Applicant privacy notice

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns besonders wichtig. Daher möchten wir Sie im Folgenden über unsere Datenschutzgrundsätze informieren, zu deren Einhaltung sich DocsHero GmbH verpflichtet, um Ihnen ein vertrauensvolles Bewerbungsverfahren zu ermöglichen.

Personenbezogene Daten sind gem. Art. 4 Nr. 1 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang und Qualifikationen, etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden kann (nachfolgend „Daten“ genannt).

Diese Datenschutzerklärung gilt ergänzend zu unserer bestehenden allgemeinen Datenschutzerklärung, in der Sie konkrete Informationen erhalten, wie wir Ihre Daten im Rahmen des Websitenbesuchs oder bei nicht bewerbungsspezifischen Themen verarbeiten.

Durch Absenden Ihrer Bewerbung stimmen Sie diesen Datenschutzbestimmungen zu

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten ist DocsHero GmbH (nachfolgend auch „wir“ und „uns“ genannt).
Der Datenschutzbeauftragte steht Ihnen bei Fragen zu datenschutzrechtlichen Themen gerne zur Verfügung. Sie erreiche

Das Bewerbungsverfahren setzt voraus, dass Bewerber uns die für deren Beurteilung und Auswahl erforderlichen Daten mitteilen. Ihre Bewerbung können Sie online, per eMail oder per Post an uns übermitteln. Wenn Sie Ihrer Bewerbung per eMail oder per Post an uns übermitteln, werden wir diese digitalisieren.

Im Rahmen des Bewerberauswahlverfahrens erheben und verarbeiten wir folgende Kategorien von Daten:

• Kontakt- und Bestandsdaten zu Ihrem Bewerbungsprofil (z.B. Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum, Land, E-Mail, Telefonnummer, Mobilnummer, Ehestand, Staatsangehörigkeit).

• Ausbildungs-, Leistungs- und Beschäftigungsdaten sowie Bewerbungsunterlagen (z.B. Lebenslauf, Anschreiben, Daten zur
  beruflichen Entwicklung, Qualifikationen, Kompetenzen, Sprachkenntnisse, Berufserfahrung).

• Sonstige Bewerbungsunterlagen (z.B. Angaben zu Ihrem Gehaltswunsch, Kündigungsfrist, Reisebereitschaft, Ihre Motivation, Referenzen und

• Besondere Datenkategorien (z.B. ggf. Angaben zur Behinderung, Gesundheit oder gesundheitlichen Einschränkungen). Diese Daten verarbeiten wir nur im rechtlich zulässigen Rahmen.

Wir beziehen obige Daten über Sie ggf. auch aus anderen Quellen, einschließlich externen Geschäftspartnern, z.B. Personaldienstleistern. Sollten Sie mittels Einsatzes eines Personaldienstleisters eingestellt werden, so speichern wir Ihre Daten in der für Sie angelegten Personalakte ab. Wird der Bewerber im Rahmen dieses Prozesses für die entsprechende Vakanz nicht eingestellt, werden die gesamten Bewerberunterlagen dann gelöscht, wenn die Stellenbesetzung vollständig abgeschlossen ist. Wir können auch Daten erhalten, die Sie in beruflich orientierten sozialen Netzwerken, wie z.B. Indeed Jobbörse, LinkedIn übermitteln oder aus anderen öffentlich zugänglichen Quellen (nur sofern die Daten eine Relevanz für Ihr berufliches Leben haben). Der Zweck ist, Sie wegen Jobangeboten zu kontaktieren oder um die Richtigkeit Ihrer Angaben aus den Bewerbungsunterlagen zu überprüfen. Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten ist das jeweilige soziale Netzwerk. Unsere Stellenanzeigen können Sie bei verschiedenen Jobbörsen finden.

Wir erheben Ihre Daten ausschließlich zu folgenden Zwecken:

• Anbahnung und Begründung des Beschäftigungsverhältnisses.

• Um Sie zu kontaktieren, falls Sie für eine alternative Stelle in Betracht kommen sollten.

• Um Sie aufgrund Ihrer Initiativbewerbung zu kontaktieren.

