gestione dei contratti

Con l'ELO Assistant l'IA lavora direttamente in ELO: analizza interi contratti, riassume in modo conciso singoli passaggi e suggerisce i passi successivi più adatti. Su richiesta propone valori per i campi del fascicolo, che voi verificate e salvate – il controllo resta a voi. L'assistente accede solo ai documenti per cui la singola persona è autorizzata. Se volete estrarre i dati da grandi archivi di contratti esistenti, potete usare anche l'HEROextractor, che riconosce qualsiasi dato in qualsiasi documento. Poiché l'intelligenza artificiale in ELO fa parte della piattaforma, usate le stesse funzioni anche per fatture, corrispondenza e fascicoli del personale.

Firma elettronica

Una volta approvato, il contratto passa alla firma. ELO integra direttamente DocuSign: il contratto viene inviato dal sistema, il firmatario riceve un'e-mail e il documento firmato torna automaticamente nel fascicolo. Se usate un altro fornitore, HEROsign collega Adobe Sign, FP Sign, Skribble o MOXIS al processo contrattuale.

La firma di cui avete bisogno dipende dal contratto. La firma elettronica semplice basta per molti contratti a forma libera. Quella avanzata attribuisce la firma in modo univoco a una persona e rileva le modifiche successive. Solo la firma elettronica qualificata (QES) sostituisce la forma scritta prevista dalla legge. Questi livelli li stabilite per tipo di contratto, così nessuno deve decidere caso per caso.

Trovare i contratti invece di cercarli

La ricerca full-text scandaglia contratti, allegati e corrispondenza – anche i contratti cartacei scansionati, dopo il riconoscimento del testo. In più potete filtrare per campi come partner, tipo di contratto, stato, fine della durata o responsabile. La domanda «Quali contratti di manutenzione scadono l'anno prossimo?» trova così risposta in pochi secondi.

Report, permessi e collaborazione

Una dashboard mostra tutti i contratti attivi. ELO Contract salva i report come fogli Excel nell'archivio e i piani di pagamento si configurano rapidamente. I permessi di lettura e modifica vanno solo alle persone autorizzate – anche tra sedi diverse e da mobile. Contatti e aziende li inserite una volta e li selezionate semplicemente al contratto successivo. Per le società finanziarie è disponibile inoltre un modulo DORA estendibile, che integra i requisiti della BaFin (autorità tedesca di vigilanza finanziaria) nel fascicolo ed esporta report per il portale BaFin.

Per chi è adatto ELO Contract

ELO Contract è adatto alle aziende che hanno più di una manciata di contratti e non vogliono più gestirli in faldoni e liste – dalla PMI con qualche centinaio di contratti con i fornitori fino al gruppo aziendale con più sedi. Conviene soprattutto quando più reparti sono coinvolti nei contratti, le approvazioni devono essere tracciabili o i contratti devono dialogare con ERP, contabilità e controllo fatture. Se usate già ELO per la gestione documentale o per le fatture in entrata, aggiungete la gestione dei contratti sulla stessa piattaforma senza introdurre un nuovo sistema.

Cosa valutare in un software per la gestione dei contratti

Che stiate valutando ELO Contract o un altro strumento per la gestione dei contratti, questi punti distinguono una soluzione che regge nel lavoro quotidiano da una che dopo un anno finisce di nuovo in Excel:

• Logica delle scadenze: Il sistema rappresenta correttamente termini di disdetta, durate minime e rinnovi automatici e avvisa in tempo – anche i sostituti?
• Workflow: Le approvazioni si possono governare per tipo di contratto, valore e reparto senza che nessuno debba programmare?
• Integrazione: I contratti sono collegati a fornitori e ordini nell'ERP, all'e-mail e alla contabilità?
• Archivio: I contratti vengono archiviati a norma e con i periodi di conservazione, o vi serve un altro sistema?
• IA: L'IA aiuta a leggere e riassumere – e i vostri contratti restano nel vostro ambiente e sotto i vostri permessi?
• Esercizio: La soluzione funziona su server propri e nel cloud, e potete cambiare in seguito?
• Espansione: Potete in seguito digitalizzare sulla stessa piattaforma fatture, fascicoli del personale o la posta in entrata?