• Um Ihnen entsprechend Ihrer abgegebenen Einwilligung personalisierte Informationen über offene Stellen bei uns zuzusenden.

Ihre Daten sind für die Durchführung und die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich (Art. 88 DSGVO i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO). Das bedeutet, dass wir Ihre Daten für den Zweck einer möglichen Einstellung benötigen und somit verarbeiten.

Im Einzelfall werden wir Ihre Einwilligung in die Verarbeitung oder Übermittlung Ihrer Daten einholen. Dies kann beispielsweise bei einer längeren Aufbewahrung Ihrer Bewerbung oder bei Berücksichtigung Ihrer Bewerbung für eine andere Stelle innerhalb unseres Unternehmens oder einer anderen Gruppengesellschaft der Fall sein (Talentpool). Ihre Einwilligung ist in diesen Fällen freiwillig und kann von Ihnen für die Zukunft jederzeit widerrufen werden. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Wenn wir Informationen aus Ihrem öffentlichen Profil auf beruflichen sozialen Netzwerken beziehen, stützen wir die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse, eine Entscheidungsgrundlage für die Begründung eines Arbeitsverhältnisses mit Ihnen zu bilden. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. e) DSGVO.

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten, soweit dies zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten notwendig ist und dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. c) und f) DSGVO. In diesem Rahmen verarbeiten wir deshalb Ihre Daten unter anderem zur Betrugsprävention und zur Erfüllung von Dokumentationspflichten. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz**(AGG)**.

Soweit im Rahmen des Bewerbungsverfahrens besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, wie Schwerbehinderteneigenschaft oder ethnische Herkunft) bei Bewerbern angefragt werden, damit wir oder die Bewerber die aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenden Rechte ausüben und diesbezüglichen Pflichten nachkommen können, erfolgt deren Verarbeitung nach Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO, im Fall des Schutzes lebenswichtiger Interessen der Bewerber oder anderer Personen gem. Art. 9 Abs. 2 lit. c) DSGVO oder für Zwecke der Gesundheitsvorsorge oder der Arbeitsmedizin gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h) DSGVO. Im Fall einer auf freiwilliger Einwilligung beruhenden Mitteilung von besonderen Kategorien von Daten, erfolgt deren Verarbeitung auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO).

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten, soweit dies zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten notwendig ist und dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. c) und f) DSGVO. Eine Verarbeitung Ihrer Daten für andere als die zuvor genannten Zwecke erfolgt nur, soweit diese Verarbeitungen gem. Art. 6 Abs. 4 DSGVO zulässig und mit den ursprünglichen Zwecken
vereinbar sind. Wir werden Sie vor einer derartigen Weiterverarbeitung Ihrer Daten über diese Verarbeitungen informieren.

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhalten diejenigen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer Pflichten sowie zur Durchführung unserer internen Prozesse brauchen (z.B. Personal und die Fachabteilungen für die jeweils ausgeschriebene Stelle). Die zugriffsberechtigten Mitarbeiter werden entsprechend zu Vertraulichkeit und auf Wahrung der Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sowie des Datenschutzes verpflichtet.

Als Unternehmensgruppe besteht möglicherweise das Interesse Ihre Bewerberdaten auch an andere Gruppengesellschaften (verbundene Unternehmen i.S.v. §§ 15 ff. AktG) weiterzugeben. In diesen Fällen werden wir vor der Übermittlung Ihre Einwilligung in die Verarbeitung und Übermittlung Ihrer Daten einholen.

Soweit sich diese Datenempfänger in Ländern außerhalb der Europäischen Union (EU) und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) befinden, die von der Europäischen Kommission nicht als Länder mit einem angemessenen Datenschutzniveau anerkannt wurden, tragen wir Sorge, dass angemessene Sicherheitsmaßnahmen zur Gewährleistung eines solchen Datenschutzniveaus vorhanden sind, wie zum Beispiel durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission mit den Datenempfängern. Dies gilt auch für verbundene Gesellschaften innerhalb der Unternehmensgruppe.