ELO Contract soddisfa questi punti perché non è uno strumento isolato, ma parte di una piattaforma che va dalla gestione documentale fino alla digitalizzazione completa dei processi.

Introdurre la gestione dei contratti digitale. Come procedere.

Il software è la parte minore. Perché la gestione dei contratti digitale funzioni nel quotidiano servono tipi di contratto chiari, responsabilità definite e un avvio ordinato con i contratti che esistono già oggi. Ecco come procediamo insieme a voi.

Sei passi verso la gestione dei contratti digitale

1. Fare l'inventario: Dove si trovano oggi i vostri contratti – armadio, unità di rete, casella e-mail, Excel? Quali tipi di contratto esistono e chi ne è responsabile?
2. Definire i tipi di contratto: Per ogni tipo di contratto definiamo campi, scadenze, iter di approvazione e permessi.
3. Configurare ELO Contract: Vengono configurati fascicolo, workflow, modelli, clausole, notifiche e report.
4. Migrare i contratti esistenti: I contratti cartacei vengono scansionati, quelli digitali importati. Con l'IA si possono estrarre i dati principali da grandi archivi e verificarli in seguito.
5. Formare: Reparti, acquisti e ufficio legale imparano a usare ELO Contract con i propri contratti.
6. Partire ed espandere: Prima un'area, poi le altre – ad esempio acquisti, poi vendite, quindi immobili e IT.

Se avete ancora molti contratti cartacei, pianificate la scansione come sottoprogetto a sé. Come potete digitalizzare i documenti senza bloccare il lavoro quotidiano dipende soprattutto dalla quantità e dallo stato dei fascicoli.

Cosa prevede la legge

In Germania un contratto non è, di regola, soggetto a requisiti di forma. Dove la legge tedesca prescrive una forma, valgono tre livelli:

• Forma scritta (§ 126 BGB, Codice civile tedesco): firma autografa. Può essere sostituita dalla forma elettronica, salvo diversa disposizione di legge.
• Forma elettronica (§ 126a BGB): nome più firma elettronica qualificata (QES).
• Forma testuale (§ 126b BGB): dichiarazione leggibile con il nome su un supporto durevole, ad esempio via e-mail – senza firma.

Dal 1° gennaio 2025 i datori di lavoro in Germania possono comunicare le condizioni essenziali di lavoro previste dal Nachweisgesetz (legge tedesca sulla prova delle condizioni di lavoro) in forma testuale, purché il documento possa essere salvato e stampato e venga richiesta una conferma di ricezione. Ciò non vale per determinati settori soggetti allo Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (legge tedesca contro il lavoro nero). Licenziamenti e accordi di risoluzione richiedono invece ancora la forma scritta, ed è esclusa la forma elettronica (§ 623 BGB). Per l'apposizione di un termine a un contratto di lavoro, il § 14 TzBfG (legge tedesca sul lavoro a tempo parziale e a tempo determinato) richiede la forma scritta, che può essere sostituita da una QES. E per i contratti di locazione commerciale a lungo termine dal 2025 basta la forma testuale. Per questo stabilite per tipo di contratto quale procedura di firma è adatta a ciascun contratto.

Per quanto tempo conservare i contratti

I contratti sono spesso lettere commerciali e vanno quindi conservati per sei anni ai sensi del § 147 AO (Codice tributario tedesco) e del § 257 HGB (Codice di commercio tedesco). Se fungono da documenti contabili, dal 2025 il termine è di otto anni. Il termine decorre dalla fine di un anno solare; nella pratica, per i contratti si calcola a partire dall'anno in cui il contratto termina. Una panoramica di tutti i periodi di conservazione aiuta a registrare le regole per tipo di contratto. In ELO i contratti vengono archiviati a norma – immodificabili, tracciati e con scadenze monitorate automaticamente.

Gestione dei contratti in SAP ed ERP

I contratti negli acquisti sono strettamente legati a fornitori, ordini e fatture. Se usate SAP, collegate i documenti di ELO direttamente alle transazioni in SAP tramite l'integrazione SAP – per S/4HANA On-Premises, Private Edition e sistemi SAP meno recenti, così come per S/4HANA Cloud Public Edition. In questo modo l'ufficio acquisti vede in SAP il contratto quadro corrispondente di ogni fornitore e il controllo fatture confronta i prezzi con le condizioni concordate. Anche altri sistemi ERP come Microsoft Dynamics 365 Business Central si collegano tramite la piattaforma ELO.

On-premises o cloud

ELO Contract funziona dove si adatta meglio alla vostra IT: su server propri, in un cloud privato o in hosting da noi nell'HEROcloud, da data center tedeschi ed europei. Proprio per contratti con condizioni sensibili è un argomento forte – i vostri dati restano in Europa e mantenete il controllo su chi vi accede. Cambiare il modello di esercizio in seguito è possibile senza sostituire il sistema.

Dalla posta in entrata direttamente al fascicolo

Molti contratti non nascono dal vostro modello, ma arrivano dalla controparte – per posta o via e-mail. Nella posta in entrata digitale, HEROclassify riconosce i documenti in arrivo come contratto, integrazione o disdetta e avvia il processo ELO adatto. I casi dubbi vengono verificati da una persona prima che il documento finisca nel fascicolo. Così nessun contratto va più perso nella casella e-mail di una singola persona.

Microsoft 365 e Outlook

I contratti vengono spesso negoziati via e-mail. Archiviate le e-mail da Outlook ed Exchange direttamente in ELO, e Teams e SharePoint sono integrati. Bozze, domande e versione finale restano così insieme nel fascicolo – e non sparse nelle caselle personali.

Collegare contratti e fatture

Un contratto stabilisce cosa può fatturare un fornitore. Se contratti e fatture si trovano sulla stessa piattaforma, il controllo fatture può confrontare prezzi e condizioni direttamente con l'accordo. Con la fattura elettronica in ELO, dal 2027 le fatture passive arrivano comunque in formato digitale – il collegamento con il contratto è allora a portata di clic.

Protezione dei dati nei contratti

I contratti contengono dati personali: referenti, firme e, nei contratti di lavoro, stipendi e indirizzi. Il GDPR richiede che vi accedano solo persone autorizzate e che i dati vengano cancellati quando non esistono più una finalità né un obbligo di conservazione. In ELO governate gli accessi tramite ruoli e permessi, registrate ogni accesso e definite i termini di cancellazione per tipo di contratto. Per i contratti di lavoro e gli altri documenti del personale è indicato il fascicolo digitale del personale, con permessi ancora più rigorosi.

E la lista Excel?

Una lista per la gestione dei contratti in Excel è per molte aziende il punto di partenza – e come soluzione transitoria va benissimo. Ma non regge più non appena più persone la aggiornano, le scadenze devono essere ricordate automaticamente o un revisore vuole sapere chi ha approvato cosa e quando. La buona notizia: una lista ben curata è la base migliore per la migrazione. Colonne come partner, tipo di contratto, inizio, durata e termine di disdetta le importiamo direttamente come dati principali in ELO Contract.

Chiarire ruoli e responsabilità

Il software da solo non evita una scadenza persa. Decisivo è che per ogni contratto sia chiaro chi ne è responsabile. Una suddivisione semplice si è dimostrata efficace:

• I responsabili del contratto nel reparto conoscono contenuto e prestazione e decidono su rinnovo o disdetta.
• Acquisti o vendite negoziano le condizioni e mantengono aggiornati i dati dei partner.
• L'ufficio legale o uno studio esterno verifica clausole e rischi.
• La direzione approva i contratti oltre un valore stabilito.
• L'amministrazione gestisce tipi di contratto, modelli e permessi.