Ihre Daten können ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung an die Strafverfolgungsbehörden sowie gegebenenfalls an geschädigte Dritte weitergeleitet werden, wenn es zur Aufklärung eines rechtswidrigen Verhaltens oder für die Rechtsverfolgung erforderlich ist. Dies geschieht jedoch nur dann, wenn konkrete Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges beziehungsweise missbräuchliches Verhalten vorliegen. Wir sind zudem gesetzlich verpflichtet, auf Anfrage bestimmten öffentlichen Stellen Auskunft zu erteilen. Dies sind Strafverfolgungsbehörden, Behörden, die bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeiten verfolgen und die Finanzbehörden. Die Weitergabe dieser Daten erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bekämpfung von Missbrauch, der Verfolgung von Straftaten und der Sicherung, Geltendmachung und Durchsetzung von Ansprüchen, sofern Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer Daten nicht überwiegen, Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Unsere Website verwendet das WordPress-Plugin von Complianz BV, Atoomweg 6b, 9743 AK Groningen, Niederlande (nachfolgend „Complianz“ genannt), um Ihre Einwilligung zur Speicherung von Cookies und der Nutzung bestimmter Technologien datenschutzkonform einzuholen und zu dokumentieren.

Beim Besuch unserer Website wird ein Complianz-Cookie in Ihrem Browser gespeichert, in dem die von Ihnen erteilten Einwilligungen oder der Widerruf dieser Einwilligungen gespeichert werden. Die erfassten Daten werden gespeichert, bis Sie uns zur Löschung auffordern bzw. das Complianz-Cookie selbst löschen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt.

Die Nutzung von Complianz erfolgt zur rechtlichen Einholung der erforderlichen Zustimmung für den Einsatz von Cookies. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung).

Wir haben mit Complianz einen Auftragsverarbeitungsvertrag über die Nutzung des oben genannten Dienstes abgeschlossen.

Details zur Datenverarbeitung von Complianz finden Sie unter https://complianz.io/privacy-statement

Wir speichern Ihre Daten für die Dauer von 6 Monaten nach einer erfolgten Absage. Dies ist erforderlich für die Beweispflicht in einem Verfahren nach dem AGG. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung und Speicherung Ihrer Daten im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Dauer eines Rechtsstreits) erforderlich ist.

Nach Ablauf dieses Zeitraums werden die Daten gelöscht. Sie haben jederzeit die Möglichkeit Ihre Bewerbung zurückzuziehen. Dies führt dazu, dass Ihre Daten in der Bewerberdatenbank, mit den nachgenannten Beschränkungen, umgehend gelöscht werden. Sollten Sie wünschen, dass einzelne von Ihnen übermittelte Daten gelöscht werden, behalten wir uns jedoch vor, Ihre Daten für einen begrenzten Zeitraum von 6 Monaten zu speichern, um den Nachweispflichten aus dem AGG nachkommen zu können.

Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, speichern wir Ihre persönlichen Daten während der gesamten Dauer Ihres Arbeitsverhältnisses gemäß den Informationspflichten für Mitarbeitende, die wir Ihnen bei Annahme der Anstellung zukommen lassen

Sollten wir Ihnen eine Absage erteilen, kann es sein, dass wir Ihre Bewerbung in unserer Bewerberdatenbank („Talentpool“) für eine weitere Ansprache speichern möchten. Diese weitere Speicherung erfolgt nur in Abstimmung mit Ihnen und nach einer von Ihnen hierzu erteilten Einwilligung. Falls Sie uns Ihre Initiativbewerbung zuschicken und wir kein für Sie aktuell passendes Angebot haben, werden Ihre Daten ebenfalls in unserem Talentpool gespeichert.
Hierzu erteilen Sie uns mit Absenden Ihrer Bewerbung Ihre Einwilligung. Sollte Ihre Initiativbewerbung nicht interessant sein, erhalten Sie eine Absage. Eine weitere Speicherung erfolgt dann nicht. Falls Sie infolge Ihrer Bewerbung in unserem Talentpool gespeichert werden, nutzen wir Ihre Daten zur Kontaktpflege wie z.B. zur Vermittlung von interessanten Jobangeboten. Sollten Sie die Aufnahme in unseren Talentpool ausdrücklich wünschen, indem Sie unsere E-Mail diesbezüglich bestätigen, speichern wir Ihre Daten bis auf Widerruf längstens jedoch für 12 Monate. Sie werden einen Monat vor Ablauf informiert und können so die Speicherung Ihrer Daten im Talentpool um weitere 12 Monate verlängern. Nach Ablauf der Laufzeit werden Ihre Daten automatisch und ohne gesonderte Benachrichtigung gelöscht.

Bezüglich der Verarbeitung Ihrer Daten stehen Ihnen umfangreiche Rechte zu.

Auskunftsrecht: Sie haben das Recht auf Auskunft über die bei uns gespeicherten Daten, insbesondere, zu welchem Zweck die Verarbeitung erfolgt und wie lange die Daten gespeichert werden (Art. 15 DSGVO). Dieses Recht ist eingeschränkt durch die Ausnahmen des § 34 BDSG, wonach das Auskunftsrecht insbesondere entfällt, wenn die Daten nur aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsvorschriften oder zur Datensicherung und Datenschutzkontrolle gespeichert sind, die Auskunftserteilung einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde und eine Zweckentfremdung der Datenverarbeitung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen verhindert wird.

**Recht zur Berichtigung unrichtiger Daten:**Sie haben das Recht, von uns die unverzügliche Berichtigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen, sofern diese unrichtig sein sollten (Art. 16 DSGVO).

**Recht auf Löschung:**Sie haben das Recht, von uns die Löschung (Art. 17 DSGVO) der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Diese Voraussetzungen liegen insbesondere dann vor, wenn a) der jeweilige Verarbeitungszweck erreicht ist oder anderweitig wegfällt, b) wir Ihre Daten unrechtmäßig verarbeiten haben, c) Sie eine Einwilligung widerrufen haben, ohne dass die Datenverarbeitung auf anderer Rechtsgrundlage fortgeführt werden kann, d) Sie der Datenverarbeitung erfolgreich widersprechen oder e) in Fällen des Bestehens einer Löschpflicht auf Grundlage des Rechts der EU oder eines EU-Mitgliedstaates, dem wir unterliegen. Dieses Recht unterliegt den Einschränkungen aus § 35 BDSG, wonach das Recht auf Löschung insbesondere entfallen kann, wenn im Falle nicht automatisierter Datenverarbeitungen ein unverhältnismäßig hoher Aufwand für die Löschung besteht und Ihr Interesse an der Löschung als gering anzusehen ist.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 18 DSGVO). Dieses Recht besteht insbesondere, wenn a) die Richtigkeit der Daten umstritten ist, b) Sie unter den Voraussetzungen eines berechtigten Löschbegehrens anstelle der Löschung eine eingeschränkte Verarbeitung verlangen, c) die Daten für die von uns verfolgten Zwecke nicht länger erforderlich sind, Sie die Daten jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder d) der Erfolg eines Widerspruchs noch umstritten ist.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, von uns in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten (Art. 20 DSGVO), soweit diese nicht bereits gelöscht wurden.

Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO). Wir werden die Verarbeitung Ihrer Daten einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO haben das Recht, ihre einmal erteilte Einwilligung uns gegenüber jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der vorherigen Einwilligung erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Der Widerruf hat nur zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.

Recht im Zusammenhang mit automatisierter Entscheidungsfindung: Sie haben das Recht (Art. 22 DSGVO), keiner automatisierten Entscheidungsfindung, einschließlich Profilerstellung, unterworfen zu werden, die für Sie rechtliche Folgen hat oder ähnliche erhebliche Auswirkungenhervorruft. Wir verwenden in Beschäftigungsfragen im Allgemeinen keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilerstellung. Wenn Sie jedoch einer automatisierten Entscheidung
unterworfen wurden und mit dem Ergebnis nicht einverstanden sind, so können Sie sich auf den unten genannten Wegen an uns wenden und uns ersuchen, die Entscheidung zu überprüfen.

**Recht zur Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde:**Sie haben die Möglichkeit, sich an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen die DSGVO verstößt.

1: Der Begriff gilt gleichermaßen für das weibliche, männliche und neutrale (divers) Geschlecht.

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