In ELO Contract ogni ruolo è collegato al fascicolo. I promemoria arrivano alla persona giusta e, in caso di assenza, subentra il sostituto.

Errori tipici – e come evitarli

• Tutto in una volta: Chi introduce tutti i tipi di contratto contemporaneamente si disperde. Meglio partire dall'area in cui le scadenze perse costano di più.
• Troppi campi obbligatori: Ogni campo che nessuno usa abbassa la qualità dei dati. Partite con i dati principali necessari per scadenze e report.
• Ignorare i contratti esistenti: Un nuovo sistema serve a poco se i contratti in corso restano nell'armadio. Pianificate la migrazione fin dall'inizio.
• Nessun responsabile: Un promemoria senza destinatario si perde nel vuoto. Ogni contratto ha bisogno di una persona responsabile.
• Soluzione isolata: Uno strumento per i contratti senza collegamento a ERP, e-mail e archivio crea un'archiviazione doppia. Pianificate la gestione dei contratti come parte della vostra piattaforma di digitalizzazione ELO.

Indicatori che fanno la differenza

Con tutti i contratti in un unico sistema si possono rispondere domande che prima richiedevano giorni: quanti contratti scadono nei prossimi 90 giorni? Quali si rinnovano automaticamente? A quanto ammontano gli impegni annuali per fornitore o centro di costo? Quanto dura in media un'approvazione? ELO Contract salva queste analisi come report nell'archivio – la base per trattative migliori e meno sorprese.

Tre scenari tipici del lavoro quotidiano

• Licenze IT: Gli abbonamenti software spesso si rinnovano ogni anno in automatico. ELO Contract avvisa l'IT per tempo, così le licenze inutilizzate vengono disdette o le condizioni rinegoziate – invece di pagare in silenzio un altro anno.
• Manutenzione e facility: I contratti di manutenzione per edifici, ascensori o macchinari durano spesso molti anni. Il fascicolo riunisce contratto, verbali di ispezione e fatture, così in caso di guasto è subito chiaro cosa è stato concordato.
• Contratti quadro negli acquisti: Quantità, prezzi e durate sono nel contratto quadro, gli ordini passano dall'ERP. Collegando entrambi, l'ufficio acquisti vede quando un contratto quadro scade e se le condizioni concordate vengono rispettate.

Quanto costa la gestione dei contratti – e quanto fa risparmiare

Il costo di un software per la gestione dei contratti dipende da numero di utenti, tipi di contratto, modello di esercizio, interfacce e migrazione dei vostri contratti esistenti. Dall'altra parte c'è ciò che succede senza un sistema: i contratti si rinnovano perché nessuno li ha disdetti in tempo. Sconti e diritti di recesso speciale restano inutilizzati. I collaboratori cercano versioni invece di lavorare. E durante un controllo manca la prova di chi ha approvato cosa. Già un solo rinnovo indesiderato evitato di un contratto di servizi o di manutenzione importante può coprire gran parte dell'introduzione. Prepariamo un'offerta vincolante dopo una breve analisi dei vostri contratti.

Perché il partner fa la differenza

ELO Contract viene introdotto da ELO Business Partner certificati. Come ELO Business Partner conosciamo entrambi gli aspetti: le esigenze di acquisti, vendite e ufficio legale e la piattaforma che c'è dietro. Colleghiamo la gestione dei contratti con la posta in entrata, con l'e-mail e Microsoft 365, con SAP tramite la nostra integrazione SAP e con DATEV tramite ELO for DATEV. E se dovete scegliere tra più sistemi, il confronto tra DMS vi aiuta a decidere.